समय प्रबंधन: परिभाषा, तकनीक और प्रशिक्षण

अपने समय को सक्षम रूप से प्रबंधित करने के लिए, टाइम मशीन का मालिक होना बिल्कुल भी आवश्यक नहीं है, लेकिन यह सेकंड में बलों को वितरित करने के नियमों से परिचित होने के लायक है। खासकर उन लोगों के लिए जिनके लिए "समय पैसा है" शब्द एक खाली वाक्यांश नहीं है, बल्कि एक जीवन आदर्श वाक्य है। यदि आप उनमें से एक हैं, तो आपके लिए कम से कम प्राथमिक समय प्रबंधन कौशल में महारत हासिल करना महत्वपूर्ण है।

अंग्रेजी से शाब्दिक अनुवाद में समय प्रबंधन "समय प्रबंधन" है। इसका मतलब यह नहीं है कि, इस कला में महारत हासिल करने के बाद, आप अतीत या भविष्य में जाने में सक्षम होंगे। समय प्रबंधन का मुख्य कार्य जीवन के प्रत्येक मिनट को प्रभावी बनाना है। और यह केवल काम के बारे में नहीं है, यह एक पूरी प्रणाली है जो हमारे जीवन के कई तत्वों को जोड़ती है। सरल शब्दों में, समय प्रबंधन दिन, सप्ताह, महीने या वर्ष के लिए हमारा कार्यक्रम निर्धारित करता है।

ऐसा मत सोचो कि यह परिभाषा और अवधारणा केवल व्यापार में प्रयोग की जाती है। गृहणियों के पास भी अक्सर घर के सारे काम करने के लिए पर्याप्त समय नहीं होता है। और अक्सर ऐसा बिल्कुल नहीं होता है क्योंकि उनके पास पर्याप्त ताकत नहीं होती है, वे बस समय और प्रयास को गलत तरीके से वितरित करते हैं।

सबसे पहले, समय प्रबंधन का उपयोग प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी की अपने कार्यस्थल पर व्यक्तिगत प्रभावशीलता को बढ़ाने के लिए किया जाता है और इसके परिणामस्वरूप, पूरे संगठन की उत्पादकता बढ़ाने के लिए, चाहे वह उच्च तकनीक मशीन उपकरण कारखाना हो या ब्यूटी सैलून। एक या किसी अन्य व्यक्ति द्वारा उपयोग किए जाने वाले समय प्रबंधन के प्रकार को सही ढंग से चुनने के लिए, आपको पहले न केवल उसके व्यक्तिगत लक्ष्यों और उद्देश्यों का अध्ययन करना चाहिए, बल्कि व्यक्तिगत गुणों, लक्ष्यों के वर्ग और यहां तक ​​​​कि बायोरिदम का भी अध्ययन करना चाहिए।

यदि सभी मानव संसाधनों की सही गणना की जाती है, तो किसी भी, यहां तक ​​​​कि सबसे व्यस्त और सबसे अधिक मांग वाले विशेषज्ञ के पास काम और आराम दोनों के लिए हमेशा पर्याप्त समय होगा।

समय प्रबंधन के मूल सिद्धांत अपने और समय पर भार को ठीक से वितरित करना है। मुख्य कार्यों को उजागर करना और "समय की बर्बादी" से छुटकारा पाना आवश्यक है। इसके अवशोषक में इंटरनेट पर या कार्यालय में संचार है जिसका आपके लिए कोई मतलब नहीं है, अनावश्यक समाचार या प्रचार मेलिंग जो आपके मेल पर या एसएमएस के रूप में आते हैं, कई धूम्रपान विराम या चाय के ब्रेक, और इसी तरह।

इससे पहले कि आप अपना शेड्यूल सही करें, आपको प्राथमिकता देने की जरूरत है। इसके लिए सबसे प्रसिद्ध और प्रभावी तरीकों में से एक के लेखक संयुक्त राज्य अमेरिका के 34 वें राष्ट्रपति ड्वाइट आइजनहावर हैं। बात निम्नलिखित है। सभी नियोजित कार्यों को 4 भागों में विभाजित करें:

• तत्काल और महत्वपूर्ण;
• तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण नहीं;
• महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं;
• गैर-जरूरी और महत्वहीन।

