व्यवसाय सचिव-टाइपिस्ट

टाइपराइटर उपयोग से गायब हो गए और संग्रहालय में चले गए, लेकिन एक ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता है जो दस्तावेज़ टाइप करता है, उन्हें सही फ़ोल्डरों में रखता है, आगंतुकों से मिलता है और फोन कॉल का जवाब देता है। लेख में हम आधुनिक दुनिया में "सचिव-टाइपिस्ट" के पेशे के बारे में बात करेंगे - इसकी विशेषताएं, आवश्यकताएं और जहां आज ऐसे विशेषज्ञों की आवश्यकता है।

टाइपिस्ट सचिव कनिष्ठ सचिवीय पदों में से एक है। हालाँकि आज यह विशेषज्ञ अब टाइपराइटर पर काम नहीं करता है, लेकिन कंप्यूटर पर, नाम न केवल परंपरा से, बल्कि काम की प्रदर्शन प्रकृति पर जोर देने के लिए भी रखा गया था। (उच्च पद के प्रशासनिक और सचिवीय पदों के विपरीत - सहायक प्रबंधक, सहायक सचिव, लिपिक, कार्यालय प्रबंधक)।

पेशे, किए गए कर्तव्यों के बारे में जानकारी दो दस्तावेजों में निहित है:

• "प्रबंधकों, विशेषज्ञों और अन्य कर्मचारियों के पदों की एकीकृत योग्यता निर्देशिका" - संक्षेप में ईकेएस (जिसे पहले ईटीकेएस कहा जाता था);
• पेशेवर मानक "संगठन प्रबंधन के संगठनात्मक और दस्तावेजी समर्थन में विशेषज्ञ"।

आवेदन के लिए प्राथमिकता पेशेवर मानक है। यह आधुनिक बाजार की बारीकियों के अनुकूल है, इसमें श्रम कार्यों का अधिक संपूर्ण और विस्तृत विवरण है।

व्यावसायिक मानक सचिव-टाइपिस्ट की स्थिति को तीसरे कौशल स्तर के रूप में वर्गीकृत करता है - यानी, उसके कर्तव्यों में एक वरिष्ठ विशेषज्ञ द्वारा काम का नियंत्रण, न्यूनतम स्वतंत्र निर्णय और प्रबंधन कार्य शामिल हैं।

एक सचिव-टाइपिस्ट का मुख्य कार्य एक टेम्पलेट के अनुसार ग्रंथों और दस्तावेजों का एक सेट, पुनरुत्पादन और सूचना का व्यवस्थितकरण है (स्कैनिंग, कॉपी करना, दस्तावेजों को फिर से प्रिंट करना, मानक फॉर्म भरना, पत्राचार को छांटना, इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेजों को पंजीकृत करना)।

किसी भी पेशे की तरह, सचिव-टाइपिस्ट के पेशे की अपनी विशेषताएं हैं:

• काम काफी तनावपूर्ण है, जबकि कर्मचारी को नीरस टाइपिंग कार्य करने और लोगों के साथ संवाद करने में सक्षम होना चाहिए, कंपनी का चेहरा और आवाज होना चाहिए।
• कर्तव्यों की कोई सख्त सूची नहीं है - सचिव प्रमुख के विभिन्न कार्य करता है;
• यह स्थिति एक कैरियर के लिए एक शानदार शुरुआत है और भविष्य के प्रबंधक के लिए उपयोगी अनुभव प्राप्त करने का अवसर है;
• काम को महिला माना जाता है (यह शीर्षक में भी परिलक्षित होता है), हालांकि पुरुष सचिवों की मांग कम नहीं है;
• मुख्य कौशल टीम के साथ सही ढंग से संबंध बनाना है, न कि मुद्रण की गति पर।

पेशेवर मानक की सामान्यीकृत आवश्यकताओं के आधार पर, प्रत्येक संगठन एक आंतरिक नौकरी विवरण विकसित करता है - एक कर्मचारी के अधिकारों और दायित्वों को विनियमित करने वाला मुख्य दस्तावेज।

यह इस दस्तावेज़ में है कि किसी विशेष संगठन में एक कर्मचारी द्वारा किए जाने वाले कार्यों की सूची निर्धारित की जाती है।एक विशिष्ट निर्देश में, कार्यक्षमता मानक के प्रासंगिक प्रावधानों को दोहरा सकती है (पहले, "जिम्मेदारियां" अनुभाग अक्सर CEN से पूरी तरह से कॉपी किया जाता था)। आमतौर पर निर्देशों में निम्नलिखित आइटम होते हैं:

• सिर की दिशा में विभिन्न सामग्रियों को प्रिंट करता है;
• सिर की टेलीफोन पर बातचीत का आयोजन करता है।

यदि आवश्यक हो, तो वस्तुओं को स्पष्ट किया जा सकता है, निर्दिष्ट किया जा सकता है, और संदर्भ की शर्तों को विशिष्ट लोगों की तुलना में विस्तारित या संकुचित किया जा सकता है, यदि संगठन की विशिष्टताओं द्वारा आवश्यक हो। उदाहरण के लिए, एक स्कूल में एक सचिव-टाइपिस्ट के लिए, यह इंगित किया जा सकता है कि वह स्कूल में काम या अध्ययन की पुष्टि करने वाले प्रमाण पत्र जारी करने का आयोजन करता है, और एक छात्र रिकॉर्ड बुक रखता है। और एक वाणिज्यिक कंपनी में, ये कोरियर का लॉग रखने और प्रासंगिक प्रमाण पत्र जारी करने के प्रावधान हो सकते हैं।

व्यावसायिक मानक सचिव-टाइपिस्ट के पद पर नियुक्ति के लिए न्यूनतम आवश्यकताओं को स्थापित करता है - इसके लिए एक पूर्ण माध्यमिक शिक्षा पर्याप्त है।

विशेष पाठ्यक्रम एक अतिरिक्त लाभ होगा। इसके अलावा, न तो सीईएन और न ही पेशेवर मानक किसी भी तरह से ऐसे पाठ्यक्रमों के पूरा होने के प्रमाण पत्र के लिए आवश्यकताओं को सीमित करते हैं। इसलिए, आप सार्वजनिक और निजी प्रशिक्षण केंद्रों से प्रस्तावों की एक विशाल सूची में से किसी भी सचिव प्रशिक्षण कार्यक्रम को चुन सकते हैं।

जबकि एक सचिव-टाइपिस्ट को गंभीर शैक्षिक प्रशिक्षण और अकादमिक ज्ञान की आवश्यकता नहीं होती है, उसे व्यावहारिक कौशल के एक बड़े समूह की आवश्यकता होती है:

• आश्वस्त कंप्यूटर कौशल, कार्यालय कार्यक्रमों का ज्ञान, कार्यालय उपकरण के साथ काम करने की क्षमता, साक्षरता, तेज मुद्रण गति;
• उनकी क्षमता के भीतर प्रलेखन के साथ काम करने की क्षमता - मानक दस्तावेज, व्यावसायिक पत्र, पत्राचार और अन्य दस्तावेजों को छांटने और पंजीकृत करने के नियमों को जानने के लिए;
• विकसित संचार कौशल, भागीदारों, ग्राहकों, कर्मचारियों के साथ संबंध बनाने की क्षमता, नैतिकता का ज्ञान और व्यावसायिक संचार के शिष्टाचार, गोपनीय और मालिकाना डेटा के साथ काम करने के नियम;
• काम को नियंत्रित करने वाले नियमों का ज्ञान।

एक विशेषज्ञ के पास न केवल पेशेवर कौशल होना चाहिए, बल्कि कुछ व्यक्तिगत गुण भी होने चाहिए: उसे आश्वस्त, विनम्र, भावनात्मक रूप से स्थिर होना चाहिए, परिस्थितियों को जल्दी से नेविगेट करने में सक्षम होना चाहिए, संघर्षों को हल करना चाहिए, मल्टीटास्किंग मोड और नियमित कार्य दोनों में काम करना चाहिए, उच्च आत्म-संगठन, चौकसता और जिम्मेदारी होनी चाहिए।

पहले, सचिव-टाइपिस्ट मशीन ब्यूरो में काम करते थे। आज, इस विशेषज्ञ का काम निम्नलिखित संगठनों में सबसे अधिक मांग में है:

• राज्य में, प्रशासनिक ढांचे;
• शैक्षणिक संस्थानों में (स्कूल, कॉलेज, विश्वविद्यालय में);
• कानून फर्मों, निजी वकीलों, नोटरी में;
• अभिलेखागार में।

साथ ही किसी अन्य संस्था में भी वैकेंसी खोली जा सकती है। इसी समय, निजी कंपनियों में, पद को न केवल सचिव-टाइपिस्ट कहा जा सकता है, बल्कि सचिव-प्रशासक, स्वागत समारोह में सचिव, सचिव भी कहा जा सकता है।