व्यवसाय सचिव

लगभग किसी भी आधुनिक कंपनी के कार्यालय में, सचिव एक विशेष स्थान रखता है। यह एक विशेषज्ञ है जो संगठन के आदेश और दक्षता को बनाए रखने में मदद करता है। वास्तव में, यह प्रबंधक, कर्मचारियों, भागीदारों और ग्राहकों के बीच एक मध्यस्थ है। यह स्थिति, एक नियम के रूप में, मुश्किल नहीं है - उच्च शिक्षा और व्यापक कार्य अनुभव की हमेशा आवश्यकता नहीं होती है। और यदि आप अपने कर्तव्यों को कुशलतापूर्वक और जिम्मेदारी से निभाते हैं तो आप भविष्य में एक अच्छा दिलचस्प करियर बना सकते हैं।

एक सचिव के पेशे का उल्लेख प्राचीन रोम के दिनों से देखा गया है। इतिहासकारों के अनुसार, ऐसे श्रमिकों को देश के कुलीन या साधारण धनी नागरिकों द्वारा काम पर रखा जाता था। सचिव निम्न वर्ग के पुरुष थे जिनकी अच्छी शिक्षा थी। उस समय, ऐसे श्रमिकों के कर्तव्यों में कार्यालय का काम, पत्राचार, और अक्सर वित्त और नियोक्ता के रहस्य भी शामिल थे।

रूस में, सचिवीय पद 1720 में पीटर I की बदौलत सामने आया। पेशे पर सख्त आवश्यकताएं लगाई गईं - शिक्षा, कानूनों का अच्छा ज्ञान, सभी सूक्ष्मताओं और बारीकियों की समझ। निजी सचिव के पद की मांग 1840 से चल रही है।- विभिन्न उद्यमों के कई प्रबंधकों को अक्सर एक निजी सहायक की आवश्यकता होने लगी।

एक सचिव का आधुनिक पेशा अक्सर कार्यालय में स्वागत और संगठनात्मक कार्य होता है - न केवल प्रबंधक, बल्कि सहकर्मियों और आगंतुकों की मदद करना। आज, सचिव को कंपनी का चेहरा माना जाता है, और आगंतुक पूरे उद्यम की दृढ़ता को उसकी उपस्थिति से आंकते हैं। आजकल इस पेशे को अपनी विशिष्टता के कारण मुख्य रूप से महिला माना जाता है। पेशे के विकास के दौरान, विशेषज्ञता के आधार पर सचिवालय की कई दिशाओं का गठन किया गया है।

• कार्यालय सचिव (कार्यालय प्रबंधक)। जिम्मेदारियां टेलीफोन कॉल का वितरण, मेहमानों से मिलना, प्रबंधन से निर्देशों को पूरा करना और कार्यालय के स्थिर कामकाज को सुनिश्चित करना (स्टेशनरी, पानी आदि का आदेश देना) हैं। एक पद प्राप्त करने के लिए, एक कर्मचारी को विशेष शिक्षा की आवश्यकता नहीं होती है। करियर की सीढ़ी में, यह स्थिति अक्सर शुरुआती स्थिति होती है।

• सचिव-संदर्भ। स्थिति एक कार्यालय प्रबंधक के काम के समान है, लेकिन अधिक जिम्मेदार और जटिल है। यहां, जिम्मेदारियां डिजाइन समाधान तैयार करना, दस्तावेजों का संपादन, विभिन्न आयोजनों में प्रमुख के भाषणों के लिए ग्रंथों का मसौदा तैयार करना, साथ ही साथ संगठन के कर्मचारियों के काम का आंशिक नियंत्रण होगा। ऐसी स्थिति प्राप्त करने के लिए विशेष शिक्षा (पाठ्यक्रम, प्रशिक्षण केंद्र) की उपस्थिति की आवश्यकता होती है।

• सिर के लिए निजी सहायक। इस पद को मानद माना जाता है। ऐसे सहायक को प्रबंधन के साथ संबंध बनाने और विश्वास का माहौल बनाने की जरूरत है।कर्तव्यों का पालन करने के लिए, आपको पेशे की बारीकियों, कार्यालय के काम की मूल बातें, तनाव प्रतिरोध और आत्मविश्वास के ज्ञान की आवश्यकता होगी। कार्य, एक नियम के रूप में, संगठनात्मक और प्रशासनिक कार्यों को हल करना शामिल है।

इन व्यवसायों के अलावा, संकीर्ण बारीकियों के साथ कई विशेषज्ञताएँ हैं।

• क्लर्क। एक कर्मचारी जो प्रलेखन का आयोजन करता है, चालान तैयार करता है, आने वाले और बाहर जाने वाले पत्राचार को पंजीकृत करता है, और एक संग्रह बनाता है।
• सचिव-अनुवादक। मुख्य कर्तव्यों के अलावा, उच्च स्तर की विदेशी भाषा प्रवीणता की आवश्यकता होगी। कर्मचारी विदेशी भागीदारों के साथ बातचीत में भाग लेता है।
• कोर्ट पेशकार। कर्मचारी अदालत में कार्य करता है, बैठकों में लोगों की उपस्थिति की जांच करता है, सुनवाई के मिनट रखता है, न्यायिक कार्य करता है और न्यायाधीश के विभिन्न कार्य करता है।
• तकनीकी सचिव। कर्तव्यों का पालन करने के लिए, आपको "अंधा" मुद्रण पद्धति में महारत हासिल करनी चाहिए, फोन कॉल का जवाब देना चाहिए और कार्यालय उपकरण के साथ काम करने में सक्षम होना चाहिए।

आधुनिक पेशे की अतिरिक्त विशिष्ट विशेषताएं हैं:

• कारोबार पत्राचार;
• "अंधा" विधि के साथ उच्च गति टाइपिंग - कीबोर्ड को देखे बिना और सभी 10 अंगुलियों का उपयोग किए बिना;
• विभिन्न प्रकार के कार्यालय उपकरणों का उपयोग करने की क्षमता;
• प्रलेखन को व्यवस्थित करने की क्षमता (पत्राचार, संग्रह)।

पेशे के फायदों को निम्नलिखित कहा जा सकता है:

• कोई शारीरिक गतिविधि नहीं है;
• महत्वपूर्ण संचार कौशल हासिल करने और उपयोगी संपर्क स्थापित करने का अवसर है;
• नौकरी पाने के लिए किसी विशेषता की आवश्यकता नहीं है;
• आरामदायक परिस्थितियों में काम करना;
• कुछ मामलों में, आप व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए कार्यालय उपकरण (कॉपियर, स्कैन) का उपयोग कर सकते हैं;
• कभी-कभी आप अध्ययन और कार्य को जोड़ सकते हैं।

किसी भी अन्य पेशे की तरह, सचिव के पद की अपनी कमियां हैं:

• प्रबंधन के दिमाग में निरंतर उपस्थिति;
• दैनिक त्रुटिहीन उपस्थिति (बड़ी कंपनियों में विशेष रूप से महत्वपूर्ण);
• एक ही प्रकार के कार्य और नियमित कार्य (अक्सर छोटे संगठनों की विशेषता);
• काम अक्सर तनावपूर्ण होता है;
• वरिष्ठों के व्यक्तिगत कार्यों की पूर्ति जो काम से संबंधित नहीं हैं;
• शायद ही कभी आत्म-साक्षात्कार का अवसर मिलता है;
• ऑपरेटिंग मोड अनियमित हो सकता है।

एक सचिव के लिए विकास की संभावना अक्सर संदिग्ध होती है। कुछ प्रबंधक एक अच्छे कर्मचारी को खोने और उसे दूसरे पद पर स्थानांतरित करने की जल्दी में नहीं हैं। अन्य जिम्मेदार, मेहनती और पेशेवर श्रमिकों के संबंध में समझ दिखाते हैं और अक्सर उन्हें पदोन्नत किया जाता है।

एक दस्तावेज़ जो किसी कर्मचारी के अधिकारों और दायित्वों को विनियमित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, वह नौकरी का विवरण है, यह सचिव और प्रबंधन दोनों के लिए समान रूप से महत्वपूर्ण है। इसमें श्रम समझौते के लिए दोनों पक्षों के अधिकार और दायित्व शामिल हैं, जो इसे उत्पादन प्रक्रियाओं के प्रभावी समन्वय के लिए एक उपकरण के रूप में उपयोग करने की अनुमति देता है।

निर्देश का कोई एक रूप नहीं है, इसलिए इसे तैयार किए गए टेम्पलेट का उपयोग करके संकलित किया जा सकता है, या आप अपना स्वयं का दस्तावेज़ विकसित कर सकते हैं। एक दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करते समय, यह विचार करना महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक कंपनी में, एक ही मुख्य कार्य के बावजूद, सचिव अलग-अलग कार्य करते हैं।

नौकरी का विवरण पेशेवर मानक को ध्यान में रखते हुए तैयार किया जाना चाहिए और इसमें निम्नलिखित मुख्य खंड शामिल हैं।

• सामान्य प्रावधान।
• कार्य।
• नौकरी की जिम्मेदारियां।
• अधिकार।
• एक ज़िम्मेदारी।

मुख्य कर्तव्यों के अलावा, विशेषज्ञता को ध्यान में रखते हुए, नौकरी के विवरण में अतिरिक्त कार्यों को जोड़ा जा सकता है। तो, क्लर्क, तकनीकी सचिव, सैन्य या वैज्ञानिक सचिव के निर्देशों में समान बुनियादी सचिवीय कार्य होंगे, लेकिन विशेष कर्तव्यों में भिन्न होंगे जिन्हें दस्तावेज़ में इंगित करने की आवश्यकता होगी।

शास्त्रीय अर्थ में, सचिव के मुख्य एकीकृत कर्तव्यों में निम्नलिखित कार्य शामिल हैं:

• प्रमुख की प्रशासनिक गतिविधियों को प्रदान करता है;
• कॉल और ई-मेल सहित व्यावसायिक पत्राचार करता है;
• पत्राचार स्वीकार करता है और पुनर्वितरित करता है, प्राप्त पत्रों को तैयार करता है और प्रतिक्रिया भेजता है;
• प्रमुख के लिए आवश्यक जानकारी एकत्र और संसाधित करता है, कार्यालय का काम प्रदान करता है;
• हस्ताक्षर और परिचित के लिए प्रबंधन को आगे स्थानांतरण के लिए कर्मचारियों से दस्तावेज़ स्वीकार करता है;
• बैठकें, बैठकें और सम्मेलन तैयार करता है, उनके कार्यवृत्त रखता है;
• कार्यालय के सुचारू कामकाज को सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक स्टेशनरी और अन्य उत्पादों की खरीद;
• कर्मचारियों और आगंतुकों के स्वागत के लिए संगठनात्मक समस्याओं को हल करता है;
• धारित पद से संबंधित अन्य कार्य करता है।

अतिरिक्त जिम्मेदारियों में शामिल हो सकते हैं:

• निर्देशों और आदेशों के कार्यान्वयन की निगरानी करना;
• प्रलेखन की स्कैनिंग और प्रतिलिपि बनाना;
• रद्दीकरण या पुनर्निर्धारण;
• टिकट और होटल के कमरे बुकिंग;
• यात्रा व्यय पर रिपोर्ट तैयार करना;
• मेहमानों के लिए पेय और व्यवहार तैयार करना।

काम पर एक सचिव को अलग-अलग लोगों के साथ अक्सर और बहुत कुछ संवाद करना पड़ता है, इसलिए एक अच्छे विशेषज्ञ को निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए:

• साफ-सफाई;
• शुद्धता;
• सद्भावना;
• भाषण की संस्कृति;
• सामाजिकता;
• कोई बुरी आदत नहीं।

चूंकि सचिव कंपनी का "चेहरा" है, एक अभिन्न मानदंड कर्मचारी की सुखद उपस्थिति है। यहां यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि हम शैली और स्वाद की भावना के बारे में बात कर रहे हैं, न कि एक मॉडल उपस्थिति के बारे में। महिलाएं अक्सर सचिव बन जाती हैं, क्योंकि ऐसा माना जाता है कि वे अधिक लचीली, तनाव-प्रतिरोधी और कार्यालय में एक आरामदायक माहौल बनाने में सक्षम हैं।

सचिवीय कार्य की विशिष्टता व्यवसाय के संचालन में प्रमुख की नियमित सहायता में निहित है। इस कारण से, निम्नलिखित पेशेवर गुण अत्यंत महत्वपूर्ण हैं:

• एक ज़िम्मेदारी;
• समय की पाबंदी;
• सावधानी;
• प्रदर्शन;
• सीखने की क्षमता;
• संगठन।

सचिव के रूप में नौकरी पाने के लिए, आपको अक्सर उच्च शिक्षा की आवश्यकता नहीं होती है, पूर्ण किए गए विशेष पाठ्यक्रम काफी उपयुक्त होते हैं। मनोविज्ञान, स्पीड रीडिंग और शॉर्टहैंड के क्षेत्र में अर्जित ज्ञान उपयोगी होगा। एक सचिव के पेशे का बुनियादी ज्ञान विशेष कॉलेजों में प्राप्त किया जा सकता है। ऐसा प्रशिक्षण उन लोगों के लिए उपलब्ध है जिन्होंने स्कूल की 9वीं या 11वीं कक्षा पूरी कर ली है, और उपलब्ध माध्यमिक शिक्षा के आधार पर 1-3 साल लगेंगे।

यदि चुनाव एक प्रतिष्ठित कंपनी पर पड़ता है, तो एक विशेष शिक्षा प्राप्त करना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, रूसी संघ के विदेश मामलों के मंत्रालय का एक प्रशिक्षण केंद्र है जो सचिवों को प्रशिक्षित करता है। केंद्र छात्रों को कंप्यूटर साक्षरता, कार्यालय के काम की मूल बातें, व्यावसायिक नैतिकता और शिष्टाचार, और अंग्रेजी सिखाता है। चूंकि घरेलू विश्वविद्यालय सचिवीय प्रशिक्षण प्रदान नहीं करते हैं, इसलिए भाषाशास्त्र, संचार, मनोविज्ञान और इसी तरह के अन्य क्षेत्रों में डिप्लोमा वाले उम्मीदवारों को एक फायदा होता है। कुछ कंपनियां उन उम्मीदवारों के लिए प्रशिक्षण प्रदान करती हैं जिन्हें वे किराए पर लेना चाहते हैं।

आप एक प्रतिष्ठित संगठन में, एक छोटे व्यवसाय में, और एक सरकारी एजेंसी, जैसे स्कूल या विश्वविद्यालय में सचिव के रूप में काम कर सकते हैं। आज लगभग हर नेता को सचिवों या सहायकों की आवश्यकता होती है। सचिव की स्थिति विभिन्न मिथकों में घिरी हुई है - कुछ इस पेशे से एक दिलचस्प कैरियर की शुरुआत के बारे में बात करते हैं, जबकि अन्य का तर्क है कि पदोन्नति प्राप्त करना व्यावहारिक रूप से असंभव है।

वास्तव में, करियर की उन्नति काफी हद तक व्यक्तिगत गुणों पर निर्भर करती है। पहल और कड़ी मेहनत आपको कंपनी के भीतर एक उच्च पद पर जाने में मदद करेगी, उदाहरण के लिए, पहले एक सहायक प्रबंधक के रूप में, और फिर एक प्रबंधक बनें। कंपनी में आगे का विकास स्वयं विशेषज्ञ के हाथों में होगा।

करियर की शुरुआत में, उच्च वेतन पर भरोसा करना मुश्किल है। अनुभव के बिना श्रमिकों के लिए, नियोक्ता आमतौर पर 15,000-20,000 रूबल का वेतन प्रदान करते हैं। निवास के क्षेत्र के आधार पर। बड़े शहरों में, मजदूरी आमतौर पर अधिक होती है। एक अनुभवी कर्मचारी का औसत वेतन 30,000-45,000 रूबल है। रूस भर में। उच्च योग्य विशेषज्ञ, उदाहरण के लिए, प्रबंधकों और संदर्भों के व्यक्तिगत सहायक, 60,000-80,000 रूबल कमाते हैं।