सबसे पहले, आइए गेहूं को भूसी से अलग करें और हाइलाइट करें कि हमें वास्तव में क्या चाहिए। क्या आपको अपनी प्रेमिका के साथ उसकी माँ के लिए जन्मदिन का उपहार चुनने में मदद करने के लिए कल खरीदारी करने जाना है? हो सकता है कि वह इस मिशन को अपने दम पर आसानी से पूरा कर सके? आप इस समय को किसी ऐसी चीज़ पर व्यतीत करेंगे जो वास्तव में आपके प्रयास के लायक हो। लेकिन याद रखें कि आपने फोन पर एक ही प्रेमिका के साथ व्यर्थ बातचीत में कितने घंटे बिताए, और अब कल्पना करें कि आप इस दौरान कितना कर सकते थे।

और आप सोशल नेटवर्क पर उन लोगों की तस्वीरें देखने में दिन में कितने घंटे बिताते हैं जिन्हें आप जानते हैं? लेकिन यह न केवल आपका कीमती समय है, बल्कि भावनाएं भी हैं जिनका अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग किया जा सकता है। यही बात सॉलिटेयर के लेआउट में "बैठने" और अन्य "रोमांचक" मनोरंजन पर भी लागू होती है।

विशालता को गले लगाना असंभव है और इस तथ्य के बारे में उदास न होने के लिए कि आपके पास हमेशा कुछ भी नहीं है, शुरुआत में बार को अधिक महत्व न दें। योजना में उतना ही शामिल करें, जितना इसे लागू करने के लिए यथार्थवादी है और हमेशा थोड़ा समय आरक्षित रखेंताकि जब अप्रत्याशित बाधाओं या तत्काल उत्पन्न होने वाली समस्याओं का सामना करना पड़े, तो उनके पास दोनों का सामना करने का समय हो।

किसी विशेष कार्य को शुरू करने से पहले, उस लक्ष्य पर निर्णय लें जिसका आप पीछा कर रहे हैं। आपको अपने डेस्कटॉप को सप्ताह में पांचवीं बार पोंछने की आवश्यकता क्यों है? क्या आप पूर्ण स्वच्छता के समर्थक हैं? क्या यह सच है या आप सिर्फ एक नम कपड़े से अपना ध्यान चीजों से हटाना चाहते हैं? आपने दिन में दसवीं बार चाय क्यों डाली, क्या आप वास्तव में इसे पीना चाहते थे, या आप इस तरह मुख्य कार्यों से विचलित हो गए थे?

एक और बारीकियां जिसे समय पर लक्ष्य प्राप्त करने के लिए ध्यान में रखा जाना चाहिए, वह है इसे कम करके आंकना नहीं। समझें कि आप एक बड़ी परियोजना क्यों ले रहे हैं। आप क्या हासिल करना चाहते हैं - धन, प्रसिद्धि, सहकर्मियों के बीच सम्मान या पदोन्नति। असली लक्ष्य क्या है, इसे समझने से ही आप अपने आप को 100% प्रेरित कर पाएंगे और बाहरी चीजों से विचलित हुए बिना काम पर लग जाएंगे।

हर जीत को आगे बढ़ने के लिए ईंधन के रूप में इस्तेमाल करें। अपने आप को "ग्रेड" दें या "पदक" लटकाएं। यदि आपने किसी प्रोजेक्ट को समय पर बंद कर दिया है या इसे समय से पहले किया है - तुरंत अगले एक को न लें, "परिष्करण" क्षण का आनंद लें, इन भावनाओं को याद रखें और उसके बाद ही आगे बढ़ें। अच्छी तरह से किए गए काम के लिए खुद को पुरस्कृत करना याद रखें।

सब कुछ पर मत पकड़ो। आपकी दस भुजाएँ नहीं हैं, और आपके पास केवल एक सिर है। एक ही समय में कई चीजें लेने के बाद, आप उनमें से किसी को भी पूरा नहीं करने का जोखिम उठाते हैं, कम से कम, इसे गुणात्मक रूप से करना निश्चित रूप से संभव नहीं होगा। यह एक कविता को दिल से सीखने और एक ही समय में एक भौतिकी समस्या को हल करने जैसा है। जो, आप देखते हैं, अवास्तविक है। काम पर भी यही सच है।

