एक सचिव-संदर्भ कौन है और वह क्या करता है?

कई निष्पक्ष सेक्स के लिए सचिव का पद लंबे समय से सबसे वांछनीय रहा है। पहले, एक नियम के रूप में, आकर्षक उपस्थिति को छोड़कर, ऐसे कर्मचारी के लिए लगभग कुछ भी आवश्यक नहीं था। हालाँकि, अब सब कुछ बदल गया है, कभी-कभी ऐसा कर्मचारी टीम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा होता है और उसे कई कार्य करने के लिए तैयार रहना चाहिए। नतीजतन, वह अक्सर काम में बहुत व्यस्त रहता है। ये जिम्मेदारियां क्या हैं, नौकरी की पेशकश प्राप्त करने के लिए किन आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए, इस लेख में पढ़ें।

"सचिव" के पेशे की जड़ें प्राचीन रोम के दिनों में हैं। "सचिव" सम्राटों के विश्वासपात्र थे - वे पुरुष जिनका बहुत बड़ा राजनीतिक प्रभाव था। प्रथम विश्व युद्ध के दौरान इस पेशे को अपनी नई शुरुआत मिली, लेकिन इसका मतलब पहले से ही पूरी तरह से अलग कर्तव्यों का प्रदर्शन था। महासचिव और राज्य सचिव जैसे पदों के रूप में हमारे समय तक "सचिव" के मूल अर्थ की गूँज ही बची है।

आजकल, एक सहायक सचिव के पेशे में दस्तावेजों से संबंधित कार्य, कार्यालय के काम के संगठन, कार्यालय उपकरण के प्रबंधन और अन्य कार्यों के प्रदर्शन की आवश्यकता होती है। एक सचिव-संदर्भ के लिए संचार कौशल और सावधानी को महत्वपूर्ण कौशल माना जाता है। उपसर्ग "संदर्भ" का अर्थ है कि कर्मचारी विभिन्न कार्य मामलों के बारे में वरिष्ठ अधिकारियों के साथ संवाद करेगा। जाहिर है कि जो लोग इस पद को लेना चाहते हैं, उनके बीच प्रतिस्पर्धा अधिक है, खासकर बड़ी फर्मों या कंपनियों में। एक सचिव के पास जो विशिष्ट कौशल होना चाहिए वह कभी-कभी फर्म की गतिविधि के क्षेत्र पर निर्भर हो सकता है। सीधे शब्दों में कहें, उपकरण बेचने वाली कंपनी में, सचिव को व्यापार वार्ता आयोजित करने की पेचीदगियों को जानने की आवश्यकता होगी। हालाँकि, यह बिल्कुल भी आवश्यक नहीं है, प्रत्येक कंपनी के लिए सब कुछ व्यक्तिगत है।

प्रमुख भर्ती कंपनियों का दावा है कि इस पद के साथ-साथ ड्राइवर और अन्य समान रिक्तियों की स्थिति में घंटों के बाद बड़ी संख्या में ओवरटाइम शामिल है। इन पदों पर बैठे लोगों को अपने वरिष्ठों के कार्यक्रम के अनुकूल होने और लगभग 24/7 काम करने के लिए तैयार रहने के लिए मजबूर किया जाता है। अब "आभासी सचिव" लोकप्रियता प्राप्त कर रहे हैं, जो उन फर्मों के लिए एक नियमित सचिव के अधिकांश कर्तव्यों का पालन करते हैं जिनके पास कार्यालय किराए पर लेने का अवसर नहीं है या बस लागत बचत के कारण ऐसा नहीं करते हैं। अलग से, यह सचिव की उपस्थिति के महत्व पर ध्यान दिया जाना चाहिए। सचिव को व्यवसाय शैली में कपड़े पहनने चाहिए, उज्ज्वल, अपमानजनक और अनुचित मेकअप, केशविन्यास से बचना चाहिए।

इस दस्तावेज़ में कर्मचारी की गतिविधियों से संबंधित सभी कर्तव्य शामिल हैं। नौकरी के विवरण में कर्मचारी के अधिकार और उसके लिए आवश्यकताओं का विवरण भी शामिल है।इस दस्तावेज़ में यह भी जानकारी है कि कर्मचारी को उसकी अनुपस्थिति के दौरान किसे बदलना होगा। यह भी ध्यान देने योग्य है कि, यदि आवश्यक हो, तो नौकरी के विवरण को संशोधित और बदला जा सकता है। यह निम्नलिखित मामलों में हो सकता है।

