आइजनहावर मैट्रिक्स - समय का सही उपयोग करना

हमारे बेहद तेज-तर्रार युग में, समय न केवल बीतता है, बल्कि सुपरसोनिक विमान की गति से उड़ता है। घटनाओं और दिनों के ऐसे चक्र में, कई मामलों और योजनाओं से भरा हुआ, हम अक्सर योजना के आधे हिस्से का भी एहसास नहीं कर पाते हैं। और मैं सब कुछ करना चाहता हूं। आइए आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करके समय का सही उपयोग कैसे करें, इस पर करीब से नज़र डालें।

समय ही हमारे पास है। हम अपने जीवन को अच्छी तरह से जीते हैं या बुरी तरह से सीधे तौर पर इस बात पर निर्भर करता है कि हम अपने लिए आवंटित समय को कैसे और क्या खर्च करते हैं। और जो लोग अपने रास्ते में बहुत कुछ करने का सपना देखते हैं, एक नियम के रूप में, वे अपने समय का प्रभावी ढंग से प्रबंधन करना सीखते हैं। समय प्रबंधन (समय प्रबंधन) योजना के अलावा और कुछ नहीं है। समय कम होने की कड़वी भावना के कारण चिंता करने से रोकने में मदद मिलती है, इसकी बहुत कमी है, और इस वजह से कुछ भी नहीं किया जा सकता है।

एक समय की बात है, प्रसिद्ध अमेरिकी सैन्य और राजनीतिक व्यक्ति ड्वाइट डेविड आइजनहावर, जो संयुक्त राज्य अमेरिका के राष्ट्रपति भी थे, प्रभावी योजना की समस्या के समाधान की तलाश में गंभीरता से लगे हुए थे। और वह इस समस्या का हल खोजने में कामयाब रहे, यहाँ तक कि उन्होंने अपना खुद का भी बनाया समय प्रबंधन प्रणाली।

यह सिर्फ इतना हुआ कि मानव मस्तिष्क संरचित जानकारी को आसान और बेहतर मानता है, अर्थात इसे किसी विशेष प्रणाली में लाया जाता है, जिसे अलमारियों में तोड़ दिया जाता है। साथ ही, इन अलमारियों की कल्पना करना, उन्हें दृश्य बनाना, उदाहरण के लिए, किसी प्रकार के आरेखों या आरेखों का उपयोग करना अच्छा होगा। यह मामलों के वितरण का सिद्धांत है जो आइजनहावर मैट्रिक्स को रेखांकित करता है, जो प्रभावी समय प्रबंधन के सिद्धांत में अग्रणी तरीकों में से एक है।

मैट्रिक्स का उपयोग करके मामलों की योजना और कार्यों की कल्पना करना बहुत सरल है। कागज पर एक वर्ग बनाएं, इसे दो लंबवत रेखाओं से चार बराबर क्षेत्रों में विभाजित करें। आपको एक क्रॉस के रूप में एक जाली के साथ एक खिड़की मिलनी चाहिए। ये क्षेत्र आपके मामलों को 4 समूहों में विभाजित करेंगे, जिनमें से प्रत्येक महत्व / महत्व और तात्कालिकता / गैर-अत्यावश्यकता के संकेतों पर निर्भर करेगा। रेखाओं के प्रतिच्छेदन से बनने वाले क्षेत्रों को चतुर्भुज (गणितीय अवधारणा) कहा जाता है और इन्हें निम्नानुसार दर्शाया जाता है:

• चतुर्थांश ए (महत्वपूर्ण और जरूरी कार्य);
• चतुर्थांश बी (महत्वपूर्ण, लेकिन जरूरी कार्य नहीं);
• चतुर्थांश सी (महत्वपूर्ण नहीं, लेकिन जरूरी कार्य);
• चतुर्थांश डी (महत्वपूर्ण और गैर-जरूरी कार्य)।

आइजनहावर मैट्रिक्स के फायदे और नुकसान दोनों हैं। हम दोनों का वर्णन करेंगे, और लाभों से शुरू करेंगे।

