व्यावसायिक बातचीत के प्रकार

आपको यह जानने की जरूरत है कि व्यावसायिक बातचीत को ठीक से कैसे किया जाए। यह संक्षिप्त और सूचनात्मक होना चाहिए। एक व्यावसायिक बातचीत के दौरान, आगे सहयोग, रोजगार जैसे मुद्दों पर मुख्य रूप से विचार किया जाता है, साथ ही साथ कई तरह के लेन-देन भी किए जाते हैं।

सबसे पहले, एक व्यावसायिक बातचीत उन लोगों की एक जोड़ी के बीच एक मौखिक संपर्क है जो एक व्यावसायिक संबंध को समाप्त करने, मजबूत करने या पूरा करने का इरादा रखते हैं। दूसरे, इसका तात्पर्य उन वार्ताकारों के बीच मौखिक संचार से है जिनके पास काम के मुद्दों, व्यावसायिक समस्याओं को हल करने का अधिकार है। तीसरा, बातचीत की मदद से, परिणाम सबसे जल्दी प्राप्त होता है।

एक व्यावसायिक वार्तालाप एक प्रकार का मौखिक संचार है, और संचार के अन्य तरीकों के विपरीत, जैसे कि बैठक, व्यावसायिक पत्राचार, टेलीफोन वार्तालाप, इसके कई फायदे हैं:

• एक व्यावसायिक वार्तालाप आपको वार्ताकार या इसमें भाग लेने वाले लोगों के समूह पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है, जिसका अर्थ है कि यह व्यक्तिगत रूप से उन्मुख है।
• प्रत्यक्ष संचार दोनों पक्षों के लिए एक आरामदायक वातावरण में होता है, इससे समस्याओं के समाधान के लिए तेजी से खोज होती है।
• साथ ही, एक शांत वातावरण मजबूत व्यक्तिगत संबंध स्थापित करने के लिए अधिक अनुकूल परिस्थितियों का निर्माण करता है, जो काम के दौरान पार्टियों के बीच आसान संचार की ओर जाता है।
• विषय वस्तु के प्रति अधिक लचीले दृष्टिकोण के लिए एक अच्छा अवसर।
• खर्च किए गए समय को कम करना, क्योंकि वार्ताकार तुरंत बयानों पर प्रतिक्रिया करता है, यह लक्ष्यों की त्वरित उपलब्धि में योगदान देता है।
• व्यक्तिगत रूप से वार्ताकार को अपने अधिकार और मांग की स्थिति की वैधता के बारे में समझाना बहुत आसान है, जिससे आपके लिए अधिक लाभप्रद प्रस्ताव की स्वीकृति हो जाएगी।
• दूसरी ओर से टिप्पणियों और आकलनों पर विचार करने के कारण मुखिया की क्षमता का स्तर लगातार बढ़ रहा है।

वार्तालाप आयोजित करके किए जाने वाले कार्य बहुत विविध हैं।

एक व्यावसायिक बातचीत में बातचीत के लिए कई महत्वपूर्ण कार्य होते हैं। इनमें शामिल होना चाहिए:

• एक क्षेत्र के कर्मचारी तत्काल मुद्दों पर चर्चा कर सकते हैं और उनका समाधान ढूंढ सकते हैं;
• एक ही कमरे में होने के कारण, साझेदार समाधान के लिए एक संयुक्त खोज करते हैं, और लक्ष्य की ओर बढ़ने के लिए विभिन्न विचारों पर भी विचार किया जाता है;
• व्यापार के लिए लाभदायक सौदों को समाप्त करने की उच्च संभावना;
• वर्तमान व्यावसायिक गतिविधियों का समन्वय है, जो प्रदर्शन किए गए कार्यों के गुणवत्ता नियंत्रण की ओर जाता है;
• पत्राचार के दौरान बातचीत के दौरान उचित स्तर पर व्यावसायिक संपर्क बनाए रखना आसान होता है;
• कर्मचारियों को व्यवसाय में सक्रिय भागीदारी के लिए प्रेरक विचारों से प्रेरित किया जाता है।

व्यावसायिक साक्षात्कार तीन अलग-अलग स्थितियों में आयोजित किए जा सकते हैं: एक नए कर्मचारी को काम पर रखना, बर्खास्तगी, या एक बातचीत जो अनुशासनात्मक उल्लंघन के संबंध में शिक्षाप्रद है।

एक नौकरी के लिए साक्षात्कार प्रश्नोत्तर प्रारूप में होता है, जो एक साक्षात्कार आयोजित करने जैसा है। मुख्य बात यह है कि अपने पेशेवर गुणों की पहचान करने के लिए आने वाले कर्मचारी के बारे में विश्वसनीय जानकारी प्राप्त करना।

नौकरी के लिए आवेदन करते समय बातचीत के मुख्य कार्य:

• एक व्यक्ति नौकरी की तलाश क्यों कर रहा है इसका कारण पता करें;
• आवश्यक कार्य क्षेत्र में उसकी क्षमता का निर्धारण;
• उसकी ताकत और कमजोरियों की पहचान करें, मुख्य चरित्र लक्षण, शायद, स्वभाव की विशेषताएं;
• उन उपलब्धियों के बारे में जानें जो कर्मचारी ने अतीत में हासिल की हैं;
• पूछें कि वह किस वेतन की अपेक्षा करता है;
• निर्धारित करें कि वह अपने वरिष्ठों से क्या निर्देशों की अपेक्षा करता है;
• निर्धारित करें कि कौन से बॉस उसके लिए अच्छे और प्रभावी हैं।

किसी कर्मचारी को काम से बर्खास्त करने पर बातचीत को दो प्रकारों में बांटा गया है: अपनी मर्जी से बर्खास्तगी और दबाव में (कर्मचारियों की कटौती आदि के कारण)।

पहले प्रकार की बातचीत करते समय, आपको यह करना होगा:

1. किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी का सही कारण पता करें।
2. निर्धारित करें कि उसे किसने प्रेरित किया, इस तरह के निर्णय के कारण क्या हुआ (शायद उत्पादन प्रक्रिया से असंतोष या प्रबंधक की ओर से असावधानी, सहकर्मियों के प्रति नाराजगी)।
3. पता करें कि उसे काम में क्या पसंद नहीं आया और इसके विपरीत। तीसरा चरण सबसे अधिक जानकारीपूर्ण है।

इस तरह की बातचीत की आवश्यकता अधिकारियों के मुख्य कार्य में निहित है - प्रबंधन गतिविधियों में त्रुटियों को ठीक करने का ध्यान रखना और उत्पादन के हर स्तर पर इसकी निगरानी करना।

एक कर्मचारी के साथ बातचीत जिसे निकाल दिया जाना है, को विशेष विदेशी साहित्य में "विदाई वार्तालाप" कहा गया है। यह दूसरी तरफ जाता है:

1. बातचीत को सप्ताहांत या छुट्टियों से पहले कभी निर्धारित नहीं किया जाता है, क्योंकि यह मूड खराब कर सकता है और न केवल स्वयं कर्मचारी, बल्कि उसके परिवार और प्रियजनों को भी प्रभावित कर सकता है।
2. बातचीत कर्मचारी के कार्यस्थल पर नहीं होती है, साथ ही उस कमरे में जहां बड़ी संख्या में लोग काम करते हैं, यह अधीनस्थ पर एक बड़ा भावनात्मक बोझ डालता है, जिससे कुछ परिणाम हो सकते हैं।
3. बातचीत 20 मिनट तक चलती है, क्योंकि जिस कर्मचारी ने प्रतिकूल समाचार सुना है, वह भावनात्मक रूप से यह सुनने के लिए तैयार नहीं है कि वे क्या कह रहे हैं और उन विभिन्न तथ्यों के बारे में सोचते हैं जिन्हें प्रबंधक बताने की कोशिश कर रहा है, एक स्थिति में प्रवेश करें।
4. अधिकारियों को प्रस्तुति में सटीक और सही होना चाहिए, अन्यथा कर्मचारी बोले गए शब्दों की वैधता के बारे में संदेह से आगे निकल सकता है, जिससे विवाद और निर्णयों के खिलाफ अपील होगी। खासकर भावुक लोग मौके पर ही फूट-फूट कर रो सकते हैं।

विदेशी अभ्यास में, उन लोगों के लिए एक विशेष "पुनर्वास कार्यक्रम" होता है जिन्हें बंद कर दिया जाता है।व्यवहार में, अधिकारी दूसरे उद्यम में रिक्तियों की तलाश कर रहे हैं ताकि कर्मचारी अपनी ताकत से निराश होकर हार न माने। एक राय यह भी है कि सहकर्मियों और घर के सदस्यों की नजर में बर्खास्त व्यक्ति के अधिकार के स्तर को बनाए रखने के लिए यह कार्यक्रम उपयोगी है।

बदले में, किसी भी नियम के उल्लंघन के मामले में अनुशासनात्मक बातचीत होती है। उन्हें अधिकारियों द्वारा कर्मचारी के काम का एक महत्वपूर्ण मूल्यांकन की आवश्यकता होती है। इसलिए, ऐसी बातचीत की आवश्यकता है:

1. प्रबंधक गलत स्थितियों से बचने के लिए कर्मचारी और उसकी स्थिति के बारे में सभी आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए बाध्य है। कर्मचारी की विशेषताएं यथासंभव सटीक और व्यापक होनी चाहिए।
2. सूचना क्रमिक क्रम में आनी चाहिए, क्योंकि एक अच्छी तरह से संरचित बातचीत अधीनस्थ की ओर से समस्या की बेहतर समझ की ओर ले जाती है।
3. एक ही नियम है: आप अपराधी के व्यक्तित्व की आलोचना नहीं कर सकते, केवल गलत तरीके से पूर्ण किए गए कार्य पर ध्यान दिया जाता है। यह परिभाषा हमेशा लागू होनी चाहिए।

मुख्य उपकरण प्रश्न पूछने की क्षमता है। प्रभावी मौखिक संचार के लिए नियमों के मूल सेट का पालन करना हमेशा उचित होता है:

• एक अच्छा परिणाम प्राप्त करने और अनावश्यक संचार के लिए समय कम करने के लिए आपको प्रदान किए गए वार्ताकार के साथ सही ढंग से और स्पष्ट रूप से संपर्क स्थापित करना आवश्यक है।
• यह ध्यान रखना आवश्यक है कि वह क्या कार्य करता है, अपनी आधिकारिक शक्तियों का निर्धारण करता है, कार्य क्षेत्र की सीमाओं के बारे में प्रश्न पूछता है ताकि यह पता चल सके कि कर्मचारी वास्तव में किसके लिए जिम्मेदार है।
• जीवन का अनुभव और कार्य अनुभव, साथ ही कार्य क्षेत्र के बाहर उसकी रुचियों, उसकी सोच की प्रक्रिया को हमेशा ध्यान में रखा जाना चाहिए। प्रत्येक व्यक्ति व्यक्तिगत है, जिसका अर्थ है कि प्रत्येक को अपने दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है। घिसे-पिटे वाक्यांशों का तरीका यहां काम नहीं करेगा, आपको हमेशा सोचने की जरूरत है।
• आपको कार्यकर्ता के साथ सम्मान के साथ व्यवहार करना चाहिए, उसके संभावित भाषण दोषों या बाहरी कमियों पर ध्यान नहीं देना चाहिए।
• एक व्यावसायिक बातचीत का मुख्य लक्ष्य सूचना देने की प्रक्रिया है, इसे एक योजना के अनुसार स्पष्ट रूप से व्यवस्थित किया जाना चाहिए, अपने विचारों को सामने रखने से डरो मत, वार्ताकार के तर्कों का खंडन करें, सही तर्क का चयन करें, अपने बयानों को सटीक रूप से तैयार करें, और पानी मत डालो। याद रखें: निर्णय हमेशा चर्चा के बाद होता है।

• यदि आप उत्पन्न होने वाली समस्या की प्रकृति को बेहतर ढंग से समझने का प्रयास करते हैं, तो आप "आसपास और आसपास" लंबी और अनावश्यक बातचीत से बच सकते हैं, इससे आपको व्यावसायिक बातचीत की प्रक्रिया में भाग लेने वाले व्यक्ति या लोगों के समूह को अधिक मजबूती से प्रभावित करने में मदद मिलेगी। .
• समस्या की सही प्रस्तुति और सूत्रीकरण आपको उन आकलनों तक ले जाएगा जो वार्ताकार को समस्या के प्रति अपना दृष्टिकोण व्यक्त करने के लिए प्रेरित कर सकते हैं, या उसे समाधान खोजने के लिए प्रेरित कर सकते हैं, उसे मुक्त कर सकते हैं और उसे एक विचार के साथ ला सकते हैं। वर्गीकरण स्पष्ट होना चाहिए।
• अपने प्रतिद्वंद्वी को बेहतर ढंग से समझने के लिए संवाद का सही संगठन आपको गतिरोध या स्थितियों से बचने में मदद करेगा जो क्रोध, परेशान, परेशान कर सकते हैं। यह बातचीत के सर्वोत्तम माहौल को बनाए रखने में मदद करेगा और बाद में एक सुखद प्रभाव छोड़ेगा।

यह स्पष्ट है कि बातचीत की तैयारी के नियम भिन्न हो सकते हैं, और उनमें से किसी को भी अचूक नहीं कहा जा सकता है। यह सब वर्तमान स्थिति पर निर्भर करता है। हालांकि, निम्नलिखित तैयारी विकल्पों को इंगित करना उपयोगी होगा:

• आरंभ करने के लिए, इसमें एक साक्षात्कार योजना तैयार करना शामिल है;
• फिर प्रमुख मुद्दे में क्षमता बढ़ाने के लिए प्राप्त सामग्री का संग्रह और प्रसंस्करण;
• आपको हमेशा उपलब्ध जानकारी को संपादित करने का अधिकार है, इसके लिए व्यावसायिक बातचीत का आविष्कार किया गया था।

साक्षात्कार के लिए सही स्थान का चयन निश्चित रूप से साक्षात्कार के परिणाम को प्रभावित कर सकता है। कई दृष्टिकोण हैं जो स्थिति के आधार पर भिन्न होते हैं। एक व्यक्ति जो आपकी फर्म का कर्मचारी नहीं है, उसे कार्यालय भवन के बाहर साक्षात्कार के लिए आमंत्रित किया जा सकता है।

एक अन्य उदाहरण साक्षात्कार प्रबंधक के कार्यालय में एक बैठक है, जिसे आमतौर पर विशेष कक्ष के रूप में जाना जाता है। यह आपकी जरूरत की हर चीज से लैस होना चाहिए। आपके और आपके वार्ताकार के आस-पास का वातावरण यथासंभव आरामदायक होना चाहिए, मुख्य कारक शांति है।

सभी फोन बंद कर दें। सहयोगियों, सचिव को आगामी बैठक के बारे में चेतावनी दें, क्योंकि अजनबी, अतिरिक्त फोन कॉल बस कष्टप्रद हैं, यह कार्य की उपलब्धि में हस्तक्षेप कर सकता है, बस प्रक्रिया में हस्तक्षेप कर सकता है।

कई "डिफ़ॉल्ट" नियम हैं जो स्पष्ट रूप से, लेकिन व्यावसायिक बातचीत के परिणाम को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकते हैं।लागू तकनीकें अक्सर सकारात्मक परिणाम देती हैं। बातचीत के दौरान भागीदारों के व्यवहार के बुनियादी मॉडल को लागू करना आवश्यक है। व्यावसायिक संचार के संरचनात्मक सिद्धांत भी आपको करियर की सीढ़ी पर चढ़ने में मदद करेंगे।

कार्यस्थल पर कर्मचारियों के साथ मिलना जरूरी नहीं है। बैठक की जगह को एक रेस्तरां, एक कैफे, एक क्लब और यहां तक ​​कि एक घर के रूप में नामित किया जा सकता है। पीछा करने का लक्ष्य आराम है। यह आराम है जो सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने में मदद करता है। लेकिन आप बहुत दूर नहीं जा सकते हैं, अगर स्थिति "अंतरंग" जैसी है, तो इससे विपरीत परिणाम हो सकते हैं।

जिस समय आप व्यावसायिक बातचीत करने का निर्णय लेते हैं वह एक बहुत ही महत्वपूर्ण बिंदु है। बस इस बिंदु के बारे में सोचते हुए, आपको एक नियुक्ति करनी चाहिए। यदि आप पहल को अपने पक्ष में बदलना चाहते हैं, तो यह आपकी मदद करेगा और आपके हाथों में खेलेगा, और इस तरह से स्थिति को नियंत्रित करना आसान हो जाएगा।

एक बार जब आप स्थान और समय तय कर लेते हैं, तो आपको अपने आप को कुछ ऐसे लक्ष्य निर्धारित करने होंगे जिन्हें आप प्राप्त करने जा रहे हैं या प्राप्त करना चाहते हैं, फिर एक रणनीति विकसित करें जिसका पालन आप इसे प्राप्त करने के लिए करेंगे, और फिर बातचीत की संरचना तैयार करेंगे। प्रतिभागियों के स्थान को ध्यान में रखना भी महत्वपूर्ण है। मुख्य तकनीक यह है कि आपको वार्ताकार को सीधे और उसी स्तर पर देखना चाहिए।

तथ्य जो एक व्यावसायिक बातचीत की सफलता में योगदान करते हैं। सबसे पहले, इसमें व्यावसायिकता शामिल होनी चाहिए, आखिरकार, यह चुने हुए क्षेत्र में क्षमता और समस्या की एक स्पष्ट दृष्टि है जो आपको आसानी से और जल्दी से कार्यों का सामना करने और आवश्यक लक्ष्य प्राप्त करने में मदद करेगी।

• परिणाम पर निरंतर ध्यान देने से आपका फायदा होगा, लक्ष्य की सीधी खोज ही उसकी उपलब्धि की ओर ले जाती है, यदि आप सोफे पर लेटना जारी रखते हैं तो कुछ भी नहीं बदलेगा।
• लय, योजना का स्पष्ट रूप से पालन करने के लिए कार्यों का स्पष्ट रूप से वर्णन करना और लक्ष्य निर्धारित करना आवश्यक है।
• तर्क की संतृप्ति यह धारणा बनाएगी कि आप सबसे अधिक रुचि रखने वाले व्यक्ति हैं, और आपको "पाई" मिल जाएगी।
• लेकिन हमें सूचना प्रसारित करने की रूपरेखा के बारे में नहीं भूलना चाहिए, हालांकि थोड़ा हास्य अभी भी उपयुक्त होगा।
• यदि बातचीत तुरंत सुचारू रूप से नहीं चलती है, तो आपको डरना नहीं चाहिए, अक्सर विफलता का कारण न केवल आप में होता है, बल्कि आपके वार्ताकार के मूड में भी होता है।
• आप जानकारी कैसे प्रस्तुत करते हैं यह बहुत महत्वपूर्ण है। आपको हमेशा सही शब्दों का चयन करना होता है। तर्क मजबूत होने चाहिए। अच्छा मूड। वाणी में आत्मविश्वास है।

• बातचीत में वाद-विवाद और अनावश्यक तनाव से बचना चाहिए। आरंभ करने के लिए, शांति से स्थिति का आकलन करें, स्पष्ट प्रश्नों की सहायता से बातचीत को सही दिशा में निर्देशित करने का प्रयास करें। आपको लक्ष्य के नाम पर आत्म-संदेह या रक्षाहीनता नहीं दिखानी चाहिए - वार्ताकार को समझाने या समझाने के लिए।
• निर्णयों की अनियंत्रित स्पष्टता बातचीत के सार को नष्ट कर देगी, इसे नहीं भूलना चाहिए। लोग अक्सर सहमत नहीं हो सकते, क्योंकि "कितने लोग - इतने सारे विचार।" एक समझौते की तलाश करें, बकाया मुद्दों और समस्याओं को हल करने का यह हमेशा सबसे अच्छा तरीका रहा है।
• यदि आपको सामने रखी गई आपत्तियों का उत्तर देना है, तो पहले समय प्राप्त करने का प्रयास करें और वार्ताकार को स्वतंत्र रूप से अपने स्वयं के प्रश्नों का उत्तर देने की अनुमति दें, और संभवतः उनका खंडन करें।
• इसके लिए, समस्या की अप्रत्यक्ष अस्वीकृति, कई आपत्तियों को सुनना उपयुक्त है, मुख्य बात को पकड़ने के लिए, शांत स्वर में बात करना जारी रखना आवश्यक है, और उत्तर की प्रतीक्षा नहीं करने पर शब्दों को नरम किया जाना चाहिए;
• व्यक्तिगत पूर्वाग्रह और निर्णय आपकी मदद नहीं करेंगे;

• किसी निष्कर्ष पर जल्दी नहीं पहुंचना चाहिए, क्योंकि तथ्य और राय में अंतर होता है;
• ऐसे मामलों में जहां वार्ताकार आपको एक उज्ज्वल दंभ के साथ "परेशान" करने की कोशिश कर रहा है और बहस करने की कोशिश करता है, आपको "प्रतीक्षा" की स्थिति लेनी चाहिए और तब तक प्रतीक्षा करनी चाहिए जब तक कि वह खुद एक ठहराव पर न आ जाए;
• मत भूलो: निर्णय हमेशा चर्चा का पालन करना चाहिए, अन्यथा, वार्ताकार आपकी आलोचना कर सकता है, या हर उस चीज से सहमत हो सकता है जो अच्छे परिणाम की ओर नहीं ले जाएगी।

एक अच्छी तरह से संरचित बातचीत आपका वफादार सहायक है। ऐसा करने के लिए, आपको पहले से बातचीत की तैयारी करने की जरूरत है, बैठक का स्थान और समय निर्धारित करें, वार्ताकार के संपर्क में सही प्रविष्टि तैयार करें, समस्या का सही विवरण तैयार करें, सही तर्क चुनें या वार्ताकार के तर्कों का खंडन करें, वैकल्पिक निकास विकल्पों का विश्लेषण करें, सर्वोत्तम समाधान चुनें, समझौते को ठीक करें, अलविदा कहें।

बातचीत के अंत में, आपको अपनी संचार रणनीति, साथ ही बातचीत के परिणाम का विश्लेषण करना चाहिए।

कर्मचारियों को काम पर रखने के लिए प्रबंधक से कुछ प्रयासों, ज्ञान और अनुभव की आवश्यकता होती है। एक साक्षात्कार में व्यावसायिक बातचीत आयोजित करने की पेचीदगियों के बारे में और जानें।