व्यावसायिक संचार के प्रकार और मुख्य चरण

व्यावसायिक संचार आधुनिक समाज के जीवन का एक अभिन्न अंग है। काम पर हर दिन, जो लोग एक निश्चित स्थिति रखते हैं और एक विशेष स्थिति पर कब्जा करते हैं, वे इसके विभिन्न प्रकारों का सहारा लेते हैं और व्यापार शिष्टाचार के स्पष्ट और अनकहे नियमों का सख्ती से पालन करते हैं। उचित रूप से निर्मित व्यावसायिक संचार एक नौसिखिए प्रबंधक को भी लक्ष्य की सफल उपलब्धि की ओर ले जाएगा।

व्यावसायिक संचार की अवधारणा एक प्रकार के संचार को छिपाती है, जिसका उद्देश्य स्वयं बातचीत प्रक्रिया नहीं है, बल्कि एक विशिष्ट समस्या का समाधान या एक विशिष्ट लक्ष्य की उपलब्धि है, जो बातचीत में सभी प्रतिभागियों के लिए एक कड़ी है और बाहर है संचार प्रक्रिया ही।

इस प्रकार का संचार निम्नलिखित परिस्थितियों की उपस्थिति में अन्य प्रकारों से भिन्न होता है:

• लक्ष्य, उद्देश्य या गतिविधि सभी वार्ताकारों के लिए समान होनी चाहिए;
• वार्ताकार एक सामान्य स्थान-समय अंतराल में हैं: व्यावसायिक संचार किसी भी संगठन, समूह या टीम में हो सकता है;
• इस प्रक्रिया में सभी प्रतिभागी परस्पर जुड़े हुए हैं, उनके बीच सामाजिक भूमिकाएँ स्पष्ट रूप से वितरित की जाती हैं और संचार का एक पदानुक्रम बनाया जाता है;
• इस संदर्भ में संचार के सख्त नियम हैं जिनका सभी प्रतिभागियों को पालन करना चाहिए, स्थिति की परवाह किए बिना: कार्य वातावरण में व्यवहार के मानदंड व्यावसायिक शिष्टाचार हैं।

व्यापार शिष्टाचार के बुनियादी नियम निम्नलिखित सुझाव देते हैं:

• व्यापार वार्ताकारों को चाहिए संचार की एक निश्चित शैली से चिपके रहें, स्पष्ट रूप से और संक्षिप्त रूप से अपने विचार तैयार करें, अपने दृष्टिकोण के पक्ष में वजनदार तर्क दें और वार्ताकार को सुनने और सुनने में सक्षम हों। यह व्यवसायियों से अतिरिक्त समय लिए बिना उत्पादक बातचीत करने में मदद करेगा।
• ऐसे संचार में, बातचीत में भाग लेने वाले यथासंभव विनम्र होना चाहिए।. व्यावसायिक बैठकें किसी प्रकार के लाभ का पीछा कर रही हैं, इसलिए कभी-कभी आपको बहुत सुखद लोगों के साथ संवाद करना पड़ता है।
• शब्दों और सरल वाक्यों को समझना इस शैली में निहित है। जटिल शब्दों और विदेशी शब्दों में व्यक्त, आप किसी व्यक्ति को गुमराह कर सकते हैं या उसे नाराज भी कर सकते हैं। बदले में, यह लक्ष्य की उपलब्धि में बाधा उत्पन्न करेगा।

व्यावसायिक संचार के तीन मुख्य कार्य होते हैं जिनमें किसी व्यक्ति को प्रभावित करने के विभिन्न अंतिम लक्ष्य और सिद्धांत होते हैं:

• सूचना और संचार समारोह में बातचीत में प्रतिभागियों द्वारा विशिष्ट जानकारी का संग्रह और गठन, साथ ही बातचीत प्रक्रिया में संचित ज्ञान का आदान-प्रदान शामिल है।
• नियामक-संचारी समारोह का उद्देश्य संचार प्रतिभागियों के व्यवहार को सही करना है। कॉर्पोरेट संचार के दौरान, विषय न केवल व्यवहार के अपने मॉडल को नियंत्रित करता है, बल्कि बातचीत में अन्य प्रतिभागियों को भी नियंत्रित करता है। इस कार्य को करने के लिए, निम्नलिखित विधियाँ उपयुक्त हैं: भाषण शिष्टाचार के ढांचे के भीतर अनुनय या सुझाव, नकल व्यवहार।
• प्रभावी रूप से संचारी समारोह सीधे संचार के विषयों के भावनात्मक पहलुओं से संबंधित है।

