व्यापार पत्राचार के शिष्टाचार और नैतिकता

वर्तमान व्यावसायिक वास्तविकता यह है कि केवल 15% मध्यम आकार और बड़े पैमाने के उद्यमी जो बाजार में अपनी स्थिति मजबूत करना चाहते हैं, अपने लक्ष्य को प्राप्त करते हैं। यही कारण है कि व्यावसायिक शिष्टाचार की प्रासंगिकता कई गुना बढ़ जाती है, क्योंकि इसके मानदंडों का पालन न करने के कारण, कई अन्य कारणों से, अक्सर उपयोगी व्यावसायिक संबंधों का टूटना होता है।

व्यापक व्याख्या में, नैतिकता सामाजिक संबंधों को विनियमित करने के उद्देश्य से सामान्य दृष्टिकोणों का एक समूह है। तदनुसार, व्यावसायिक नैतिकता व्यवसाय के क्षेत्र में स्वीकृत आदेश और बातचीत की शैली से संबंधित मुद्दों से संबंधित है।

व्यापार संबंधों के नैतिक पहलुओं का विवरण व्यापार शिष्टाचार है, उदाहरण के लिए, बातचीत की प्रक्रिया, कॉर्पोरेट आचरण के नियम, व्यावसायिक परंपराएं और अनुष्ठान, अधीनता के तत्व, संचार और लेखन की शैली और शैली, साथ ही साथ शुद्धता के मुद्दे। भागीदारों और व्यावसायिक सहयोगियों के साथ व्यवहार करना।

नैतिकता और शिष्टाचार का महत्व, इसके अभिन्न अंग के रूप में, इस तथ्य में निहित है कि नियामक ढांचा जो दीर्घकालिक अभ्यास के परिणामस्वरूप उत्पन्न हुआ है, संचार को बहुत सरल करता है, व्यापार क्षेत्र में एक समझने योग्य और आम तौर पर सुलभ संदर्भ बनाता है जो आपको अनुमति देता है लक्ष्यों को सही ढंग से प्राप्त करें और महत्वपूर्ण रूप से समय बचाएं।

दूसरे शब्दों में, हम व्यावसायिक समस्याओं को हल करने के लिए एक विशेष एल्गोरिथ्म के बारे में बात कर रहे हैं जो आपको तर्कसंगत रूप से और संघर्ष-मुक्त तरीके से वांछित व्यावसायिक लक्ष्यों को निर्धारित करने और सफलतापूर्वक प्राप्त करने की अनुमति देता है। इस एल्गोरिथम की महारत का स्तर आपको व्यावसायिक विवाद में किसी व्यावसायिक भागीदार या प्रतिद्वंद्वी की व्यावसायिकता की डिग्री के बारे में सीधे निष्कर्ष निकालने की अनुमति देता है।

इस संदर्भ में, निम्नलिखित बुनियादी सामान्य सिद्धांतों का पालन करना महत्वपूर्ण है:

• हर जगह और हर चीज में समय की पाबंदी;
• सूचना सुरक्षा का अनुपालन;
• ध्वनि परोपकारिता;
• कारोबारी माहौल के अनुरूप अनुकूल छवि;
• सही मौखिक और लिखित भाषा;
• व्यावसायिक भाषण संस्कृति के नियमों का पालन करना।

व्यावसायिक पत्राचार के प्रकार विविध हैं और कुछ हद तक पारंपरिकता के साथ, उन्हें दो मुख्य किस्मों में विभाजित किया जा सकता है:

• अंतरराज्यीय - राज्य संगठनों, विदेशी प्रतिनिधित्व और अधिकारियों (विभिन्न नोट, ज्ञापन और अन्य रूपों) के बीच - राजनयिक संबंधों के तत्व;
• एक विज्ञापन - संस्थानों और संगठनों के बीच व्यावसायिक संबंधों के क्षेत्र में उपयोग किए जाने वाले अर्ध-आधिकारिक स्थिति के पत्र।

