व्यापार संचार की संस्कृति

किसी भी क्षेत्र में सफल करियर के लिए व्यावसायिक संचार कौशल आवश्यक हैं: कॉर्पोरेट संचार में सफलता काफी हद तक रोजमर्रा के संचार कौशल पर निर्भर करेगी, लेकिन पेशेवर क्षेत्र की अपनी विशिष्टताएं हैं। व्यावसायिक संचार की संस्कृति सहकर्मियों, मालिकों, अधीनस्थों और भागीदारों के साथ-साथ कुछ नियमों के साथ बातचीत करने के तरीके हैं। स्थिति, लक्ष्यों और उद्देश्यों के आधार पर संचार का निर्माण करना बहुत महत्वपूर्ण है, साथ ही बदलती परिस्थितियों के लिए जल्दी से अनुकूल होने में सक्षम होना चाहिए।

भाषण कृत्यों के एक सेट की तुलना में संचारी संस्कृति एक व्यापक अवधारणा है। यह कई घटकों से बना है। व्यावसायिक संचार की संस्कृति में, उपस्थिति का बहुत महत्व है: यह आपकी गतिविधि के क्षेत्र और विशिष्ट स्थिति के अनुरूप होना चाहिए।

ग्राहकों के साथ काम करने के लिए आमतौर पर एक वर्दी होती है, कार्यालय में काम करने के लिए एक बिजनेस सूट, रचनात्मक व्यवसायों के लोग एक निश्चित तरीके से कपड़े पहनते हैं, और जो लोग नेतृत्व के पदों पर रहते हैं उन्हें कपड़े और सामान के साथ अपनी स्थिति पर जोर देने की आवश्यकता होती है। ऐसा लग सकता है कि उपस्थिति सीधे व्यावसायिक संचार से संबंधित नहीं है। हालाँकि, यह पहली छाप है जो आप बनाते हैं जो आपके प्रति वार्ताकार के रवैये को निर्धारित करता है। यदि यह धारणा नकारात्मक है, तो पुनर्वास के लिए संवाद की प्रक्रिया में बहुत प्रयास करना होगा।

संचार में अशाब्दिक भाषा भी उतनी ही महत्वपूर्ण है। मनोविज्ञान की दृष्टि से आपके आसन, हावभाव और व्यवहार बहुत महत्वपूर्ण हैं। अपने चेहरे के भावों को कम रखने की कोशिश करें। हावभाव बहुत महत्वपूर्ण है, लेकिन यह मध्यम होना चाहिए, बहुत तीव्र नहीं।

अगर आप पार्टनर डायलॉग के मूड में हैं तो ओपन पोज चुनना बेहतर है। आप विनीत रूप से वार्ताकार की मुद्रा के अनुकूल होने का प्रयास कर सकते हैं। आक्रामकता के साथ नहीं देखे जाने के लिए, आंखों के संपर्क में केवल कुछ सेकंड लगने चाहिए। वार्ता की मेज पर सीधे वार्ताकार के सामने नहीं बैठें, बल्कि थोड़ा सा बगल में बैठें।

आप जो कहते हैं वह उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि आप इसे कैसे कहते हैं। विश्वसनीय जानकारी होना, तथ्यों के साथ काम करने में सक्षम होना और चर्चा की सामग्री को सक्षम रूप से तैयार करना बहुत महत्वपूर्ण है।

एक विशिष्ट स्थिति के लिए शब्दों, स्वर, मुद्रा और इशारों को चुनना महत्वपूर्ण है, क्योंकि अलग-अलग मामलों में अलग-अलग व्यवहार उपयुक्त होंगे। व्यावसायिक संचार की संस्कृति, स्थिति और पीछा किए गए लक्ष्यों के आधार पर, कई प्रकारों में विभाजित की जा सकती है:

• मेंटर प्रकार का अर्थ है संपादन. यह विकल्प प्रशिक्षुओं के प्रशिक्षण की प्रक्रिया के लिए विशिष्ट है, एक शैक्षिक और वैज्ञानिक घटना के लिए, अधीनस्थों को व्यक्तिगत काम के क्षणों की व्याख्या करने के लिए, साथ ही सहकर्मियों के साथ टीम वर्क के लिए यदि आप उस क्षेत्र के विशेषज्ञ हैं जिसमें वे कम समझते हैं।बहुत बार, इस तरह के संचार को एक मोनोलॉग के रूप में बनाया जाता है, लेकिन आधुनिक व्यावसायिक संचार में, संवाद को अधिक बेहतर माना जाता है: सीखने की प्रक्रिया में भी, अपने वार्ताकारों को चर्चा में शामिल करने का प्रयास करें और उनके दृष्टिकोण को सुनें।
• प्रेरक प्रकार इसका उद्देश्य परियोजना में किसी व्यक्ति की दिलचस्पी लेना, उसे इस या उस काम की समीचीनता के बारे में समझाना, कर्मचारियों को खुद पर विश्वास करने में मदद करना और किसी नए या बस कठिन व्यवसाय में अधिक आत्मविश्वास महसूस करना है। सफलता के लिए, सामान्य वाक्यांशों और क्लिच से बचने का प्रयास करें। सबसे अच्छी बात यह है कि एक व्यक्तिगत उदाहरण स्थापित करें, अपनी खुद की कहानी बताएं और अपने शब्दों में समझाएं कि वास्तव में आपको किसी विशेष परियोजना के लिए क्या आकर्षित करता है।
• टकराव का प्रकार संचार संस्कृति वार्ताकार को आपकी बात से असहमत होने के लिए, आपकी बात से असहमत होने के लिए उकसाती है। इस प्रकार में हितों के टकराव की स्थिति में उपयोग की जाने वाली कई तकनीकें शामिल हैं। सबसे अधिक बार, टकराव की स्थिति बातचीत के साथ-साथ निष्क्रिय, निष्क्रिय दर्शकों के साथ काम करते समय ध्यान बढ़ाने के लिए विशिष्ट होती है।
• सूचना प्रकार सबसे तटस्थ - इसके ढांचे के भीतर, आप बस इस या उस जानकारी को श्रोता तक पहुंचा सकते हैं। जानकारी प्रकार को दूसरों के साथ मिलाने से बचने का प्रयास करें। यदि लक्ष्य वार्ताकार को सूचित करना है, तो आपको उसे सिखाने की कोशिश नहीं करनी चाहिए, उसे अपने उत्साह से संक्रमित करना या संघर्ष में प्रवेश करना चाहिए। साथ ही, यह आवश्यक है कि प्रस्तुति समझदार हो - इसके लिए, वार्ताकार को अनुकूलित करने का प्रयास करें और उसके लिए समझने योग्य उदाहरणों का उपयोग करके सबकुछ समझाएं।

व्यावसायिक गतिविधियों से संबंधित अधिकांश महत्वपूर्ण मुद्दों को आमतौर पर व्यक्तिगत संचार की प्रक्रिया में हल किया जाता है।मिलनसार और खुले लोगों के लिए जो किसी भी जानकारी (इशारों, चेहरे के भाव और स्वर के माध्यम से) को सही ढंग से प्रस्तुत करना जानते हैं, यह एक माइनस से अधिक प्लस है। व्यक्तिगत व्यावसायिक संचार में, चर्चा की सामग्री महत्वपूर्ण भूमिका नहीं निभाती है, मुख्य बात यह है कि संपर्क स्थापित करना और अपनी स्थिति को सही ढंग से बताना है।

व्यक्तिगत संचार में काफी लंबे मोनोलॉग या, इसके विपरीत, कम या ज्यादा छोटे वाक्यांश शामिल हो सकते हैं। दोनों ही मामलों में, न केवल जानकारी प्रस्तुत करना बहुत महत्वपूर्ण है जैसे कि आप एक सारांश लिख रहे थे, बल्कि इसे एक विशिष्ट वार्ताकार को बताने के लिए, उसे समायोजित करना। बातचीत करने से पहले, उन प्रमुख बिंदुओं को लिख लें जिन पर आप चर्चा करना चाहते हैं, लेकिन कभी भी भाषण याद न करें - कथा, अनुक्रम, उदाहरण (श्रोताओं की प्रतिक्रिया के आधार पर) की प्रकृति को बदलना आवश्यक है।