व्यावसायिक संचार की सभी मौजूदा किस्मों को कई मापदंडों के अनुसार वर्गीकृत किया गया है। मौजूदा लोगों में सबसे लोकप्रिय पर विचार करें।

सूचना के आदान-प्रदान की विधि के आधार पर, मौखिक और लिखित व्यावसायिक संचार को प्रतिष्ठित किया जाता है:

1. लिखित प्रकार के व्यावसायिक संचार में सभी प्रकार के आधिकारिक दस्तावेज शामिल होते हैं। यह एक संदर्भ रिपोर्ट, एक व्याख्यात्मक नोट, रिपोर्ट और बैठकों के मिनट, व्यावसायिक पत्र, एक बयान, कंपनी का आंतरिक चार्टर, राइट-ऑफ का एक अधिनियम, एक आदेश, लिखित में एक निर्देश, एक नौकरी का विवरण और बहुत कुछ हो सकता है। . हस्ताक्षर या मुहर के साथ कोई भी आधिकारिक दस्तावेज व्यावसायिक संचार का विषय है।
2. बातचीत, बैठकों, सम्मेलनों, व्यावसायिक वार्तालापों, रिपोर्टों, नियोजन बैठकों को मौखिक प्रकार के व्यावसायिक संचार के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है।

प्रतिभागियों के बीच बातचीत की विधि के अनुसार, प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष प्रकार के व्यावसायिक संचार होते हैं:

• प्रत्यक्ष संचार में अतिरिक्त साधनों के उपयोग के बिना भागीदारों के बीच बातचीत शामिल है, अर्थात, वार्ताकार एक ही कमरे में हैं और आमने-सामने संवाद करते हैं।
• संचार के आधुनिक साधनों - टेलीफोन, ई-मेल, वीडियो के उपयोग से अप्रत्यक्ष संपर्क होता है।
• दूरस्थ संचार आपको विभिन्न देशों के भागीदारों के बीच कुछ मुद्दों को जल्दी से हल करने की अनुमति देता है। लेकिन अनुभव से पता चलता है कि आमने-सामने की बातचीत सबसे अधिक उत्पादक होती है।

एक अन्य वर्गीकरण में व्यावसायिक संचार के प्रकारों को मौखिक और गैर-मौखिक संचार में विभाजित करना शामिल है:

1. मौखिक संचार में मानव भाषण के माध्यम से लोगों के बीच बातचीत शामिल है। भाषा प्रणालियों की मदद से और किसी व्यक्ति के इरादों के आधार पर, भाषण ग्रंथ बनते हैं। वे लिखित और मौखिक दोनों हो सकते हैं।
2. लोगों के बीच अशाब्दिक संपर्क भाषण के उपयोग के बिना होता है। इस संचार का साधन भावनाओं और भावनाओं की बाहरी अभिव्यक्ति है - शरीर की भाषा, चेहरे के भाव, टकटकी और शरीर की गतिशीलता। वे एक सामान्य अवधारणा से एकजुट हैं: गतिज।

प्रकारों के अलावा, व्यावसायिक संचार के भी रूप हैं, वे मोनोलॉजिक और डायलॉगिक में विभाजित हैं.

1. पहले समूह में एक प्रतिभागी के साथ संचार के रूप शामिल हैं: रिपोर्ट, अपील, स्वागत भाषण, विज्ञापन। इस मामले में, एक व्यक्ति एक वक्ता के रूप में कार्य करता है और श्रोताओं को कुछ जानकारी देता है। उसे स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि वह किस बारे में बात कर रहा है और अपने विचारों को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने में सक्षम होना चाहिए।
2. संवाद रूपों में दो या दो से अधिक प्रतिभागियों की उपस्थिति शामिल होती है।

सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा करते समय बातचीत संचार का एक उपयुक्त रूप है और ये हैं:

• ऊर्ध्वाधर - उच्च अधिकारियों के साथ;
• क्षैतिज - संगठन के भीतर;
• अनधिकृत - यानी, अनिर्धारित, घंटों के बाद आयोजित;
• उच्चतम स्तर पर - इच्छुक कंपनियों के प्रमुखों की स्थिति में केवल व्यक्ति हैं;
• विस्तारित मेज पर - कार्य समूहों या विशेष रूप से नियुक्त आयोगों की बैठक।