सेवा पत्र लिखने की शैली, भाषाई और कुछ पारंपरिक मतभेदों के बावजूद, एक निश्चित सामान्य आधार और स्थापित अभ्यास द्वारा विकसित दिशानिर्देशों का एक समूह है।उदाहरण के लिए, कई प्रोटोकॉल-उन्मुख आवश्यकताएं, जो प्रेषक और प्राप्तकर्ता के रैंक की स्थिति से निर्धारित होती हैं, आपसी सम्मान और शुद्धता के प्रारंभिक दृष्टिकोण पर आधारित होती हैं। इसलिए, दस्तावेज़ के प्रकार की परवाह किए बिना, संरचनात्मक रूप से इसमें निम्नलिखित तत्व होने चाहिए:

• अपील (पताकर्ता की आधिकारिक स्थिति);
• तारीफ (पत्र का विनम्र अंत);
• हस्ताक्षर;
• तिथि (दिन, महीना, वर्ष और संदेश लिखने का स्थान);
• प्रेषक का पता (उपनाम, आधिकारिक स्थिति, पता पत्र के पहले पृष्ठ के ऊपर या नीचे रखा गया है)।

इसके अलावा, पत्रों से सीधे संबंधित कई नियम हैं:

• व्यावसायिक पत्र केवल उनके सामने की तरफ फॉर्म या कागज की शीट पर लिखे जाते हैं;
• पृष्ठ क्रमांकन अरबी अंकों में है;
• संदेशों को मुद्रित पाठ में निष्पादित किया जाता है;
• दस्तावेज़ के मुख्य भाग में मिटाने और सुधार की अनुमति नहीं है;
• दस्तावेज़ अंदर पाठ मुड़ा हुआ है;
• किसी पत्र के उत्तर के लिए प्रतीक्षा समय दस दिनों से अधिक नहीं है।

एक व्यावसायिक संदेश में एक स्पष्ट लक्ष्य अभिविन्यास होना चाहिए और इसमें एक प्रश्न होना चाहिए, और पाठ का संपूर्ण अर्थ पूरी तरह से इसकी सामग्री के अधीन होना चाहिए, चाहे वह एक सौदा प्रस्ताव हो, एक व्यावसायिक अनुरोध हो, या सिर्फ अप-टू-डेट जानकारी हो।

व्यावसायिक संदेशों का वर्गीकरण विविध है और उनके कार्यात्मक लक्ष्य अभिविन्यास पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, पत्र हैं:

• सूचित करना;
• याद दिलाता है;
• निमंत्रण;
• सूचना समीक्षा;
• आदेश;
• साथ में;
• अन्य प्रकार।

वाणिज्यिक पत्राचार में, सबसे विशिष्ट हैं:

• अनुरोध;
• सुझाव;
• आदेश;
• दावे;
• गारंटी पत्र।

व्यावसायिक संचार के रूपों में से एक के रूप में, परिभाषा के सख्त अर्थों में, अक्षरों को 2 प्रकारों में विभाजित किया जाता है - व्यवसाय और निजी-आधिकारिक।

संगठनों और संस्थानों के बीच चलने वाले पत्राचार को व्यवसाय के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। एक निजी-आधिकारिक पत्र एक संदेश है जो किसी संस्था को एक निजी व्यक्ति द्वारा, या, इसके विपरीत, एक संस्था द्वारा एक निजी व्यक्ति को भेजा जाता है।

व्यावसायिक पत्राचार के संचालन के लिए कई नियम हैं।

• पत्र को प्राप्तकर्ता में एक व्यावसायिक हित के उद्भव को प्रोत्साहित करना चाहिए, स्पष्ट रूप से और ठोस सबूतों के आधार पर, साझेदारी के लाभ और साझेदारी को तोड़ने की अक्षमता को दिखाना चाहिए। पाठ प्रेरक, सहयोग के लिए प्रेरित करने वाला होना चाहिए।
• एक व्यावसायिक पत्र में अत्यधिक व्यक्तिगत भावनाओं की अभिव्यक्ति आपके मामले को साबित करने और समस्या को हल करने का सबसे अच्छा तरीका नहीं है।
• पत्र के पाठ को अतिभारित और बंद करने से बचने के लिए, किसी भी लाक्षणिक तुलना, रूपक, रूपक और अतिशयोक्ति से बचा जाना चाहिए।
• विषय की स्पष्ट और संक्षिप्त प्रस्तुति के लिए, सरल वाक्यों का उपयोग करना बेहतर है, विशेष और अत्यधिक विवरण से बचना। संदेश का मुख्य विचार विशेष रूप से प्रासंगिक तर्कों द्वारा समर्थित होना चाहिए, जो आमतौर पर पत्र (आरेख, रेखांकन, डिजिटल डेटा) के परिशिष्ट में रखे जाते हैं।
• पाठ को पैराग्राफ में विभाजित किया जाना चाहिए, जिनमें से प्रत्येक, एक स्वतंत्र विचार का प्रतिनिधित्व करते हुए, एक नई पंक्ति से शुरू होता है।

