कार्यकारी सहायक बायोडाटा: प्रारूपण के लिए संरचना और दिशानिर्देश

सहायक प्रबंधक - एक व्यक्ति जो बॉस का दाहिना हाथ है, सभी संगठनात्मक मुद्दों को हल करता है, अद्यतित जानकारी रखता है और जरूरी मामलों को हल करने के लिए तत्परता प्रदर्शित करता है। कई लोगों के लिए ऐसी स्थिति करियर में एक स्वागत योग्य कदम है। एक अच्छी तरह से लिखा हुआ रिज्यूम इसे लेने में मदद करेगा।

कार्यकारी सहायक फिर से शुरू एक दस्तावेज है जो आवेदक का एक पेशेवर चित्र है। नियोक्ता अभी तक आपका खुद का मूल्यांकन नहीं कर रहा है, लेकिन पाठ, जो आपको सबसे लाभप्रद तरीके से प्रस्तुत करना चाहिए। ऐसा करने के लिए, इसे संरचित किया जाना चाहिए।

एक अच्छे रिज्यूमे की संरचना।

• व्यक्तिगत जानकारी। अपने बारे में एक व्यावसायिक कहानी की शुरुआत में, आपको अपना परिचय देना चाहिए। पूरा नाम, जन्म का वर्ष, वर्तमान संपर्क विवरण। उत्तरार्द्ध परिवर्तनशील होना चाहिए: मोबाइल फोन, घर, ई-मेल। एक फोटो संलग्न करना सुनिश्चित करें। "व्यक्तिगत जानकारी" आइटम के बगल में दाएं कोने में एक छोटी, उच्च-गुणवत्ता वाली तस्वीर अनिवार्य पुनरारंभ विशेषता नहीं है, लेकिन यह वांछनीय है। विशेष रूप से सामान्य निदेशक, निजी सचिव के सहायक के पद के लिए आवेदक के लिए।
• शिक्षा। यदि आप इस पैराग्राफ में विभिन्न पाठ्यक्रमों और संगोष्ठियों के साथ एक लंबी सूची शामिल करने का इरादा रखते हैं, तो यह अधिक होगा। केवल मुख्य लोगों को सूचीबद्ध करें: विश्वविद्यालय और, संभवतः, प्रमुख सेमिनारों में से एक, जिसे पास करने के बाद आपको उपयुक्त प्रमाण पत्र प्राप्त हुआ।
• कार्य अनुभव। यदि आपने बहुत सारी नौकरियां बदल दी हैं, तो आपको सब कुछ नहीं बताना चाहिए - केवल कुंजी या सेवा के अंतिम 2-3 स्थान। कंपनी का नाम, काम के वर्ष, स्थिति का संकेत दें। यदि आपने पहले कहीं भी काम नहीं किया है, तो इस पैराग्राफ में उस स्थान को चिह्नित करें जहां आपने विश्वविद्यालय में अध्ययन के दौरान इंटर्नशिप की थी।
• पेशेवर गुणवत्ता। एक निजी सचिव एक ऐसा व्यक्ति होता है जिसे बहुत कुछ करने में सक्षम होना चाहिए और इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि बहुत कुछ सीखना चाहिए। आप जो भी पेशेवर कौशल सूचीबद्ध करते हैं, इस तथ्य को इंगित करें कि आप अपनी स्थिति में सीखने और विकसित करने के लिए तैयार हैं।
• व्यक्तिगत गुण। यहां उन गुणों को इंगित करें जो आप में निहित हैं जो पेशेवर विकास में मदद कर सकते हैं: उदाहरण के लिए, दृढ़ता, जिम्मेदारी, ईमानदारी, भावनात्मक स्थिरता, जिज्ञासा।
• उपलब्धियों. आप अपनी संपत्ति में क्या ला सकते हैं? हो सकता है कि आपके पास कोई कार्य अनुभव न हो, लेकिन संस्थान में आप मुखिया थे और इस भूमिका का सफलतापूर्वक सामना किया। या, उदाहरण के लिए, उन्होंने परिचितों के लिए एक टर्नकी शादी का आयोजन किया, जो पहले से ही अच्छे संगठनात्मक कौशल की बात करता है।
• प्रेरणा। आवश्यक वस्तु नहीं है, लेकिन यह फिर से शुरू का मुख्य हिस्सा बन सकता है। केवल दो वाक्यों में लिखें कि आप प्रधान के सहायक या सचिव क्यों बनना चाहते हैं। यह इस तरह दिख सकता है: "मैं इस स्थिति में अपने स्वयं के पेशेवर विकास को देखता हूं, मैं अपनी क्षमताओं और ताकत को आवेदक के अनुरोध के साथ जोड़ता हूं, मैं एक संपत्ति के रूप में जिम्मेदारी, उद्देश्यपूर्णता और विकास के लिए तत्परता रिकॉर्ड कर सकता हूं।"
• अतिरिक्त जानकारी। क्या आप शादीशुदा हैं, क्या आप विदेशी भाषा जानते हैं, क्या आपके पास ड्राइविंग लाइसेंस है, आपके शौक क्या हैं?