उसी तरह, आपको इंटोनेशन और इशारों के साथ काम करने की ज़रूरत है। यदि आप वार्ताकार का ध्यान खो रहे हैं, तो भाषण को और अधिक भावनात्मक बनाएं। यदि आप अपने साथी के साथ अवांछित टकराव महसूस करते हैं, तो उस व्यक्ति के हाव-भाव और हावभाव को कॉपी करने का प्रयास करें। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि बहुत अधिक आरक्षित कार्य न करें, अन्यथा जानकारी की प्रस्तुति उबाऊ होगी, और आप एक असुरक्षित व्यक्ति के रूप में सामने आएंगे।

एक व्यक्तिगत बातचीत के दौरान, अक्सर कठिन निर्णय लेने के लिए स्वचालित रूप से आवश्यक होता है। यदि बातचीत की प्रक्रिया आपके अपेक्षित विषयों को नहीं छूती है, तो शांत रहना बहुत महत्वपूर्ण है। कोशिश करें कि समस्याओं पर अत्यधिक उत्साह के साथ प्रतिक्रिया न करें, हमेशा शांति से उत्तर दें। यदि आप तुरंत निर्णय नहीं ले सकते कि क्या निर्णय लेना है, तो आप हमेशा सोचने के लिए कुछ समय ले सकते हैं और शांत वातावरण में सभी फायदे और नुकसान का वजन कर सकते हैं।

कई मुद्दों को अब फोन पर हल किया जाता है। आमतौर पर ये कुछ जानकारी या संगठनात्मक मुद्दों के मामूली स्पष्टीकरण होते हैं: उदाहरण के लिए, फोन कॉल करते समय, सहकर्मी अक्सर नाम और सटीक संख्या स्पष्ट करते हैं, अपॉइंटमेंट लेते हैं, कार्य देते हैं या प्राप्त करते हैं। लंबी टेलीफोन बातचीत आमतौर पर केवल उन मामलों में होती है जहां व्यक्तिगत रूप से मिलने का अवसर नहीं होता है. साथ ही, वीडियो कॉल, जिनकी अपनी विशिष्टताएं हैं, अधिक संपूर्ण संचार के लिए तेजी से उपयोग किए जा रहे हैं।

काम के क्षणों को शामिल करते हुए एक सफल टेलीफोन वार्तालाप के लिए, आपको निम्नलिखित बारीकियों पर विचार करना चाहिए:

• यदि आप किसी को कॉल कर रहे हैं, तो यह पूछना महत्वपूर्ण है कि क्या वह व्यक्ति अब बात करने में सहज है। अधिकांश निगमों में घंटों के बाद कॉल करना शिष्टाचार द्वारा स्वीकार नहीं किया जाता है (जब तक कि कोई अलग समझौता न हो)।
• ध्यान रखें कि संचार में व्यवधान हो सकता है - या बाहरी शोर बातचीत में हस्तक्षेप कर सकता है। फोन पर बात करते समय, जितना हो सके स्पष्ट रूप से बोलना महत्वपूर्ण है और बहुत जल्दी नहीं।
• अपने भाषण का निर्माण करें ताकि यह यथासंभव विशिष्ट हो और जैसा आप चाहते थे वैसा ही माना जाए। व्यक्तिगत संचार की प्रक्रिया में, चेहरे के भाव और हावभाव बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं - यह आपको वार्ताकार के संकेत, ख़ामोशी और छिपे हुए उद्देश्यों को बेहतर ढंग से समझने की अनुमति देता है। फोन पर बात करते समय आप इस अवसर से वंचित रह जाते हैं।
• आवश्यक समस्याओं पर यथासंभव संक्षिप्त चर्चा करने का प्रयास करें। जटिल बातचीत या विवादास्पद चर्चाओं के लिए, एक टेलीफोन वार्तालाप शायद ही कभी उपयुक्त होता है, इसलिए केवल सबसे महत्वपूर्ण बताना महत्वपूर्ण है। विवरण पर व्यक्तिगत रूप से या वीडियो के माध्यम से सबसे अच्छी चर्चा की जाती है।

आधुनिक कॉर्पोरेट संस्कृति में वीडियो कॉल अब अधिक से अधिक बार उपयोग किए जाने लगे हैं।सबसे पहले, वे विभिन्न देशों के भागीदारों के साथ संपर्क बनाए रखने और यथासंभव कुशलता से बातचीत करने में मदद करते हैं। दूसरे, बहुत से लोग अब घर से दूर से काम करते हैं, और वीडियो कॉल से किसी भी समस्या का समाधान करना आसान हो जाता है।

