सचिव फिर से शुरू युक्तियाँ

कंपनी का सचिव कार्यबल की गतिविधियों और विशेष रूप से कंपनी के प्रमुख की गतिविधियों को व्यवस्थित करने का कार्य करता है। यह कंपनी के प्रमुख के लिए एक सहायक है, इसलिए इस रिक्ति के लिए उम्मीदवारों के लिए काफी सख्त आवश्यकताएं हैं। आइए हम एक सचिव के रूप में एक पद के लिए एक सफल रेज़्यूमे को संकलित करने के मुद्दों पर अधिक विस्तार से ध्यान दें।

किसी भी सचिव के कार्य के लिए एक प्रकार की कार्य गतिविधि से दूसरी प्रकार की कार्य गतिविधि में शीघ्रता से स्विच करने की क्षमता की आवश्यकता होती है। यह व्यक्ति कई तरह के कार्य करता है, लेकिन उन सभी का उद्देश्य कंपनी के पहले व्यक्ति को उसके काम में मदद करना है, साथ ही साथ उसके काम और व्यक्तिगत समय को भी बचाना है। परंपरागत रूप से, इस विशेषज्ञ की नौकरी के कार्यों में कार्यालय का काम, टेलीफोन के साथ काम, पीबीएक्स और कार्यालय उपकरण, कॉल का पुनर्वितरण, साथ ही बैठकें, व्यापार यात्राएं और कुछ अन्य कार्य आयोजित करना।

• स्वागत समारोह में सचिव ग्राहकों और आगंतुकों के प्रारंभिक स्वागत, टेलीफोन संचार, फैक्स रिसेप्शन, साथ ही प्रमुख की बातचीत के लिए सेवा समर्थन के लिए जिम्मेदार।
• एक प्रशासक के कर्तव्यों में उद्यम के कर्मचारियों की सबसे प्रभावी बातचीत का संगठन, कार्यालय स्थान में व्यवस्था बनाए रखना, कार्यालय उपकरण का रखरखाव, कंपनी के कार्यालय को सभी आवश्यक स्टेशनरी और घरेलू सामान प्रदान करना शामिल है।
• प्रबंधक के लिए एक निजी सहायक के कार्य थोड़े अलग होते हैं। यह विशेषज्ञ हमेशा आने वाली घटनाओं से अवगत रहता है। यह उसके कंधों पर है कि बॉस की कार्य बैठकों का समय निर्धारण, उसके व्यक्तिगत निर्देशों की पूर्ति और कई अन्य कार्य जो आमतौर पर प्रत्येक मामले में व्यक्तिगत रूप से किए जाते हैं, उस पर पड़ते हैं।
• कोर्ट पेशकार आमतौर पर एक न्यायाधीश से जुड़ा होता है - यह कर्मचारी अदालती सत्रों में भाग लेता है और सभी आवश्यक दस्तावेजी कार्य करता है। अदालत के सचिव दस्तावेजों को संग्रहित करने, कार्यालय में सामग्री स्थानांतरित करने, अदालती सत्र के मिनट्स रखने के साथ-साथ सम्मन भेजने में लगे हुए हैं। इस पद के लिए आवश्यकताएं बहुत अधिक हैं: कर्मचारी के पास उच्च कानूनी शिक्षा और कम से कम 2 साल का पेशेवर अनुभव होना चाहिए।
• प्रैस सचिव ब्रांड प्रस्तुति के मुद्दों की निगरानी करता है, मीडिया के साथ बातचीत करता है, वर्तमान समाचारों का चयन करता है। निजी सहायक सभी पत्राचार प्राप्त करता है, कंपनी के पहले व्यक्ति के लिए सभी व्यावसायिक कागजात तैयार करता है, महत्वपूर्ण निर्णयों को अपनाने से संबंधित जानकारी एकत्र करता है, और बॉस से एकमुश्त निर्देश भी करता है।

किसी भी रिज्यूमे में कई ब्लॉक होते हैं। भविष्य के सचिव को उनमें से प्रत्येक में क्या इंगित करना है, इस पर सिफारिशें नीचे दी गई हैं।

एक विस्तारित संस्करण में, किसी भी सचिव के कार्य कार्यों की सूची इस प्रकार है:

• आने वाले पत्रों और आवेदनों की स्वीकृति, उनका पुनर्वितरण, जिम्मेदार व्यक्तियों को स्थानांतरण;
• प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर के लिए दस्तावेज की स्वीकृति;
• आने वाली फोन कॉल का जवाब देना और उन्हें अग्रेषित करना;
• प्रमुख की व्यावसायिक वार्ता का संगठन;
• मुखिया के अनुरोध पर अपील, पत्र और अन्य दस्तावेज तैयार करना;
• बैठकों और कार्य बैठकों की तैयारी, आवश्यक सामग्री एकत्र करना, घटना के सभी प्रतिभागियों को उनके आयोजन के स्थान और समय के बारे में सूचित करना, बैठकों के मिनटों को अंतिम रूप देना;
• प्रमुख के मेहमानों की बैठक आयोजित करने के लिए सेवाओं का प्रावधान;
• प्रशासन के आदेशों के कंपनी के कर्मचारियों द्वारा निष्पादन पर नियंत्रण;
• कंपनी के प्रशासन को स्टेशनरी, कार्यालय उपकरण और काम के लिए आवश्यक अन्य साधनों के साथ प्रदान करना, कर्मचारियों के निर्बाध काम में योगदान देना;
• आगंतुकों का स्वागत;
• कंपनी के संग्रह को बनाए रखना;
• कंपनी के पहले व्यक्ति के लिए व्यापार यात्राओं का संगठन: टिकट खरीदना, साथ ही होटल के कमरे बुक करना;
• अन्य कार्यों का निष्पादन।

सचिव के पद के लिए एक सफल उम्मीदवार के पास निम्नलिखित कौशल होना चाहिए, जिसे फिर से शुरू में दर्शाया जा सकता है:

• कार्यालय का काम;
• टेलीफोन पर बातचीत आयोजित करना;
• ग्राहकों की बैठक और प्रारंभिक परामर्श;
• कार्यालय के जीवन को बनाए रखना;
• पत्राचार का प्रसंस्करण;
• घटनाओं और व्यावसायिक बैठकों का संगठन;
• सिर का समय प्रबंधन;
• कार्यालय उपकरण और पीसी सॉफ्टवेयर का ज्ञान।

कौन से कौशल प्राथमिकता में हैं यह कंपनी की गतिविधि के क्षेत्र पर निर्भर करता है. उदाहरण के लिए, यदि आपको एक चिकित्सा केंद्र के लिए एक सचिव की आवश्यकता है, तो यह संभावना नहीं है कि आपको कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रबंधन के गहन ज्ञान की आवश्यकता होगी, आपको वीज़ा प्राप्त करने के लिए दस्तावेज़ तैयार करने की क्षमता की आवश्यकता नहीं है। इस स्थिति के लिए ग्राहकों के साथ संवाद करने की क्षमता, चिकित्सा व्यवसाय की मूल बातों का ज्ञान, बड़ी मात्रा में फोन पर संवाद करने की क्षमता की आवश्यकता होती है।

किसी भी नियोक्ता के लिए व्यावसायिक उपलब्धियां महत्वपूर्ण हैं, जिनमें से सबसे महत्वपूर्ण निम्नलिखित बिंदु हैं:

• कंपनी के दस्तावेज़ प्रवाह का अनुकूलन;
• कार्यालय में इष्टतम कामकाजी माहौल बनाना;
• विभागों के बीच बातचीत की प्रणाली का संगठन;
• यात्रा समर्थन;
• कूरियर और सफाई सेवाओं की गतिविधियों का समन्वय।

एक सक्षम सचिव में ऐसे महत्वपूर्ण गुण होने चाहिए जैसे:

• संचार के लिए खुलापन;
• जिम्मेदारी और परिणाम अभिविन्यास;
• सक्रिय जीवन स्थिति;
• एक बहु-कार्य वातावरण में कर्तव्यों का पालन करने की क्षमता;
• एक गतिविधि से दूसरी गतिविधि में जल्दी से स्विच करने की क्षमता;
• किसी भी बुरी आदत की अनुपस्थिति;
• तनाव सहिष्णुता;
• सटीकता और ईमानदारी;
• जो शुरू किया गया है उसे अंत तक लाने की इच्छा;
• शालीनता;
• व्यक्तिगत जानकारी के साथ काम करने की क्षमता;
• सही मौखिक और लिखित भाषा;
• व्यापार शिष्टाचार का अच्छा ज्ञान;
• एक टीम में काम करने की क्षमता।

यदि आप पहले ही सचिव के रूप में कार्य कर चुके हैं, तो आपके लिए अपने कार्य अनुभव का वर्णन करना कठिन नहीं होगा। यह उन आवेदकों के लिए अधिक कठिन होगा जो पहली बार इस विशेषता में नौकरी की तलाश कर रहे हैं।हालांकि, अनुभव की कमी निराश होने का कोई कारण नहीं है, आप हमेशा अपने प्रमुख कौशल को उजागर कर सकते हैं जो आपके पास है।

उदाहरण के लिए, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं:

• अंग्रेजी और स्पेनिश में प्रवाह;
• सभी बुनियादी कार्यालय कार्यक्रमों में प्रवीणता;
• कार्यालय उपकरण का ज्ञान;
• 10-उंगली स्पर्श टाइपिंग विधि (300 वर्ण प्रति मिनट)।

एक प्रतिष्ठित कंपनी में सचिव-सहायक की रिक्ति के लिए आवेदन करने के लिए, आपके पास उच्च शिक्षा होनी चाहिए। हालांकि, कर्तव्यों के प्रभावी प्रदर्शन के लिए अक्सर आवश्यकता होती है कार्यालय के काम पर अतिरिक्त पाठ्यक्रम और प्रशिक्षण, संग्रह, साथ ही कार्यालय उपकरण के साथ काम करने में प्रशिक्षण. छोटे कार्यालयों में, सचिव अक्सर अतिरिक्त रूप से एक कनिष्ठ वकील के कर्तव्यों का पालन करते हैं या लेखा रिकॉर्ड रखते हैं। इस मामले में, क्रमशः, आपको कानूनी या आर्थिक शिक्षा की आवश्यकता होगी।

आइए देखें कि आपको अपने रिज्यूमे में क्या शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।

• आपके शौक और शौक. यदि आपकी भविष्य की गतिविधि का इससे कोई लेना-देना नहीं है, तो यह विस्तार से वर्णन करने की आवश्यकता नहीं है कि आप फूल/बुनाई/कढ़ाई कैसे उगाना पसंद करते हैं।
• सभी मौजूदा कार्य अनुभव। बहुत से लोग अपने करियर की शुरुआत सेल्समैन, चौकीदार या चौकीदार जैसे पदों पर करते हैं। यदि आप 10 से अधिक वर्षों से काम कर रहे हैं, तो समान विशेषता में 2-3 स्थानों पर रुकना काफी होगा।
• सचिव की उपस्थिति सुखद होनी चाहिए, इसलिए सलाह दी जाती है कि फिर से शुरू करने के लिए एक फोटो संलग्न करें। हालांकि, यहां किसी भी यौन स्वर की अनुमति नहीं है - अपने आप को "दस्तावेजों के लिए" एक सख्त फोटो तक सीमित रखें। स्विमिंग सूट या रेस्तरां में छवियों की गलत व्याख्या की जा सकती है।

एक कवर लेटर वैकल्पिक है, लेकिन यह अभी भी एक संभावित नियोक्ता पर एक अच्छा प्रभाव डालता है। रिज्यूमे में ही लिखी हुई हर बात को रिपीट न करें। यहां आपको रिक्ति में अपनी रुचि को इंगित करने और बुनियादी कौशल और दक्षताओं की उपस्थिति पर संक्षेप में जोर देने की आवश्यकता हैअपने पेशेवर कर्तव्यों में आपकी मदद करने के लिए।

पत्र के अंत में, आपकी रुचि के लिए धन्यवाद और प्रतिक्रिया के लिए अपनी ईमानदारी से आशा व्यक्त करें।

अंत में, सचिव के पद के लिए तैयार रिज्यूम टेम्प्लेट यहां दिया गया है।

इवानोवा ओल्गा इवानोव्ना

डॉ।: 10.01.1985

निवास की जगह: रोस्तोव

भीड़। टेलीफ़ोन: +7 (***) **-**-***

ईमेल: ***@***. **

लक्ष्य: निजी सचिव की स्थिति

शिक्षा

रोस्तोव आर्थिक संस्थान

सामाजिक-आर्थिक संकाय

ई.पू. "पेशेवर शिक्षा", संगोष्ठी "सचिवालय मामलों की मूल बातें"

कार्य अनुभव

01.2013 - वर्तमान जेएससी "ट्रेडिंग हाउस"

पद: सचिव

जिम्मेदारियां:

• निदेशक के कार्य कार्यक्रम की योजना बनाना;
• कार्यालय का काम;
• कार्यालय के सुचारू संचालन को बनाए रखना।

09.2008 - 12.2012 जेएससी "मेडसेंटर प्लस"

पद: रिसेप्शनिस्ट

जिम्मेदारियां:

• टेलीफोन कॉल प्राप्त करना और पुनर्वितरण करना;
• पत्राचार के साथ काम करें;
• आगंतुकों से मिलना;
• प्रारंभिक ग्राहक परामर्श।

कौशल:

• व्यावसायिक अनुभव;
• कार्यालय कंप्यूटर प्रोग्राम का ज्ञान;
• व्याकरणिक रूप से सही भाषण;
• कार्यालय उपकरण के साथ परिचित।