दस्तावेज़ को नेत्रहीन रूप से प्रस्तुत करने का तरीका भी महत्वपूर्ण है। जानकारी संरचित, पठनीय, उज्ज्वल, अभिव्यंजक होनी चाहिए, और साथ ही, इसमें "क्रूर बल" नहीं होना चाहिए। सारांश के लिए बहुत सारे रंगों का उपयोग करना एक अतिरिक्त उपकरण है। उसी समय, सारांश को काला और सफेद बनाना आवश्यक नहीं है: एक गहरे नीले रंग का डिज़ाइन चुनें: पैराग्राफ के शीर्षक को बोल्ड गहरे नीले रंग में हाइलाइट करें। सुनिश्चित करें कि अंक अपेक्षाकृत आनुपातिक हैं।

यह सुनिश्चित करने का प्रयास करें कि सभी पाठ एक पृष्ठ पर फिट हों। पार्श्व रिक्त स्थान न छोड़ें: बिंदुओं को एक दूसरे के विपरीत रखें। सूचियों का प्रयोग करें।

अनुभागों का उचित समापन आपको एक ऐसे व्यक्ति के रूप में परिभाषित करता है जो स्पष्ट रूप से कार्य को पूरा कर सकता है। यह भविष्य के सहायक की पहली परीक्षा है। एक पतला, सार्थक पाठ, एक ही शैली में सुसंगत, सूचनात्मक और सफलतापूर्वक प्रस्तुत - ये आत्म-प्रस्तुति के गुण हैं जो एक सहायक प्रबंधक के लिए आवश्यक हैं।

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, उन लोगों के लिए जो "क्रस्ट्स" सीखना और स्टॉक करना पसंद करते हैं, उन सभी को चिह्नित करना बिल्कुल भी आवश्यक नहीं है। यदि आपने कॉलेज से सहायक सचिव की डिग्री के साथ स्नातक की उपाधि प्राप्त की है, और फिर एक विशेषता में विश्वविद्यालय की डिग्री, उदाहरण के लिए, मनोवैज्ञानिक, इस पैराग्राफ में दोनों शिक्षाओं को इंगित करना सुनिश्चित करें। आपको विश्वविद्यालय का नाम, संकाय, विशेषता, अध्ययन के वर्ष - अधिमानतः उसी क्रम में लिखने की आवश्यकता है। पाठ्यक्रम, संगोष्ठी, प्रशिक्षण, केवल वही लिखें जहां आपको प्रमाण पत्र या प्रमाण पत्र प्राप्त हुआ हो। उस शैक्षिक संगठन को इंगित करें जिसने आपको दस्तावेज़ जारी किया था।

उन संगठनों की सूची के अलावा, जहां आपने पहले ही काम किया है, यह उन नौकरी की जिम्मेदारियों को इंगित करने के लिए समझ में आता है जो आपने वहां किए थे। उदाहरण नौकरी सूची:

• इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखना;
• हस्ताक्षर करने के लिए दस्तावेजों की तैयारी;
• कर्मचारियों के कार्य अनुसूचियों का समन्वय;
• प्रेस विज्ञप्तियों, बैठकों, प्रोटोकॉल कार्यक्रमों का संगठन;
• टेलीफोन परामर्श (प्रारंभिक परामर्श);
• विज्ञापन कंपनी सेवाओं के लिए मंच के रूप में सामाजिक नेटवर्क का रखरखाव।

केवल वही लिखें जो आपको वास्तव में करना था। अपनी खुद की क्षमताओं को बढ़ा-चढ़ाकर पेश न करें। आपको वह कार्यक्षमता नहीं लिखनी चाहिए जो आपने स्वैच्छिक आधार पर की थी, लेकिन जो सीधे आपकी स्थिति से संबंधित नहीं थी। उदाहरण के लिए, आप फोटो एडिटर, ग्राफिक एडिटर और कंपनी के लिए नियमित रूप से डिजाइन किए गए बिजनेस कार्ड और ब्रोशर में कुशल हैं।

यहां आप उन पेशेवर कौशलों का वर्णन करते हैं जो आपके पास आत्मविश्वास से हैं। सूची हो सकती है:

• आश्वस्त पीसी उपयोगकर्ता;
• कार्यालय उपकरण (स्थानांतरण) का अधिकार;
• गोपनीय डेटा के साथ अनुभव;
• व्यापार शिष्टाचार, व्यापार पत्राचार का ज्ञान;
• बड़ी मात्रा में जानकारी के साथ काम करने की क्षमता;
• मल्टीटास्किंग वातावरण में काम करने की क्षमता;
• साक्षर भाषण (मौखिक और लिखित);
• दस्तावेज़ीकरण का ज्ञान;
• रिपोर्ट एकत्र करने में अनुभव;
• पत्राचार प्रबंधन कौशल;
• व्यावसायिक बैठकें, वार्ता आयोजित करने का अनुभव;
• जानकारी एकत्र करने और उसके बाद के विश्लेषण के प्रासंगिक तरीकों को लागू करने में कौशल;
• उद्यमशीलता गतिविधि के मनोविज्ञान की मूल बातें का ज्ञान।

बस इतनी बड़ी सूची लिखने की जरूरत नहीं है। 5-6 प्रमुख कौशलों को इंगित करें, जिनका आधिपत्य अतिशयोक्ति नहीं होगा। अपने स्वयं के कौशल का वर्णन करने के लिए "लाइव" वाक्यांशों का उपयोग करें: "करने की क्षमता ...", "मेरे पास यह है", "उस का ज्ञान"।

नियोक्ता इस पैराग्राफ को विशेष रूप से ध्यान से पढ़ता है। उपलब्धियों में सफल परियोजनाएं शामिल हैं जिन्हें आपने व्यक्तिगत रूप से देखा और निश्चित रूप से, पदोन्नति, डिप्लोमा और कृतज्ञता। शायद आपके द्वारा की गई कुछ पहलों ने आपके पिछले कार्यस्थल में जड़ें जमा ली हैं।

यहां तक ​​​​कि अगर आपको लगता है कि अतीत की उपलब्धियां नए कार्यस्थल पर लागू नहीं होती हैं, तो वे आपके पेशेवर चित्र के अतिरिक्त मार्कर बन सकते हैं। यह संगठनात्मक कौशल के लिए विशेष रूप से सच है, जो एक कार्यकारी सहायक के लिए मूल्यवान हैं।

लिखना सचमुच 3-4 वाक्य जो आपके चित्र को चमक प्रदान करते हैं। उदाहरण के लिए, आवेदक दौड़ने का शौकीन है, सालाना मैराथन में भाग लेता है। यह आपकी निरंतरता, मजबूत इरादों वाले गुणों, एक स्वस्थ जीवन शैली के प्रति प्रतिबद्धता का संकेत दे सकता है। यहां आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं उनकी वैवाहिक स्थिति, बच्चों की उपस्थिति, ड्राइविंग लाइसेंस।

यह एक व्यावसायिक दस्तावेज़ है जिसे व्यावसायिक पत्राचार की आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए।

दस्तावेज़ संरचना कैसी दिखती है?