परंतु घर में समय और मेहनत बचाने के लिए कुछ चीजों को मिलाया जा सकता है। आखिरकार, जबकि आलू उबाले जा रहे हैं या सलाद के लिए अंडे को ठंडा किया जा रहा है, उदाहरण के लिए, खिड़की से धूल पोंछना या रसोई में फर्श को वैक्यूम करना काफी संभव है।

अपने व्यवसाय को अपने आप न जाने दें। दैनिक कार्य योजना बनाएं। आदर्श रूप से, यह एक रात पहले किया जाना चाहिए। अगले दिन का समय निर्धारित करते समय, यह न भूलें कि किसी भी समय अप्रत्याशित घटना की स्थिति उत्पन्न हो सकती है। आपको माँ को अस्पताल ले जाना होगा या बच्चे को स्कूल से जल्दी ले जाना होगा। ऐसे "अप्रत्याशित खर्चों" के लिए हमेशा खुद को समय दें। यदि इन आवश्यकताओं के लिए इसकी आवश्यकता नहीं है, तो इसे अतिरिक्त कक्षाओं पर खर्च करें।

एक और महत्वपूर्ण बिंदु। आराम करने के लिए समय अवश्य निकालें। ब्रेक बस जरूरी हैं। हल्के व्यायाम के लिए विराम, दोपहर का भोजन और यहाँ तक कि बच्चे को बुलाना भी आपके कार्यक्रम में शामिल होना चाहिए।

इसके अलावा, इसे संकलित किया जाना चाहिए स्वयं के बायोरिदम पर विचार करना. यदि आप "लार्क" हैं, तो दिन की शुरुआत में सबसे कठिन कार्यों को निर्धारित करें, और इसके दूसरे भाग को उन चीजों के लिए छोड़ दें जिनके लिए कम से कम शारीरिक, मानसिक और नैतिक प्रयास की आवश्यकता होती है। यदि आप एक "रात के उल्लू" हैं, और आपका सिर रात के खाने के करीब ही काम करना शुरू कर देता है, तो सुबह सबसे सरल कार्य करें, महत्वपूर्ण निर्णय लें जब आपका शरीर महत्वपूर्ण ऊर्जा से भर जाए।

"निवेश" शब्द का अर्थ अक्सर वित्तीय निवेश होता है। क्या आप किसी ऐसी चीज में निवेश करेंगे जिससे आपको कभी आमदनी न हो? कोई भी संयंत्र को एक रूबल नहीं देगा, जो कल नष्ट हो गया था, क्योंकि यह एक मृत निवेश है। समय के साथ भी ऐसा ही है। जहां वह उड़ता है, उसे पाइप की तरह रखना बंद कर दें। एक दिलचस्प विषय के साथ एक और टॉक शो टीवी पर शुरू हो गया है, तुरंत स्क्रीन बंद कर दें। अपने आप से पूछें कि आपको इस जानकारी की आवश्यकता क्यों है? अभी-अभी? तो इस पर अपना कीमती समय क्यों बर्बाद करें?

एक दोस्त ने फोन किया और एक बार फिर अपने पति, क्लुट्ज़ के बारे में बात करने लगी? बातचीत को जल्दी से समाप्त करें, और अपने मित्र को मनोवैज्ञानिक से संपर्क करने या डेटिंग साइट पर पंजीकरण करने की सलाह दें।

यदि आप उपरोक्त सभी नियमों का पालन करते हैं, और आपके पास अभी भी पर्याप्त समय नहीं है, तो समय प्रबंधन विशेषज्ञों और "यादृच्छिक" लोगों दोनों द्वारा कई बार विकसित की गई तकनीकों में से एक का उपयोग करने का प्रयास करें। पोमोडोरो तकनीक पूरी दुनिया में सबसे आम तकनीकों में से एक है। इसका आविष्कार एक साधारण इतालवी छात्र ने किया था, जिसके पास हमेशा परीक्षा की तैयारी के लिए समय नहीं होता था।

एक दिन उसने अपने और अपने समय पर नियंत्रण करने का फैसला किया। ऐसा करने के लिए, मैंने सबसे आम रसोई उपकरण का उपयोग किया - टमाटर के रूप में एक टाइमर (इसलिए एक साधारण तकनीक का नाम)। उन्होंने 25 मिनट का टाइमर सेट किया और उस दौरान वे सिर्फ पढ़ाई कर रहे थे।उसका आश्चर्य क्या था, क्योंकि सचमुच तुरंत उसके पास तैयारी के लिए पर्याप्त समय था। ऐसा ही करने की कोशिश करें।