• इसके नाम "मैट्रिक्स" के बावजूद, जिसका अर्थ कुछ जटिल है, सिस्टम वास्तव में बिना किसी कठिनाई के समझने और लागू करने में बहुत आसान है।
• मामलों, लक्ष्यों और उद्देश्यों को केवल 4 श्रेणियों में बांटा गया है, इससे उन्हें बेहतर ढंग से नेविगेट करने में मदद मिलती है।
• तात्कालिकता और महत्व के मानदंडों के अनुसार कार्यों का वितरण आपको गैर-जरूरी और महत्वहीन चीजों को पृष्ठभूमि में धकेलने की अनुमति देता है, जिससे महत्वपूर्ण और जरूरी चीजों को आगे बढ़ने की अनुमति मिलती है। इस प्रकार मामलों का विश्लेषण और फ़िल्टर किया जाता है। जिन्हें समय बिताने की बिल्कुल भी आवश्यकता नहीं है उन्हें समाप्त कर दिया जाता है।
• मुख्य लाभ यह है कि मैट्रिक्स आपको खर्च किए गए समय को यथासंभव कुशल बनाने की अनुमति देता है, जो बदले में, समय पर सब कुछ पूरा करना संभव बनाता है।

इस प्रणाली के नुकसान भी हैं।

• लंबी अवधि की योजना में मैट्रिक्स अप्रभावी है। यह करंट अफेयर्स या निकट भविष्य के लिए गणना किए गए लोगों के लिए उपयुक्त है।
• जब कोई दैनिक लक्ष्य नहीं होते हैं, तो ऐसी प्रणाली का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं होती है।
• मैट्रिक्स का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए, लक्ष्यों को समूहों में जल्दी और सटीक रूप से वितरित करना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, आपको यह समझने की जरूरत है कि उनमें से किसे "महत्वपूर्ण" की डिग्री दी जा सकती है, और कौन से लक्ष्य बहुत महत्वपूर्ण नहीं हैं, जिन्हें तत्काल पूरा करने की आवश्यकता है, और कौन से वैकल्पिक हैं। इस तरह के प्रशिक्षण में समय लगता है, अर्थात मैट्रिक्स आपके लिए तुरंत "काम" करना शुरू नहीं करता है, और यह एक माइनस है।
• और, पिछले पैराग्राफ के परिणामस्वरूप, एक निश्चित स्थिति के मामलों को निर्दिष्ट करने की सटीकता के साथ त्रुटियां हो सकती हैं।

आइए मैट्रिक्स के प्रत्येक चतुर्थांश पर अधिक विस्तार से विचार करें।

अगर आप योजना बनाने में माहिर हैं तो चतुर्थांश A खाली रहेगा। अगर इसमें चीजें दिखाई दीं, तो यह आपके खराब संगठन को दर्शाता है। आप आपातकालीन कार्य और रुकावटों के मामलों में शिक्षा की अनुमति देते हैं। इस तस्वीर का कारण, एक नियम के रूप में, आलस्य है।

या आप प्राथमिकताओं को गलत कर सकते हैं।बेशक, कभी-कभी ऐसी स्थितियां स्वीकार्य होती हैं, लेकिन जब इसे व्यवस्थित रूप से देखा जाता है, तो बस व्यक्तिगत आत्म-अनुशासन पर काम करना आवश्यक होता है। चतुर्थांश ए में सनक के "निपटान" से बचने के लिए, शेष क्षेत्रों में दर्ज किए गए कार्यों को समय पर पूरा करना आवश्यक है।

लेकिन ए क्वाड्रंट में करने के लिए चीजों की एक छोटी सूची अभी भी जोड़ी जा सकती है। यह हो सकता है:

• स्वास्थ्य के मुद्दों;
• ऐसे मामले, जिनकी विफलता समस्याओं को भड़का सकती है, जीवन की गुणवत्ता को खराब कर सकती है, परिवार और काम में भलाई को खतरा पैदा कर सकती है;
• ऐसे मामले, जिनमें से विफलता मुख्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के मार्ग को जटिल बना देगी या उनकी विफलता की ओर ले जाएगी;
• विभिन्न आपातकालीन और संकट स्थितियों से बाहर निकलें।