बातचीत, अन्य रूपों में, सबसे अनौपचारिक, सरलीकृत चरित्र है। काम के माहौल में बातचीत। काम पर कोई भी संपर्क जिसे किसी समस्या को हल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, को इस फ़ॉर्म के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है। अधिकारियों के साथ आकस्मिक बातचीत शुरू करने और रुचि के मुद्दों के समाधान के लिए चतुराई से नेतृत्व करने के लिए हर किसी के पास सही समय पर उपहार नहीं होता है।

चर्चा या विवाद विभिन्न, अक्सर विरोधी दृष्टिकोणों की तुलना करके समस्या को हल करने का एक तरीका है। एक उत्पादक चर्चा का परिणाम सभी सकारात्मक और नकारात्मक बिंदुओं को सुनने के बाद पार्टियों के आपसी समझौते से एक ही निर्णय को अपनाना है। संचार के इस रूप में सबसे ज्वलंत भावनात्मक रंग है, लेकिन व्यावसायिक हलकों में यह कुछ नियमों का पालन करने के लिए प्रथागत है। विरोधियों को ज्यादा देर तक बात नहीं करनी चाहिए, एक-दूसरे को बीच-बीच में बीच-बचाव करना चाहिए।

एक व्यावसायिक बातचीत की शुरुआत से लेकर निर्धारित लक्ष्य की प्राप्ति तक की प्रक्रिया को आमतौर पर कुछ चरणों या चरणों में विभाजित किया जाता है।

आइए उनमें से प्रत्येक पर अधिक विस्तार से विचार करें।

• अपॉइंटमेंट की तैयारी कर रहा है। इस स्तर पर, आगामी बातचीत के लिए एक योजना की रूपरेखा तैयार करना बहुत महत्वपूर्ण है, अपने लिए स्पष्ट रूप से हल करने के लिए आवश्यक कार्यों की सीमा की पहचान करना। वार्ताकार के बारे में पहले से पूछताछ करना सार्थक है, जिसके आधार पर बातचीत की रणनीति और आवश्यक तर्कों का चयन करना है। आखिर इसका नतीजा इस बात पर निर्भर करता है कि बैठक कितनी सार्थक होगी।
• स्थान और समय अवधि का पदनाम बातचीत के लिए। इस पैरामीटर की परिभाषा वार्ताकारों की भूमिका पर निर्भर करती है। आमतौर पर वार्ता के निर्देशांक बेहतर वार्ताकार द्वारा निर्धारित किए जाते हैं। यदि बैठक समान है, तो प्रतिभागी परस्पर सहमत हो सकते हैं।

• संपर्क स्थापित करना और बनाना एक वार्ताकार के साथ। यह चरण, अपने कार्यात्मक उद्देश्य के अनुसार, वार्ता की शुरुआत है। अक्सर, वार्ताकार की पहली नज़र या शब्द उसके प्रति एक अवचेतन रवैया जोड़ता है और बातचीत जारी रखने की इच्छा को प्रभावित करता है। संपर्क की स्थापना के दौरान, जितनी जल्दी हो सके वार्ताकार पर जीत हासिल करना और मनोवैज्ञानिक संपर्क स्थापित करके मंच को पूरा करना महत्वपूर्ण है - वह क्षण जब संचार में सभी प्रतिभागी बिंदु पर पहुंचने के लिए तैयार होते हैं।
• समस्या पदनाम और मौजूदा जानकारी को साझा करना। इस चरण में, रुचि के सभी प्रश्नों को आवाज देना, बातचीत की दिशा को इंगित करना और समस्या की सामान्य समझ देना महत्वपूर्ण है।
• प्रस्तावित समाधान के पक्ष में तर्क. तर्क चरण पिछले चरण के साथ निकटता से जुड़ा हुआ है और इससे सुचारू रूप से बहता है। इस अवधि के दौरान, अनुनय कौशल को लागू करने के लिए, समस्या को हल करने की आपकी दृष्टि के सभी सकारात्मक पहलुओं को नोट करना बहुत महत्वपूर्ण है, खासकर यदि वार्ताकार का दृष्टिकोण अलग है।
• जवाबी तर्क। इस स्तर पर, वार्ताकार के प्रतिवाद, जो हमेशा सहमत नहीं हो सकते हैं, को सुना जाता है। अपनी स्थिति के सार को समझने के लिए, वार्ताकार को ध्यान से और शांति से सुनना महत्वपूर्ण है। प्रमुख प्रश्न यह समझने में मदद करेंगे कि क्या आपत्तियां प्रदान की गई जानकारी की कमी से संबंधित हैं।
• एक समझौता ढूँढना कार्य को हल करने में। बारी-बारी से तर्कों और प्रस्तावों को सामने रखने की प्रक्रिया में, एक समाधान की तलाश की जाती है जो बातचीत के सभी पक्षों के अनुकूल हो।
• निर्णय लेना। इस चरण का अर्थ है सभी पक्षों की एक समान स्थिति के साथ समझौता, एक सामान्य भाजक पर आगमन।