• व्यवसाय लिखित संदेश में वर्णनात्मक विशेषण, अनावश्यक स्पष्टीकरण और विवरण का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए।लेखन के अंत में, दस्तावेज़ की जांच करने और उन वाक्यांशों को समाप्त करने की सलाह दी जाती है जिनमें प्रासंगिक अर्थ सामग्री नहीं होती है।
• साक्षरता पाठ का मूल तत्व है। संदेश में वर्तनी और अन्य त्रुटियों की उपस्थिति अस्वीकार्य है।
• ईमेल की विषय पंक्ति आवश्यक है। दस्तावेज़ों में विषय को संक्षेप में और संक्षिप्त रूप से प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए, इससे समय की बचत होती है और प्रेषक को सकारात्मक रूप से चित्रित करता है। यदि पत्र ई-मेल द्वारा भेजा गया है और इसमें विशेष रूप से महत्वपूर्ण जानकारी है, तो इसे इलेक्ट्रॉनिक सेवा में उपलब्ध एक विशेष "ध्वज" प्रदान किया जाना चाहिए।
• पाठ की अच्छी पठनीयता एरियल या टाइम्स न्यू रोमन फोंट द्वारा एक मध्यम फ़ॉन्ट आकार के साथ प्रदान की जाती है। यदि आवश्यक हो, तो प्रमुख विचारों को इटैलिक या बोल्ड में हाइलाइट करने की अनुमति है।

• पाठ में, उपशीर्षक (3-4) का उपयोग करना उपयोगी होता है, जो प्रस्तुत किए जा रहे पाठ की आसान समझ प्रदान करता है।
• गणना, सूचियाँ और सूचियाँ विशेष मार्करों का उपयोग करके सर्वोत्तम रूप से डिज़ाइन की गई हैं।
• एक कॉर्पोरेट टेम्पलेट (योजना) व्यावसायिक संचार में दक्षता और निष्पक्षता का एक उत्कृष्ट संकेतक है। यह कॉर्पोरेट पहलू में विशेष रूप से उपयुक्त है, क्योंकि यह आपको अनुकूल प्रकाश में बाहर खड़े होने और आवश्यक आधिकारिकता बनाए रखने की अनुमति देता है।

एक व्यावसायिक संदेश की संरचना विशिष्ट है। परंपरागत रूप से इसमें शामिल हैं:

• परिचय;
• मुख्य हिस्सा;
• निष्कर्ष।

परिचय पत्र के उद्देश्य को सारांशित करता है। मुख्य भाग मुद्दे के सार का वर्णन करता है। निष्कर्ष में, मुख्य भाग की सामग्री को संक्षेप में प्रस्तुत करना वांछनीय है, उदाहरण के लिए, निष्कर्ष के रूप में। "पोस्टस्क्रिप्ट" और विभिन्न प्रकार के फुटनोट अवांछनीय हैं।

अंत में, रूप में जोड़तोड़ से मिलते-जुलते वाक्यांश अनुचित हैं, जैसे: "मैं एक पारस्परिक रूप से लाभकारी साझेदारी की आशा करता हूं" और इसी तरह। एक व्यावसायिक पत्र में सरल वाक्यांशों के साथ अलविदा कहना बेहतर है - "सम्मानपूर्वक", "शुभकामनाएं" और इसी तरह।

संदेश के नीचे इंगित किया गया है: पूरा नाम, आधिकारिक स्थिति, कंपनी का नाम, हस्ताक्षरित। संपर्क नंबर भी इंगित किए गए हैं।

पत्र के अंत में एक संकेत के साथ टेबल और ग्राफ़ एक अलग फ़ाइल (पैकेज) के रूप में संलग्न हैं। यदि अनुलग्नकों का समूह है, तो नाम सहित उनका विवरण दिया गया है।

एक संक्षिप्त और विशेष संक्षिप्ताक्षर का उपयोग केवल तभी किया जा सकता है जब आप सुनिश्चित हों कि प्राप्तकर्ता उन्हें निश्चित रूप से समझेगा।