यदि, फिर भी, आपके पास इस चतुर्थांश में बहुत सारे बिंदु हैं, तो अपनी सारी शक्ति उन्हें समाप्त करने में लगा दें। और यह मत भूलो कि महत्वपूर्ण और जरूरी चीजों की सूची से कुछ वस्तुओं के कार्यान्वयन को पूरी तरह से पुनर्निर्देशित किया जा सकता है, किसी एक विश्वसनीय व्यक्ति को सौंपा जा सकता है, सभी मामलों का पूरा भार केवल अपने ऊपर लेना आवश्यक नहीं है। यह दृष्टिकोण आपको A चतुर्थांश की पूर्णता से शीघ्रता से निपटने में मदद करेगा।

टिप्पणियों से पता चलता है कि जो लोग बी क्वाड्रंट से समस्याओं को हल करना पसंद करते हैं, वे सबसे सफल बन जाते हैं, करियर की सीढ़ी पर तेजी से चढ़ते हैं, आर्थिक रूप से सबसे समृद्ध होते हैं, समय की कमी नहीं होती है और एक सामंजस्यपूर्ण, पूर्ण जीवन जीते हैं। गैर-जरूरी कार्य सबसे होनहार और प्राथमिकता वाले लोगों की श्रेणी से संबंधित हैं, और यदि कोई व्यक्ति उन्हें अपना मुख्य ध्यान देता है, तो उसके लिए सब कुछ वैसा ही काम करता है जैसा उसे करना चाहिए।

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि समूह बी में तात्कालिकता की अनुपस्थिति कभी-कभी नियोजित वस्तुओं के कार्यान्वयन में देरी का कारण बनती है, और वे समूह ए में चले जाते हैं, जहां उन्हें पहले से ही त्वरित प्रतिक्रिया की आवश्यकता होगी। यदि आप महत्वपूर्ण, लेकिन बहुत जरूरी कार्यों को धीरे-धीरे और नियमित रूप से हल नहीं करते हैं, तो यह प्रक्रिया सुचारू रूप से और कुशलता से चलेगी। ऐसे मामलों के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदारी से संपर्क किया जाना चाहिए, और तात्कालिकता की कमी से मामले की प्रगति को पूरी तरह से नियंत्रित करना संभव हो जाता है, सभी विवरणों को आदर्श में लाया जाता है, सभी चरणों के बारे में स्पष्ट रूप से सोचा जाता है, जिससे परिणामस्वरूप एक उत्पादक परिणाम प्राप्त होता है। .

आइजनहावर मैट्रिक्स मुख्य रूप से आपको सही ढंग से प्राथमिकता देना सिखाता है। इसका मतलब यह है कि नियोजन में सबसे महत्वपूर्ण चीज उन महत्वपूर्ण चीजों के बीच अंतर करने की क्षमता है जो आपको बड़े लक्ष्यों की ओर ले जाती हैं, और द्वितीयक। समूह सी में जिन कार्यों को शामिल किया जाना चाहिए, वे महत्वपूर्ण नहीं हैं, संक्षेप में, वे चीजें हैं जो मुख्य लक्ष्यों से विचलित होती हैं, वे प्रगति में योगदान नहीं करती हैं, बल्कि इसके विपरीत, केवल विकास प्रक्रिया में बाधा डालती हैं। अक्सर वे महत्वपूर्ण लक्ष्यों को प्राप्त करने पर ध्यान केंद्रित करना मुश्किल बना देते हैं और इस तरह भूतकाल की प्रभावशीलता को कम कर देते हैं।