• सचिव-संदर्भ के कर्तव्यों में परिवर्तन।
• संगठन के प्रलेखन में परिवर्तन का उद्भव।
• संगठन की संरचना में परिवर्तन का उद्भव।

सहायक सचिव की मुख्य जिम्मेदारियां नीचे दी गई हैं।

• अक्सर इस पद पर बैठे व्यक्ति कार्यालय को स्टेशनरी प्रदान करने के लिए जिम्मेदार होते हैं। यदि आवश्यक हो तो उसे किराने का सामान भी ऑर्डर करना होगा। सचिव का सीधा कर्तव्य वाटर कूलर का आदेश देना और उसकी पूर्णता की निगरानी करना है।
• सचिव-संदर्भ को प्रमुख के लिए कॉल प्राप्त करनी चाहिए और उनकी "स्क्रीनिंग" का उत्पादन करना चाहिए।
• उसे आगंतुकों को प्राप्त करने की प्रक्रिया को भी व्यवस्थित करना होगा।
• इस स्थिति में व्यक्ति सीधे कंपनी के सीईओ को रिपोर्ट करता है। इस प्रकार, निष्पादित अधिकांश कर्तव्य उसके अनुरोधों और आदेशों से संबंधित होंगे।
• कर्तव्यों की सूची में प्राप्त और भेजे गए पत्राचार को प्राप्त करना और भेजना, सामान्य निदेशक के अनुरोध पर कोई आवश्यक दस्तावेज तैयार करना, दस्तावेजों का नियंत्रण शामिल है जिन्हें निदेशक को हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है।
• सचिव भी निदेशक से आवश्यक जानकारी कर्मचारियों तक पहुंचाता है और इसके विपरीत, यदि आवश्यक हो तो कर्मचारियों को निदेशक के पास बुलाता है।
• यह कर्मचारी अक्सर प्रशासन और रखरखाव विभाग के साथ बातचीत भी करता है। कभी-कभी वह इस विभाग के कर्मचारियों के साथ कार्यालय को स्टेशनरी और इन्वेंट्री उपलब्ध कराने के मुद्दों पर समन्वय कर सकता है।ऊपर वर्णित पहले पैराग्राफ के विपरीत, यह पैराग्राफ हमेशा सहायक सचिव के नौकरी विवरण में निर्धारित नहीं होता है।
• यदि निदेशक या अन्य कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर जाते हैं तो सचिव को हवाई जहाज का टिकट बुक करना चाहिए और होटल के कमरे बुक करना चाहिए।
• कुछ संगठनों में, सचिव को वरिष्ठों और/या अन्य कर्मचारियों को आगामी समारोहों, कर्मचारियों के जन्मदिन और सार्वजनिक छुट्टियों के बारे में सूचित करना चाहिए। कभी-कभी यह एक मानव संसाधन विशेषज्ञ द्वारा किया जाता है।
• सचिव को हर दिन एक नए दिन की शुरुआत के लिए निदेशक का स्वागत तैयार करना चाहिए - प्रकाश चालू करें, कार्यालय उपकरण (प्रिंटर, कंप्यूटर, और इसी तरह), आवश्यक दस्तावेज तैयार करें।

सचिव-संदर्भ कार्यप्रवाह के लिए जिम्मेदार होना चाहिए और गोपनीय जानकारी का खुलासा करने का कोई अधिकार नहीं है। ऐसा कर्मचारी दस्तावेजों की सुरक्षा और वरिष्ठ अधिकारियों को समय पर प्रस्तुत करने के लिए जिम्मेदार है। सचिव नौकरी विवरण में निर्धारित कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता के लिए जिम्मेदार है, यानी अपने कार्य कार्यों को करने में विफलता के लिए, जिसमें देर से होने वाले उल्लंघन शामिल हैं। एक कर्मचारी को समस्या हो सकती है यदि वह दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने में लापरवाही करता है।

गोपनीय जानकारी के प्रकटीकरण के लिए जिम्मेदारी वहन की जाती है, जो "व्यापार रहस्य" की श्रेणी से संबंधित है। एक कर्मचारी को उपकरण, विशेष रूप से, उसे प्रदान किए गए या कंपनी से संबंधित फर्नीचर को नुकसान पहुंचाने से प्रतिबंधित किया जाता है। सचिव कर्मचारियों के प्रति व्यवहारहीन या अशिष्ट रवैये के लिए जिम्मेदार है। चूंकि वह अन्य सभी कर्मचारियों के साथ लगभग प्रतिदिन संवाद करता है, इसलिए सचिव को गैर-संघर्षपूर्ण और राजनयिक होना चाहिए।

सबसे पहले, सहायक सचिव को विभिन्न कर्मचारियों से काम करने के लिए आवश्यक विभिन्न दस्तावेजों का अनुरोध करने का अधिकार है। सचिव अपने विवेक पर आने वाली टेलीफोन कॉलों को उनके महत्व के आधार पर वितरित कर सकता है। रिसेप्शन पर आगंतुकों को प्राप्त करने की प्रक्रिया पर भी यही लागू होता है। अनुशासनात्मक उल्लंघन होने पर वह कर्मचारियों से स्पष्टीकरण की मांग भी कर सकता है। सहायक सचिव के पास "गोपनीय" के रूप में वर्गीकृत दस्तावेजों तक भी पहुंच है।

केवल सीईओ ही ऐसे कर्मचारी को निकाल या रख सकता है, न कि किसी विभाग या विभाग का प्रमुख, जैसा कि अन्य मामलों में होता है। यही बात फटकार पर भी लागू होती है। दस्तावेज़ीकरण या प्रबंधकीय कार्य के तरीकों के साथ काम में सुधार के संबंध में सचिव प्रबंधन को प्रस्ताव दे सकता है। यह कुछ वर्कफ़्लोज़ को ऑप्टिमाइज़ भी कर सकता है। किसी भी अन्य कर्मचारी की तरह, उसे काम करने की आरामदायक परिस्थितियों के निर्माण की मांग करने का अधिकार है और श्रम अनुशासन का उल्लंघन करने वाले कर्मचारियों से मौखिक रूप से स्पष्टीकरण की मांग भी कर सकता है।

एक नियम के रूप में, सचिव के कार्य का मूल्यांकन उसकी परिश्रम और दक्षता के आधार पर किया जाता है। इस प्रकार, अन्य कौशल माध्यमिक हैं। कर्मचारी को लोगों के साथ संवाद करने, बातचीत करने, अच्छी तरह से भाषण देने में सक्षम होना चाहिए। विभिन्न प्रकार के संगठनात्मक मुद्दों को हल करने में सक्षम होना चाहिए, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस प्रोग्राम - एक्सेल, पावर प्वाइंट, वर्ड और अन्य का उपयोग करें।

शिक्षा के साथ-साथ प्राप्त विशेषता के लिए कोई सख्त आवश्यकताएं नहीं हैं। हालाँकि, शिक्षा होनी चाहिए, यद्यपि माध्यमिक विशेष।कानून स्नातकों को इस तथ्य के कारण पसंद किया जाता है कि काम ज्यादातर रिकॉर्ड रखने से संबंधित है। 1 वर्ष का पसंदीदा कार्य अनुभव। कार्य अनुभव का एक विकल्प सचिवीय प्रशिक्षण पाठ्यक्रम लेना हो सकता है।

विदेशी कंपनियों में, भविष्य के कर्मचारी को एक या दूसरी विदेशी भाषा जानने की आवश्यकता हो सकती है। सचिव को व्याकरण संबंधी त्रुटियों के बिना अपने विचारों को सही ढंग से व्यक्त करने, लिखने और दस्तावेज तैयार करने में सक्षम होना चाहिए।

इस पेशे की मांग बहुत अधिक है। एक नियम के रूप में, ऐसी गतिविधियाँ युवा पेशेवरों के लिए सबसे उपयुक्त हैं जिन्होंने हाल ही में शैक्षणिक संस्थानों से स्नातक किया है। यह गतिविधि कंपनी की संरचना को सीखने का एक शानदार अवसर है। यह माना जाता है कि इस पद पर व्यक्ति भविष्य में अच्छे प्रबंधक के अच्छे कौशल प्राप्त कर सकता है। चूंकि सहायक सचिव कई तरह के कर्तव्यों का पालन करता है, इसलिए वह छोटी कंपनियों के लिए भी एक महत्वपूर्ण और आवश्यक कर्मचारी है।