पाठ को व्यावसायिक शब्दावली में अधिक तार्किक कठोरता और स्थिरता देने के लिए, निम्नलिखित भाषण मोड़ों को बाइंडर के रूप में उपयोग किया जाता है:

• इस कारण से;
• ऊपर के आधार पर;
• इसके कारण;
• आंकड़ों के अनुसार;
• इस पर आधारित;
• मानते हुए;
• और दूसरे।

वर्चुअल स्पेस में, लघु रूप में संचार का प्रतिनिधित्व करने वाला व्यावसायिक संपर्क विशिष्ट है, और शिष्टाचार के प्रासंगिक मानदंडों के अनुपालन की कम आवश्यकता नहीं है। एक पत्र के साथ सक्षम कार्य, अभ्यास के अनुसार, मात्रा, भाषा मानदंड, संरचना और प्रारूप के संबंध में निम्नलिखित टिप्पणियों का कार्यान्वयन शामिल है।

• विषय का सूत्र पाठ में वर्णित विषय के बिल्कुल अनुरूप होना चाहिए। यह आपको पाठक को सही व्यावसायिक तरीके से जल्दी से सेट करने की अनुमति देता है।
• ई-मेल द्वारा भेजे गए दस्तावेज़ का इष्टतम वॉल्यूम "एक स्क्रीन" में फिट बैठता है, अधिकतम मात्रा में टेक्स्ट - ए 4 प्रारूप में एक शीट।
• अनुलग्नकों का इष्टतम आकार 3 एमबी से अधिक नहीं है।
• फ़ाइलों को भेजने की अनुशंसा मानक ज़िप या रार एन्कोडिंग अभिलेखागार में "पैक" करने के लिए की जाती है। दूसरों को अक्सर स्थानांतरण के दौरान अवरुद्ध कर दिया जाता है।
• हाइपरलिंक मानक (नीला, नीचे रेखांकित) होना चाहिए।
• अभिभाषक का उत्तर पत्र की शुरुआत में सबसे ऊपर रखा जाना चाहिए, न कि नीचे। यह पेन दोस्त को पिछले पाठ की अनावश्यक और जबरन स्क्रॉलिंग से बचाता है।

• लेखन की भाषा का उपयोग करना आवश्यक है जो साथी के लिए सबसे अधिक समझ में आता है। संदेश में व्यावसायिकता, आंतरिक कॉर्पोरेट शब्दावली, कठबोली अभिव्यक्तियों और संक्षिप्ताक्षरों (विशेषकर बाहरी पत्राचार में) का उपयोग करने की सलाह का प्रश्न पत्राचार भागीदारों के संदर्भ और गुणों के आधार पर अलग से तय किया जाता है।
• अपने संदेश की प्राप्ति के बारे में साथी को सूचित करना महत्वपूर्ण है - यह अच्छे स्वाद का संकेत है और व्यापार शिष्टाचार का हिस्सा है, जो उसके लिए सम्मान प्रदर्शित करता है।
• आपको जल्द से जल्द जवाब देना चाहिए। यदि किसी कारण से शीघ्र उत्तर देना संभव न हो तो भागीदार को उसके पत्र की प्राप्ति की सूचना देनी चाहिए और प्रतिक्रिया समय बताना चाहिए। प्रतिक्रिया देने से पहले एक नैतिक और आरामदायक समय अंतराल संदेश प्राप्त करने के 48 घंटे बाद होता है। इस समय के बाद, व्यक्ति आमतौर पर यह मान लेता है कि संदेश खो गया है या अनदेखा कर दिया गया है। पत्राचार में अत्यधिक विराम अक्सर एक साथी को खोने के जोखिम से जुड़ा होता है और व्यापार में नैतिक मानकों के उल्लंघन के रूप में व्याख्या की जाती है।
• संदेश के अंत में, संपर्क विवरण रखा जाना चाहिए, जो बिना किसी अपवाद के सभी पत्रों में इंगित किया गया है, मेलिंग के आदेश की परवाह किए बिना।
• स्थानांतरण के दौरान गोपनीयता के मुद्दों पर विशेष ध्यान देना महत्वपूर्ण है।

व्यावसायिक पत्राचार की नैतिकता के बारे में अधिक जानकारी के लिए, निम्न वीडियो देखें।