फ़ील्ड सी से अत्यावश्यक मामलों को भ्रमित न करें, जो कि महत्वहीन हैं, फ़ील्ड ए से अत्यावश्यक मामलों के साथ, जो कि अत्यंत महत्वपूर्ण हैं। यह वास्तव में महत्वपूर्ण चीजों को पृष्ठभूमि में छोड़ देता है।ऐसी स्थिति का एक ज्वलंत उदाहरण बाहर से किसी व्यक्ति द्वारा लगाई गई बैठकें हो सकती हैं, जिसमें आपको आवश्यकता नहीं है, या खाली लंबी बातचीत, पार्टियों और समारोहों में जाना, निमंत्रण ऐसे लोगों से आते हैं जो आपकी रुचि नहीं रखते हैं, कुछ घरेलू काम, घरेलू उपकरणों का टूटना आदि। हां, यह तत्काल किया जाना चाहिए, लेकिन इन कार्यों का समाधान एक महत्वपूर्ण आवश्यकता नहीं है, और ऐसा करने में उनकी विफलता परेशानी का कारण नहीं बनती है।

इस समूह के वर्ग कुछ भी नहीं देते हैं, इसके विपरीत, वे नुकसान कर सकते हैं। उन्हें बाद तक के लिए स्थगित कर देना चाहिए, और उन्हें पूरी तरह से अनदेखा करना बेहतर है। लेकिन आपको दुश्मन को व्यक्तिगत रूप से जानने की जरूरत है - आपको निश्चित रूप से क्षेत्र डी में ऐसे "कीटों" की एक सूची बनानी चाहिए, क्योंकि ये वही गतिविधियां हैं जो हमारे समय को "खाती" हैं। यह ऐसी चीजें हैं जो बहुत से लोगों को अपनी सादगी के साथ इतनी आकर्षक और आकर्षक लगती हैं और विश्राम और आनंद देने का वादा करती हैं, मधुर आनंद में समय बिताने के लिए।

इन "मामलों" की ऐसी विशेषताएं सबसे पहले उनसे निपटने के लिए एक बड़ा प्रलोभन पैदा करती हैं, और जैसा कि वे कहते हैं, पूरी दुनिया प्रतीक्षा करें। इस तरह के छद्म कर्मों के कुंड से बाहर निकलना बेहद मुश्किल हो सकता है, ये व्यक्ति के लिए बहुत ही व्यसनी होते हैं। लेकिन उन्हें करने की आदत को खत्म करने के प्रयासों को नहीं छोड़ा जा सकता है।

इन गतिविधियों में शामिल हैं:

• कुछ भी नहीं के बारे में बात करना, खाली, अर्थहीन बातचीत (फोन और लाइव दोनों पर);
• पिछले पैराग्राफ की बातचीत के समान, तत्काल दूतों में पत्राचार, सामाजिक नेटवर्क, सभी प्रकार की चैट;
• फिल्में, श्रृंखला, टीवी कार्यक्रम देखना जो एक शब्दार्थ भार नहीं उठाते हैं, गंभीर समस्याओं और कार्यों से विचलित होते हैं जो विभिन्न नकारात्मक भावनाओं का कारण बनते हैं;
• कंप्यूटर और अन्य (गैर-विकासशील) गेम।

निस्संदेह शरीर और आत्मा के लिए आराम की आवश्यकता है, लेकिन इसे लागू करने के कई अन्य उपयोगी तरीके हैं:

• गुणवत्ता साहित्य पढ़ना;
• प्रदर्शनियों, थिएटरों और संग्रहालयों की यात्राएं;
• खेल जो बुद्धि विकसित करते हैं;
• पूल में कक्षाएं, जिम, स्केटिंग रिंक की यात्राएं, शहर से बाहर प्रकृति की यात्राएं, यात्रा आदि।

यदि आप अपने जीवन से समूह डी से हानिकारक गतिविधियों को पूरी तरह से समाप्त नहीं कर सकते हैं, तो आपको कम से कम उन्हें विलंबित करने का प्रयास करना चाहिए, उन पर ध्यान तभी देना चाहिए जब समूह ए और बी के कार्य पूरे हो जाएं। लेकिन समर्पित समय की मात्रा को कम करने का प्रयास करें "खाली" गतिविधियों के लिए।