• रिकॉर्डिंग परिणाम। सभी व्यावसायिक बैठकें एक संयुक्त निर्णय की लिखित पुष्टि पर हस्ताक्षर के साथ समाप्त होती हैं। अनुबंध इस तथ्य का प्रतिबिंब है कि बैठक का अंतिम परिणाम सभी के लिए स्वीकार्य है।
• संपर्क समाप्त करें। महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा करने के बाद, आपको वार्ताकारों के साथ ठीक से भाग लेने में सक्षम होना चाहिए, शायद एक व्यवसाय कार्ड छोड़ दें या भागीदारों से संपर्क जानकारी मांगें।
• विश्लेषण प्राप्त परिणाम। यह चरण अंतिम है। यह दिखाने के लिए डिज़ाइन किया गया है कि बातचीत में प्रतिभागियों के लिए निर्णय कैसे सही और लाभदायक था।

सफल व्यवसाय की कुंजी आपके ग्राहकों और भागीदारों के साथ उचित रूप से निर्मित व्यावसायिक संचार है। इसे प्राप्त करने के लिए, कुछ बारीकियों को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

• आपको हमेशा स्थिति को नियंत्रण में रखना चाहिए। कारोबारी माहौल में भावनाओं और भावनाओं की अभिव्यक्ति अनुचित है। भय और अनिश्चितता की भावनाएं निर्णय लेने में हस्तक्षेप कर सकती हैं, और वार्ताकार के हेरफेर के कारण दया की भावना एक लाभहीन अनुबंध पर हस्ताक्षर करने का कारण बन सकती है। संवाद के प्रकार, जैसे चर्चा के दौरान असंयम और आक्रामकता प्रदर्शित करना अस्वीकार्य है। यह संभावना नहीं है कि कोई भी असंतुलित और हमेशा संदेह करने वाले साथी से निपटना चाहेगा।
• ग्राहकों की जरूरतों का अनुमान लगाने की क्षमता सफल व्यवसाय प्रबंधन का एक अन्य महत्वपूर्ण घटक है, क्योंकि किसी भी व्यवसाय में, उद्यम की सभी गतिविधियों का उद्देश्य ग्राहक की जरूरतों को पूरा करना होता है। सावधानी और शिष्टाचार, उच्चतम स्तर पर सेवा ग्राहक को फिर से वापस लाएगी।
• योजना और महत्वपूर्ण को माध्यमिक से अलग करने की क्षमता। किसी भी बातचीत में, दूसरी योजना के ब्योरे में जाने के बिना, संक्षेप में और स्पष्ट रूप से बोलना महत्वपूर्ण है। आमतौर पर व्यवसायियों के पास सीमित समय होता है, इसलिए आपको महत्वपूर्ण बैठकों के लिए लंबे मोनोलॉग तैयार नहीं करने चाहिए।
• व्यावसायिक संबंधों को व्यक्तिगत संबंधों में हस्तक्षेप नहीं करना चाहिए। यदि कोई व्यक्ति शत्रुता का कारण भी बनता है, तो इसका मतलब यह नहीं है कि वह व्यावसायिक संबंधों में उपयोगी नहीं हो सकता है। एक उदार और सहायक रवैये की अभिव्यक्ति, वार्ताकार के तर्कों में ईमानदारी से रुचि एक उत्पादक बैठक की अनुमति देगी।
• इरादों की ईमानदारी और पारदर्शिता। बातचीत के दौरान, आपको तथ्यों और आंकड़ों के साथ अपने शब्दों की पुष्टि करते हुए, ईमानदारी से व्यवहार करने की आवश्यकता है। आखिरकार, एक लाभदायक सौदे के लिए कोई भी बेईमान कार्य साथी के विश्वास को स्थायी रूप से कमजोर कर सकता है और प्रतिष्ठा को बर्बाद कर सकता है।
• बुनियादी व्यापार शिष्टाचार का ज्ञान.

नीचे दिया गया वीडियो व्यावसायिक संचार के 5 बुनियादी नियमों की व्याख्या करता है।