• अभिवादन। एक अवैयक्तिक दस्तावेज़ स्वीकृति का कारण नहीं बनता है, एक व्यक्तिकृत अवचेतन रूप से अनुमोदन का कारण बनता है। अनौपचारिक संपर्क से बचना चाहिए। "शुभ दोपहर!", "नमस्कार!" लिखें, अन्य सभी अपीलें इतनी सफल नहीं हैं।
• मुख्य हिस्सा। बताएं कि आपने किस स्रोत से रिक्ति के बारे में सुना। आप जिस पद के लिए आवेदन कर रहे हैं, उसका उल्लेख करें। बताएं कि एक विशेषज्ञ के रूप में यह स्थिति आपके लिए आकर्षक क्यों है। एक या दो वाक्यों में अपने अनुभव का वर्णन करें जो इस पद के लिए महत्वपूर्ण है।
• समापन वाक्यांश. ध्यान देने के लिए पत्र के पाठक को धन्यवाद, एक साक्षात्कार की व्यवस्था करने के लिए मिलने की तत्परता पर ध्यान दें।
• जुदाई. "ईमानदारी से, पूरा नाम" लिखने के लिए पर्याप्त है।
• संपर्क विवरण। और यद्यपि यह जानकारी सारांश के पाठ में है, यहाँ इसका उल्लेख करना उपयोगी होगा।

प्रत्येक अनुच्छेद एक नए अनुच्छेद से शुरू होता है और 3 वाक्यों से अधिक नहीं हो सकता। एक आवरण पत्र एक संक्षिप्त, सार दस्तावेज है। इसकी ताकत विशिष्टता और प्रासंगिकता होगी।

नमूना कार्यकारी सहायक फिर से शुरू टेम्पलेट आपको अपना श्वेत पत्र लिखने में मदद करेगा।

चेर्नोवा जूलिया इगोरवाना

रिक्ति: सहायक प्रबंधक

व्यक्तिगत डेटा: निवास स्थान - ..., जन्म तिथि, वैवाहिक स्थिति। आप यहां अपनी संपर्क जानकारी भी दर्ज कर सकते हैं।

शिक्षा: सुदूर पूर्व शैक्षणिक विश्वविद्यालय। फैकल्टी - विदेशी भाषाएं। विशेषता "अंग्रेजी शिक्षक"। 2008-2013 पाठ्यक्रम: हायर स्कूल ऑफ इकोनॉमिक्स एंड सर्विस, मॉस्को। पाठ्यक्रम का नाम "सचिव - लिपिक", 2017

कार्य अनुभव: 2017 से 2019 तक "स्मार्ट हाउस" कंपनी, मॉस्को के सचिव के रूप में काम किया। इससे पहले, 2013 से 2017 तक, उन्होंने मॉस्को पेडागोगिकल कॉलेज के शैक्षिक विभाग के सचिव के रूप में काम किया।

जिम्मेदारियां:

• प्रमुख के कार्य अनुसूची की योजना बनाना और समन्वय करना;
• बैठकों, साक्षात्कारों, वार्ताओं का संगठन;
• इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ों का नियंत्रण;
• प्रबंधक को तकनीकी सहायता प्रदान करना;
• सिर को दस्तावेजों का समय पर हस्तांतरण;
• कारोबार पत्राचार;
• सहायक कर्मचारियों के साथ काम करें;
• कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ीकरण के इलेक्ट्रॉनिक कैटलॉग का रखरखाव।

प्रमुख कौशल:

• साक्षरता का उच्च स्तर (कंप्यूटर सहित);
• अंग्रेजी का ज्ञान उत्तम है, जर्मन औसत से ऊपर है;
• व्यापार शिष्टाचार का ज्ञान।

उपलब्धियां: 3 से अधिक नहीं (प्रमाण पत्र, धन्यवाद, निर्दिष्ट श्रेणियां, जटिल परियोजनाओं का पर्यवेक्षण)।

व्यक्तिगत गुण: 5. से अधिक नहीं। उदाहरण के लिए: संगठन, आत्मविश्वास, सद्भावना, साधन संपन्नता।

अतिरिक्त जानकारी: ड्राइविंग अनुभव (श्रेणी बी) - 6 वर्ष।