एक विशिष्ट समय के लिए एक टाइमर (अलार्म घड़ी) सेट करें जिसके दौरान आप केवल एक विशिष्ट कार्य करते हैं। न तो कोई फोन कॉल, न ही किसी नए पत्र की ईमेल सूचना, और न ही कोई अन्य चीज आपको इस कार्य से विचलित करे। बहुत जल्द आपको लगेगा कि आप पहले से कहीं ज्यादा तेजी से अपने लक्ष्य की ओर बढ़ रहे हैं।

"स्विस चीज़" नामक एक अन्य लोकप्रिय समय प्रबंधन पद्धति का उपयोग करके एक पनीर निर्माता की तरह महसूस करें। इसका उपयोग इस घटना में किया जाता है कि वे किसी भी तरह से एक बड़ी परियोजना के कार्यान्वयन के साथ आगे नहीं बढ़ सकते हैं। इस मामले में, इस परियोजना को पनीर के एक चौकोर टुकड़े के रूप में प्रस्तुत करने और कई बड़े छेदों से स्विस पनीर तैयार करना शुरू करने का प्रस्ताव है। प्रत्येक छेद एक विशिष्ट कार्य है जिसे अंतिम परिणाम प्राप्त करने के लिए पूरा किया जाना चाहिए।

यदि आप नहीं जानते कि कहां से शुरू करें, तो पहले "छेद" में चढ़ें जो यादृच्छिक रूप से सामने आता है। न्यूनतम प्रयास करें और फिर सब कुछ घड़ी की कल की तरह हो जाएगा। एक ही शर्त है - जो आपने शुरू किया है उसे मत छोड़ो। जो किया गया है उसे कल्पना के एक बहुत छोटे हिस्से की तरह लगने दें, लेकिन किसी भी चरण में तभी आगे बढ़ें जब आप यह सुनिश्चित कर लें कि आप इसे "एक बैठक में" कर सकते हैं। अन्यथा, आपके पनीर में कई छेदों के बजाय, आपको एक रसातल के समान एक बड़ा छेद मिलेगा, जहां समय और ऊर्जा दोनों गिरेंगे।

समय सीमा नियम का सख्ती से पालन करें। यह शब्द हमारे पास अमेरिका से आया है। शाब्दिक रूप से अनुवादित, इसका अर्थ है "मृत रेखा"।ऐसा माना जाता है कि यह मूल रूप से जेल में उस रेखा का नाम था, जिसे पार करके कैदी को तुरंत मार दिया गया था। इतने दुर्गम स्थानों में, इस तरह के तरीकों का इस्तेमाल लंबे समय से नहीं किया गया है, लेकिन कारोबारी माहौल में यह बहुत व्यापक हो गया है। आधुनिक दुनिया में, एक समय सीमा समय स्थान में एक रेखा है जिसे किसी भी तरह से पार नहीं किया जा सकता है।

यह तकनीक दूर से काम करने वालों के बीच विशेष रूप से लोकप्रिय है। उन्हें "फिट" करने वाला कोई नहीं है, इसलिए आपको अपने लिए सीमाएं निर्धारित करने की आवश्यकता है। इसका उपयोग अक्सर रचनात्मक व्यवसायों के लोगों के लिए भी किया जाता है - पत्रकार या विज्ञापनदाता। हालाँकि, समय सीमा का एक मध्यवर्ती चरण भी है - रेडलाइन ("रेड लाइन" के रूप में अनुवादित)। यही वह समय है जब आपको रफ कार्य सौंपने की आवश्यकता होती है - शेष समय त्रुटियों को ठीक करने, सुधार करने और ग्राहक द्वारा किए जा सकने वाले संशोधन करने के लिए आवश्यक है।

कभी-कभी हम हाथ में काम शुरू नहीं कर पाते हैं क्योंकि यह हमें एक हाथी की तरह असहनीय लगता है। अपने काम को आसान बनाने के लिए, एक बड़े वॉल्यूम को छोटे-छोटे टुकड़ों में बांट लें। छोटा शुरू करो।

उदाहरण के लिए, आपको किसी देश के घर की सामान्य सफाई या उसकी मरम्मत करने की आवश्यकता है। ये दोनों सुनने में अशुभ लगते हैं। क्या होगा यदि हम प्रक्रिया को छोटे चरणों में तोड़ दें? एक टेबल बनाएं जहां सबसे ऊपर मरम्मत (सामान्य सफाई) होगी, और फिर उप-आइटम: खिड़कियां, दरवाजे, फर्श, फर्नीचर, और इसी तरह। सहमत हूं, इसलिए काम अब बहुत जटिल नहीं लगता। इसलिए मक्खी से हाथी मत बनाओ।

दिव्य विधि "कैरोस"। प्राचीन यूनानियों ने कैरोस को एक सुखद क्षण का देवता माना। समय प्रबंधन के क्षेत्र में विशेषज्ञों ने तय किया है कि आधुनिक मनुष्य उसी रास्ते पर है। विधि का सार यह है कि किसी ऐसी चीज पर अलग समय बिताने से बचना चाहिए जिसे अन्य चीजों के साथ जोड़ा जा सके। उदाहरण के लिए, आपको 8 मार्च को अपनी मां के लिए एक उपहार खरीदना है।तय करें कि आप इसे कहाँ करना चाहते हैं और देखें कि निकट भविष्य में शहर के उस क्षेत्र में करने के लिए आपके पास अन्य चीजें हैं या नहीं।

आप एक ही स्थान पर 3 या 4 लक्ष्यों को एक साथ जोड़ सकते हैं (अपना खाता फिर से भरने के लिए बैंक जाएं, नई किताब खरीदें, इत्यादि)। वही व्यावसायिक बैठकों के लिए जाता है। वार्ता पर जाने से पहले, वार्ताकार के पास आपके द्वारा जमा किए गए सभी प्रश्नों और सुझावों को तैयार करें। यह संभव है कि लंच के समय एक फोन कॉल या एक बैठक उन्हें हल करने के लिए पर्याप्त हो। और यह देखना न भूलें कि क्या आपके पास करने के लिए अन्य चीजें हैं जहां आप जा रहे हैं।

आप इस लेख में हमारे द्वारा दिए गए सभी सुझावों का उपयोग करने का प्रयास कर सकते हैं, लेकिन पहले आपको सबसे सरल अभ्यास करना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक बार अलार्म बजने के बाद उसे रीसेट न करने का नियम बनाएं। 5 या 10 मिनट में भी आपको नींद नहीं आएगी, लेकिन आपको काम के लिए देर हो सकती है, जिसके बाद आपको पूरे दिन समय की कमी का अनुभव होगा, और आप सब कुछ करने में सक्षम होने की संभावना नहीं रखते हैं।

कुल मिलाकर, समय बचाने के तरीके में कोई विशेष रहस्य नहीं हैं। यहां कुछ और सुझाव दिए गए हैं।

• अपने सहकर्मियों या घर के सदस्यों के कौशल का प्रयोग करें। उनके साथ अपना काम साझा करें - प्रतिनिधि प्राधिकरण। एक कनिष्ठ शोध सहायक निश्चित रूप से खुशी के साथ आपकी मदद करेगा, और एक पति (बेटा, बेटी) प्राथमिक घरेलू कामों का सामना करने में सक्षम होगा, जैसे कि कचरा बाहर निकालना या रोटी खरीदना।
• यदि आप समय प्रबंधन को जीवन शैली बनाने का निर्णय लेते हैं, किसी विशेष संगोष्ठी में प्रशिक्षित होना या इस क्षेत्र के किसी विशेषज्ञ को कंपनी में आमंत्रित करना बेहतर है ताकि वह कार्यप्रवाह का अनुकूलन कर सके।

इस लेख को पढ़ने के लिए बोनस के रूप में, यहां आपके लिए एक और लाइफ हैक है। महीने में कम से कम एक बार, या बेहतर अभी तक साप्ताहिक, अपने लिए एक "स्वच्छ दिन" की व्यवस्था करें, जिसे आपको बिना फोन, ईमेल या तत्काल दूतों के खर्च करना चाहिए। यह एक राहत के लिए छोटे ब्रेक के साथ एक श्रम करतब है, जिसके दौरान आपको अपने सभी मामलों को "साफ" करना होगा, अगर अचानक आपके पास सप्ताह (महीने) के दौरान किसी चीज़ के लिए पर्याप्त समय नहीं था।