इस बात की बहुत अधिक संभावना है कि मामला किसी अनुपयुक्त समूह को सौंपा जाएगा। हमारी प्राथमिकताओं का पदानुक्रम बनाने में यह मुख्य समस्या है। इससे निपटना आसान बनाने के लिए, आपको दो शब्दों के साथ दो प्रश्नों का उत्तर देना सीखना होगा - "हां" या "नहीं"। उदाहरण के लिए: "क्या इस कार्य को करने से मुझे अपने मुख्य लक्ष्य के करीब पहुंचने में मदद मिलेगी?" उत्तर "हां" का अर्थ है मामले का महत्व, उत्तर "नहीं" का अर्थ महत्वहीन है।

"अगर मैं अभी इस समस्या का समाधान नहीं करता, तो क्या यह कल अपनी प्रासंगिकता खो देगी?" उत्तर "हां" का अर्थ है मामले की तात्कालिकता, उत्तर "नहीं" - तात्कालिकता नहीं। प्रत्येक गतिविधि के लिए इस तरह से श्रेणी निर्धारित करने के बाद, सबसे पहले समूह ए से और फिर समूह बी से कार्य करें।

मैट्रिक्स को संकलित करने का सबसे अच्छा समय एक नए दिन की शुरुआत है। ध्यान से सोचें कि निकट भविष्य में आप किन कार्यों का सामना करते हैं और उन्हें एक नियमित सूची के रूप में लिख लें। फिर उपरोक्त प्रश्नों के साथ उनमें से प्रत्येक का परीक्षण करें और उन्हें उत्तरों के अनुसार फ़ील्ड में रखें। छोटी-छोटी और सबसे महत्वहीन बातों का उल्लेख करना न भूलें जो हमारा समय व्यर्थ कर देती हैं।

आप अपने लिए कार्यों की कुल संख्या निर्धारित करते हैं। मामलों को उपयुक्त श्रेणियों में विभाजित करने के बाद, आप एक नोटबुक में लिख सकते हैं या तात्कालिकता और महत्व के अवरोही क्रम में फोन आयोजक में एक सामान्य सुविधाजनक सूची बना सकते हैं, ताकि सूची में पहला समूह ए के मामले हों, दूसरा - बी से, तीसरा - सी से, और डी से बिल्कुल भी दर्ज नहीं किया जा सकता है। यह मत भूलो कि समूह ए और सी के कार्य रिश्तेदारों, दोस्तों, सहकर्मियों या अधीनस्थों के प्रतिनिधिमंडल के अधीन हैं। लेकिन ग्रुप बी - ये वो चीजें हैं जो खुद करना जरूरी है।

जिस किसी को भी इसकी आवश्यकता है वह आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग कर सकता है। यह अच्छा है क्योंकि यह उम्र और सामाजिक स्थिति की परवाह किए बिना सभी के लिए समान रूप से उपयोगी होगा: संगठनों और उद्यमों के प्रमुख, और सामान्य कार्यकर्ता और कर्मचारी, और गृहिणियां, और छात्र, और स्कूल में पढ़ने वाले बच्चे।

आइए एक उदाहरण देखें कि आइजनहावर प्रणाली के अनुसार दैनिक प्रविष्टियां कैसी दिख सकती हैं।

अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण मामलों का समूह:

• मरम्मत के लिए सर्विस स्टेशन पर कार चलाएं, क्योंकि मुझे काम के लिए इसकी आवश्यकता है;
• एक त्रैमासिक रिपोर्ट जमा करें;
• बैंक कार्ड के साथ उत्पन्न हुई समस्या से निपटें।

अत्यावश्यक नहीं बल्कि महत्वपूर्ण मामलों का एक समूह:

• एक नया विषय विकसित करना और नई परियोजना की मुख्य दिशाओं की रूपरेखा तैयार करना;
• धूम्रपान छोड़ने;
• अंग्रेजी सीखिये;
• एक जिम सदस्यता खरीदें।

अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण मामलों का समूह:

• कानूनी विभाग से सैन सांच की वर्षगांठ पर जाएं;
• वसंत के पहले दिन सामाजिक नेटवर्क में सभी को बधाई।

गैर-जरूरी और महत्वहीन मामलों का समूह:

• कोठरी में चीजों को क्रम में रखो;
• मेजेनाइन पर चीजों को अलग करना;
• श्रृंखला देखें
• एक तोते के साथ खेलो।

आइजनहावर मैट्रिक्स की तुलना एक सफाई प्रणाली से की जा सकती है, एक फिल्टर जो आपको अनावश्यक चीजों से छुटकारा पाने की अनुमति देता है। सबसे पहले, आपको इसे दैनिक रूप से लिखने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन जैसे-जैसे आप अनुभव प्राप्त करेंगे, आप अंतर्ज्ञान के स्तर पर महसूस करना शुरू कर देंगे कि कौन सा मामला किस श्रेणी का है। और जैसे ही इस तरह की समय प्रबंधन प्रणाली में महारत हासिल हो जाती है, और आप इसका प्रभावी ढंग से उपयोग करना सीखते हैं, साथ ही साथ मामलों को चतुर्भुजों में सही ढंग से वितरित करते हैं, आप तुरंत स्वतंत्रता की लहर महसूस करेंगे। आपके पास सब कुछ समय पर करने के लिए समय होगा और साथ ही जल्दबाजी न करने के लिए, आपका जीवन वापस सामान्य हो जाएगा, जो लक्ष्य अप्राप्य लगते हैं वे अचानक प्राप्त होने लगेंगे। और आपको एक उत्कृष्ट स्थिति और उच्च आत्माओं, ऊर्जा और जीवंतता की उपस्थिति की गारंटी दी जाएगी।

अनुशासन सफलता का आधार है। निश्चित रूप से आपने ऐसे लोगों पर ध्यान दिया है जिनके पास ऐसे गुण नहीं हैं, वे अंतहीन "मामलों" के अंतहीन बवंडर में हैं, हर समय कुछ खाली, अर्थहीन, लेकिन, उनके अनुसार, असंभव रूप से महत्वपूर्ण है। और इन लोगों की नज़र लगातार थकी हुई, थकी हुई, खोई हुई, दुखी होती है। वे हमेशा चिड़चिड़े, उधम मचाते और बेचैन रहते हैं।

यदि आप ऐसा नहीं बनना चाहते हैं और लोगों में केवल सहानुभूति और दया नहीं जगाना चाहते हैं, तो आपको इसके विपरीत के सिद्धांत पर कार्य करना चाहिए। यदि उनके लिए सब कुछ ऐसा ही होता है, और आप विपरीत परिणाम चाहते हैं, तो आपको विपरीत तरीके से कार्य करने की आवश्यकता है। अर्थात्: अनुशासन को क्रम में रखें, स्व-संगठन की तकनीकों में महारत हासिल करें, स्पष्ट योजनाओं, अनुसूचियों और शासनों का पालन करें, स्पष्ट रूप से समझें कि कब और क्या करना है, और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि यह सब क्या है, लक्ष्य क्या है। और आइजनहावर मैट्रिक्स इन मामलों में आपके लिए बहुत मददगार होगा।

आखिरकार, यह कुछ भी नहीं है कि इसके संस्थापक, जिसका नाम वह रखता है, इस तरह के एक रोमांचक कैरियर का निर्माण करने और अमेरिकी लोगों के सबसे प्रसिद्ध और प्रिय राष्ट्रपतियों में से एक बनने के साथ-साथ एक बहुत ही सफल सैन्य व्यक्ति बनने में सक्षम था। और यह सब इस तथ्य के बावजूद कि इस महान व्यक्ति का जन्म एक गरीब परिवार में हुआ था। ऐसे लोगों के साथ, आप सुरक्षित रूप से एक उदाहरण ले सकते हैं और उनके द्वारा आविष्कार किए गए उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं।