फोन द्वारा व्यापार संचार की सूक्ष्मता

व्यापार संचार की कला बातचीत का एक महत्वपूर्ण पहलू है और कई वर्षों से इसकी प्रासंगिकता नहीं खोई है। टेलीफोन के माध्यम से व्यापार संचार की तीव्रता साल दर साल बढ़ रही है। और मोबाइल संचार के विकास के साथ, यह संचार के मुख्य तरीकों में से एक बन जाता है। टेलीफोन पर बातचीत के कौशल में महारत हासिल करने के लिए, व्यावसायिक संचार की सूक्ष्मताओं और नियमों को जानना महत्वपूर्ण है।

आधुनिक दुनिया में टेलीफोन एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, क्योंकि इसकी मदद से हम रिश्तेदारों, दोस्तों, सहकर्मियों, प्रबंधन और व्यापार भागीदारों के साथ संवाद करते हैं।

इसलिए, लोगों के एक निश्चित समूह के साथ बातचीत के दौरान, एक व्यक्ति संचार की एक उपयुक्त विधि का उपयोग करता है और, उदाहरण के लिए, अपने बॉस के साथ कभी भी एक करीबी दोस्त के साथ संवाद नहीं करेगा। इस स्थिति में, अधिक औपचारिक प्रकार के संचार का उपयोग किया जाता है।

व्यावसायिक शिष्टाचार का उपयोग उन कर्मचारियों द्वारा भी किया जाना चाहिए जो जनसंख्या का समाजशास्त्रीय सर्वेक्षण करते हैं, ग्राहकों से कॉल प्राप्त करते हैं या फोन पर बातचीत करते हैं। अक्सर यह सफल टेलीफोन वार्तालाप होते हैं जो अच्छे व्यावसायिक संबंधों की कुंजी बन जाते हैं। और यहां तक ​​कि कंपनी की छवि पूरी तरह से कर्मचारियों की फोन पर सक्षम संवाद करने की क्षमता पर निर्भर हो सकती है।

आजकल, अधिकांश कॉल मोबाइल उपकरणों के माध्यम से की जाती हैं। इस संचार उपकरण का उपयोग करते हुए, आपको कुछ नियमों का पालन करना चाहिए।

• अपने फोन को हमेशा बंद कर दें या किसी क्लाइंट के साथ बिजनेस मीटिंग में, सिनेमा में, सेमिनार में वाइब्रेट करने के लिए इसे सेट करें।
• लैंडलाइन फोन की तुलना में मोबाइल डिवाइस ध्वनि के प्रति अधिक संवेदनशील होता है। इसलिए, ऐसी स्थिति में, जब सार्वजनिक स्थान पर, बिना बाहरी हस्तक्षेप के व्यक्तिगत बातचीत करना आवश्यक हो, तो आप बस चुपचाप बोल सकते हैं, और वार्ताकार निश्चित रूप से आपकी बात सुनेगा।

• अपने फोन पर बहुत जोर से रिंगर न लगाएं। वह अपने आसपास के लोगों को डरा सकता है।
• संक्षिप्त होने का प्रयास करें। तीसरे पक्ष की उपस्थिति में, बातचीत 30 सेकंड से अधिक नहीं होनी चाहिए, अन्यथा व्यक्ति के सामने असभ्य दिखने का जोखिम होता है। इस घटना में कि टेलीफोन पर बातचीत के अच्छे कारण हैं, उदाहरण के लिए, किसी रिश्तेदार की बीमारी या कोई बड़ा लेन-देन, तो उपस्थित लोगों को स्थिति के बारे में सूचित किया जाना चाहिए।
• बिजनेस लंच के दौरान फोन पर बातचीत से बचें। यदि कॉल का उत्तर देने की तत्काल आवश्यकता है, तो आपको टेबल छोड़कर कम भीड़-भाड़ वाली जगह पर बात करनी चाहिए।

कंपनी के प्रभावी संचालन के लिए टेलीफोन संचार में नैतिक मानक महत्वपूर्ण हैं। टेलीफोन पर बातचीत की संस्कृति एक विशेष प्रकार का व्यावसायिक संचार है। शिष्टाचार के नियमों को जानने से व्यावसायिक संबंधों को मजबूत करने और संगठन की लाभप्रदता बढ़ाने में मदद मिलेगी।

• जिस व्यक्ति के साथ टेलीफोन पर बातचीत होनी है, उसका अभिवादन करना आवश्यक है।इसके लिए सबसे उपयुक्त दिन के समय से संबंधित वाक्यांश हैं ("सुप्रभात", "शुभ दोपहर" या "शुभ संध्या")।
• एक व्यावसायिक टेलीफोन वार्तालाप के दौरान, अपने स्वयं के स्वर की निगरानी करना महत्वपूर्ण है। वार्ताकार को अलग नहीं करने के लिए, आपको अनावश्यक भावनाओं से बचने के लिए विनम्रता और शांति से बोलने की जरूरत है।

• अभिवादन के बाद, अपना परिचय देने और अपना नाम, पद और संगठन देने की सिफारिश की जाती है।
• यदि आप किसी व्यक्ति को बुलाते हैं, तो आपको हमेशा स्पष्ट करना चाहिए कि क्या इस समय बात करना उसके लिए सुविधाजनक है।
• नैतिक मानकों के अनुसार, आपको दूसरी या तीसरी रिंग के बाद फोन उठाना होगा।
• बातचीत के दौरान धूम्रपान, खाना-पीना न करें।
• यदि कॉलर संगठन के किसी अन्य कर्मचारी में रुचि रखता है, तो बातचीत को उसे अग्रेषित किया जाना चाहिए या प्रतीक्षा समारोह चालू होना चाहिए।
• ऐसी स्थिति में जहां आपके पास गलत नंबर है, आपको अनावश्यक प्रश्न पूछे बिना वार्ताकार से माफी मांगने और तुरंत अलविदा कहने की जरूरत है।
• कभी भी सुबह जल्दी, लंच ब्रेक के दौरान या कार्य दिवस समाप्त होने से पहले फोन न करें।
• प्रबंधक के बजाय सचिव या सहायक कॉल कर सकते हैं या उनका जवाब दे सकते हैं।

• आप किसी पार्टनर या क्लाइंट को पर्सनल नंबर पर तभी कॉल कर सकते हैं, जब उसने खुद आपको अपने कॉन्टैक्ट्स दिए हों। लेकिन सप्ताहांत और छुट्टियों पर इस तरह की कॉल प्रतिबंधित हैं।
• कई बार खराब संचार के कारण बातचीत बाधित हो जाती है। ऐसे में सबसे पहले कॉल करने वाले को वापस कॉल करना चाहिए।
• बातचीत को बाहर मत खींचो। एक लंबी बातचीत वार्ताकार को बोर कर सकती है और नाराजगी का कारण बन सकती है। यदि संचार में देरी हो रही है, और बातचीत का लक्ष्य प्राप्त नहीं हुआ है, तो आप अगले दिन ग्राहक को वापस बुला सकते हैं या व्यक्तिगत बैठक की व्यवस्था कर सकते हैं।
• बातचीत के अंत के बाद, वार्ताकार को धन्यवाद देने और विनम्रता से उसे अलविदा कहने की सिफारिश की जाती है, यह पूछने के बाद कि क्या उसके कोई प्रश्न हैं। यह सरल क्रिया बातचीत को पूरा करेगी और आगे सहयोग को प्रोत्साहित करेगी।

आपको टेलीफोन पर बातचीत के लिए सावधानीपूर्वक तैयारी करनी चाहिए और कई विशिष्ट कार्य करने चाहिए। आइए मुख्य बिंदुओं पर करीब से नज़र डालें।

• बातचीत की स्पष्ट योजना तैयार करने के बाद ही वार्ताकार को बुलाना उचित है। मामूली विवरणों को खत्म करने के लिए, आप ग्राफिक या योजनाबद्ध रेखाचित्र बना सकते हैं।
• बातचीत की प्रक्रिया के दौरान पूछे जाने वाले महत्वपूर्ण प्रश्नों को लिख लें जिन्हें आपको याद रखने की आवश्यकता होगी।
• संचार की प्रक्रिया में आवश्यक दस्तावेज तैयार करें (पत्राचार, रिपोर्ट, अनुबंध)।

• वार्ताकार से कॉल करने के लिए सुविधाजनक समय सीमा का अग्रिम पता लगा लें।
• प्राप्त जानकारी को रिकॉर्ड करने के लिए एक नोटबुक या डायरी तैयार करें।
• उन लोगों की सामान्य सूची का पता लगाएं जो बातचीत में भाग लेंगे ताकि उन्हें नाम और मध्य नाम से संबोधित किया जा सके।
• डायल करने से पहले, सकारात्मक तरीके से ट्यून करने का प्रयास करें, फिर आपकी भावनात्मक स्थिति, निश्चित रूप से, वार्ताकार के स्थान का कारण बनेगी।
• टेलीफोन पर बातचीत करते समय, कार्यालय में संचार की सुरक्षा पर विचार करें, क्योंकि मूल्यवान जानकारी प्रतिस्पर्धियों के हाथों में पड़ सकती है।

ऐसे बिंदु भी हैं जिन्हें बाहर रखा जाना चाहिए और आगामी टेलीफोन वार्तालाप में अनुमति नहीं दी जानी चाहिए।

• किसी अपरिचित या यादृच्छिक व्यक्ति के साथ व्यावसायिक मामलों पर चर्चा करने की आवश्यकता नहीं है। व्यक्तिगत रूप से नियुक्ति करना बेहतर है।
• किसी ऐसे व्यक्ति से निर्णय की मांग करने की अनुशंसा नहीं की जाती है जिसके पास ऐसा करने का अधिकार नहीं है या जो अन्यथा मानता है।फोन के जरिए वह सहमति दे सकते हैं, हालांकि वह इस फैसले का विरोध करेंगे।
• यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि वार्ताकार आपसे सहमत है और मदद करना चाहता है, तो आपको अनुरोध नहीं करना चाहिए।

व्यावसायिक संचार में टेलीफोन की भूमिका दुगनी है। बहुत बार, यह दिन के दौरान किए गए अत्यावश्यक कार्यों से ध्यान भटकाता है, लेकिन साथ ही कई कार्यों के समाधान को गति देता है। इसलिए टेलीफोन पर बातचीत के सिद्धांतों को सीखना आवश्यक है, जो इसके अधिक कुशल उपयोग में योगदान करते हैं।

उन कर्मचारियों के लिए व्यावसायिक संचार की तकनीक में महारत हासिल करना बहुत महत्वपूर्ण है, जिनका विशिष्ट कार्य संभावित ग्राहकों के साथ टेलीफोन पर बातचीत है। कई कंपनियां उसे एक वास्तविक ग्राहक बनाने के लिए पहले शब्दों से कॉल करने वाले के साथ संपर्क स्थापित करने का प्रयास करती हैं।

फर्म ग्राहकों को आकर्षित करने के लिए विभिन्न तरीकों का उपयोग करके प्रतिस्पर्धा करती हैं। सेवाओं के प्रचार में एक महत्वपूर्ण चरण टेलीफोन बिक्री है, और इसलिए, प्रबंधकों को ग्राहकों के साथ सही ढंग से और चतुराई से संवाद करना चाहिए, अन्यथा लाभदायक अनुबंध प्रतिस्पर्धियों के पास जाएंगे।

निम्नलिखित युक्तियाँ आपको फ़ोन द्वारा व्यावसायिक संचार में सफलता प्राप्त करने में मदद करेंगी।

• यह अनुशंसा की जाती है कि आप किसी ऐसे व्यक्ति को कॉल करें जिसने आपको कुछ उपयोगी सेवा प्रदान की है। भविष्य के सहयोग के लिए कृतज्ञता के शब्द बहुत महत्वपूर्ण हैं।
• बातचीत करते समय हमेशा मुस्कुराएं। आपकी मुस्कान और आशावाद निश्चित रूप से ग्राहक द्वारा महसूस किया जाएगा।
• बातचीत के दौरान, वार्ताकार के विचार की ट्रेन का अनुमान लगाने का प्रयास करें।
• कभी भी अपशब्द या बोलचाल की भाषा का प्रयोग न करें। यह संचार की संस्कृति के खिलाफ है।
• उन भावों और शब्दों का प्रयोग करें जिन्हें कॉल करने वाला समझेगा।
• किसी के साथ समानांतर में बात करते समय हैंडसेट को अपने हाथ से न ढकें। इस प्रकार, वार्ताकार के प्रति अनादर दिखाया जाता है।
• अपनी स्थिति को आत्मविश्वास से और सटीक रूप से समझाएं, सटीकता के लिए राजाओं का शिष्टाचार है।

• बिना देर किए और भ्रमित करने वाले प्रस्तावों के बिना पूछे गए सवालों के जवाब देते हुए, जल्दी से बातचीत करना महत्वपूर्ण है। एक विराम को तभी उचित ठहराया जा सकता है जब विशेषज्ञ वार्ता के लिए आवश्यक दस्तावेज की तलाश में व्यस्त हो। यदि विराम लंबा हो जाता है, तो व्यक्ति को संचार बाधित करने का पूरा अधिकार है।
• टेलीफोन, वास्तविक या आभासी संचार के क्षणों में अत्यंत विनम्र होना आवश्यक है। ऊंचे स्वर में चिल्लाना और बात करना नैतिकता का उल्लंघन माना जाता है।
• वार्ताकार को सही ढंग से अलविदा कहें, क्योंकि बातचीत का कुशल समापन संवाद के मुख्य भाग से कम महत्वपूर्ण नहीं है। आप कॉल करने वाले को पहले हैंग होने दे सकते हैं। इस प्रकार, आप बातचीत को एक दोस्ताना लहर पर समाप्त करेंगे।

बेशक, फोन पर सफल संचार के लिए आपके पास अच्छा डिक्शन होना चाहिए। अपने भाषण को अभिव्यंजक और अपनी आवाज को सुखद बनाने के लिए, निम्न वीडियो के पाठों का उपयोग करें।