यदि आप ऐसी व्यावसायिक बातचीत करने जा रहे हैं, तो निम्नलिखित पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है:

• आपकी शक्ल से बहुत फर्क पड़ेगा। यहां तक ​​कि अगर आप घर पर हैं तो भी कोशिश करें कि आप बिजनेस की तरह कपड़े पहनें।
• अपने घर में एक ऐसा स्थान खोजें जहाँ पृष्ठभूमि कमोबेश तटस्थ हो। यदि पृष्ठभूमि में एक रसोई, एक काम करने वाला टीवी या खेल रहे बच्चे हैं, तो यह व्यावसायिक मुद्दों के समाधान में हस्तक्षेप कर सकता है।
• बहुत से लोग अब हेडफ़ोन का उपयोग करते हैं, लेकिन यह याद रखने योग्य है कि वे आपको दूसरे व्यक्ति को बेहतर तरीके से सुनने की अनुमति देते हैं, लेकिन वे इस बात की गारंटी नहीं देते हैं कि यदि आप शोर के माध्यम से बात कर रहे हैं तो दूसरा व्यक्ति आपको अच्छी तरह से सुन सकता है। यदि आप घर से कॉर्पोरेट मुद्दों को संभाल रहे हैं, तो अपने परिवार को चुप रहने के लिए कहें या बस एक निजी कमरे में बैठें।
• कैमरे के सामने, अपने खुद के हावभाव और चेहरे के भावों को नियंत्रित करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। संचार का गलत होना, छवि का धीरे-धीरे लोड होना, और चेहरे के किसी भी बुरे भाव को उजागर करना असामान्य नहीं है।
• यदि आप गंभीर मुद्दों पर चर्चा कर रहे हैं जिसके लिए आपको अपनी आंखों के सामने रिकॉर्ड या दस्तावेज रखने की आवश्यकता है, तो यह सब पहले से तैयार करें (कॉल से पहले) और आवश्यक सामग्री अपने वार्ताकार को भेजें।

संगठनों में कई मुद्दों को अब पत्राचार द्वारा हल किया जाता है। ऐसे व्यावसायिक संचार के लाभों में से एक सूचना की संरचना है। यदि लाइव संचार की प्रक्रिया में आप कुछ बिंदुओं पर ध्यान नहीं दे सकते हैं जो वार्ताकार के लिए महत्वपूर्ण हैं (या बस आवश्यक जानकारी को भूल जाते हैं), एक रिकॉर्ड किए गए रूप में सभी बारीकियों को ध्यान में रखना संभव होगा।

यदि आप सहकर्मियों और कलम के दोस्तों के साथ बहुत संवाद करते हैं, तो सही ढंग से लिखने में सक्षम होना बहुत महत्वपूर्ण है। पाठ संपादक हमेशा व्याकरण संबंधी त्रुटियों को सही ढंग से ठीक नहीं करते हैं, इसलिए आपको उन पर पूरी तरह से भरोसा नहीं करना चाहिए - यदि आप किसी शब्द की वर्तनी के बारे में सुनिश्चित नहीं हैं, तो अपने आप को एक शब्दकोश में जांचें। फ़ोन और टैबलेट से टेक्स्ट संदेश भेजते समय सावधान रहें - स्वचालित इनपुट फ़ंक्शन के साथ, आपके शब्दों को दूसरों द्वारा प्रतिस्थापित किया जा सकता है, और संदेश बस अर्थहीन हो जाएगा।

कई लोगों द्वारा व्यावसायिक पत्राचार को लाइव बातचीत की तुलना में एक आसान काम माना जाता है - वास्तव में, संदेश के बारे में सोचने का हमेशा समय होता है, और वास्तविक संवाद की प्रक्रिया में, आपको अनायास प्रतिक्रिया देनी होती है। हालांकि, नकारात्मक पक्ष यह है कि आपको वार्ताकार से सहज प्रतिक्रिया नहीं मिलती है, और यह एक महत्वपूर्ण मनोवैज्ञानिक पहलू है।

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