व्यापार संचार के चरण

संचार कौशल लोगों के बीच सफल संचार, सूचनाओं के आदान-प्रदान और वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण शर्तों में से एक है। व्यापार शिष्टाचार बाजार संबंधों के आगमन के बाद से उपयोग में आया है। कई संस्कृतियों ने लोगों के बीच संबंधों में उनके लिए एक अलग जगह आवंटित की, उन्हें समारोहों के पद तक बढ़ाया। और यह फल दे रहा है, क्योंकि व्यापार शिष्टाचार एक साथी के साथ संपर्क स्थापित करने में मदद करता है, और एक उद्यम की सफलता काफी हद तक एक व्यावसायिक बैठक के दौरान लोगों के व्यवहार पर निर्भर करती है।

सामान्य रोज़मर्रा के संचार के विपरीत, व्यावसायिक संचार के अपने स्पष्ट सिद्धांत होते हैं और इसका उद्देश्य समझौते और दायित्वों की पूर्ति के माध्यम से एक विशिष्ट लक्ष्य प्राप्त करना होता है। कारोबारी माहौल आपको नए उपयोगी परिचित बनाने की अनुमति देता है, जिस पर उपक्रम की सफलता निर्भर करती है। लेकिन हमेशा भविष्य के साथी एक-दूसरे के प्रति सहानुभूति नहीं रख सकते हैं और सामान्य आधार ढूंढ सकते हैं।

व्यावसायिक संपर्क में लाभ प्राप्त करना शामिल है। अन्य बातों के समान होने पर, जिसके पास व्यावसायिक शिष्टाचार का ज्ञान और नियम होंगे, वही जीतेगा। इसे दो व्यवसायियों की बातचीत के उदाहरण में आसानी से देखा जा सकता है, जिनमें से एक आसानी से और स्वाभाविक रूप से वार्ताकार को उन निष्कर्षों की ओर ले जाता है जिनकी उसे आवश्यकता होती है, और दूसरे के पास न तो व्यावसायिक संचार कौशल है और न ही वक्तृत्व और लाभदायक व्यावसायिक अवसरों से चूकने के लिए मजबूर है बार बार।

इस प्रकार, व्यावसायिक संचार कौशल की एक प्रणाली है जिसमें संचार व्यवहार की एक पूरी श्रृंखला शामिल है:

• संचार की संस्कृति (किसी विशेष देश में अपनाई गई);
• वक्तृत्वपूर्ण;
• व्यावसायिक नैतिकता (नियम और मानदंड);
• रिश्तों का मनोविज्ञान;
• भाषण के निर्माण का तर्क (मौखिक और लिखित);
• छवि;
• आवाज का समय और स्वर।

आधुनिक दुनिया में, व्यावसायिक संचार एक साथ कई रूपों में प्रस्तुत किया जाता है:

• व्यापार बातचीत - यह सहकर्मियों या भागीदारों के बीच मौखिक या आभासी संचार है, जिसका उद्देश्य व्यावसायिक समस्याओं पर चर्चा करना है। सबसे अधिक बार, बातचीत उसी व्यावसायिक क्षेत्र के प्रतिभागियों के बीच होती है जो इस संवाद की बारीकियों को समझते हैं और एक संकीर्ण पेशेवर विषय पर बातचीत को बनाए रखने में सक्षम हैं।
• व्यापार बैठक - एक स्पष्ट रूप से निर्देशित चर्चा, जिसके कार्यों में वर्तमान संगठनात्मक समस्याओं को हल करना, प्रतिभागियों के लिए उपलब्ध जानकारी का विश्लेषण करना, आगे के व्यवहार की एक पंक्ति बनाना, निर्णय लेना और आवाज उठाना शामिल है।

• कारोबार पत्राचार - यह एक व्यावसायिक पत्र के माध्यम से आधिकारिक संचार है, जिसमें परिचित या कठबोली की कोई अभिव्यक्ति शामिल नहीं है। एक व्यावसायिक पत्र एक दस्तावेज है जिसमें एक व्यावसायिक संदेश होता है और व्यापार पत्राचार के सभी मानकों के अनुसार तैयार किया जाता है।एक नियम के रूप में, कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों रूप में, एक व्यावसायिक पत्र का रूप किसी कंपनी या संस्थान के लोगो, पते के डेटा से सुसज्जित होता है। साथ ही, व्यावसायिक पत्रों में, पृष्ठ पर एक निश्चित मार्कअप देखा जाता है।
• सार्वजनिक बोल - वक्ता और श्रोताओं के बीच संवाद। इस प्रकार का व्यावसायिक संचार जटिल है और इसके लिए वक्तृत्व कौशल की आवश्यकता होती है। वक्ता को जिस मुद्दे पर आवाज उठानी है, उसमें यथासंभव सक्षम होना चाहिए और श्रोताओं को दिलचस्पी लेने और समझाने के लिए वक्तृत्व का कौशल होना चाहिए। सामग्री की प्रस्तुति के प्रकार के अनुसार, एक सार्वजनिक भाषण सूचनात्मक (रिपोर्ट), उकसाने (आंदोलन), राजी करने (गंभीर भाषण) हो सकता है।

व्यावसायिक संचार की बारीकियों और महत्व को समझने से यह निष्कर्ष निकलता है कि इसे सीखा जा सकता है और इसे सीखना चाहिए।

विभिन्न देशों के व्यापारिक भागीदारों, सहकर्मियों, राजनयिकों के बीच व्यावसायिक संबंधों के सफल निर्माण के लिए व्यावसायिक शिष्टाचार के नियमों का अनुपालन आवश्यक है। व्यावसायिक मंडलियों में संस्कृति और व्यवहार एक दूसरे से बहुत भिन्न हो सकते हैं, लेकिन व्यवहार के आम तौर पर स्वीकृत मानदंड हैं जिनका किसी भी स्वाभिमानी व्यक्ति को पालन करना चाहिए, चाहे वह किसी विशेष समाज से संबंधित हो।

• समय की पाबंदी। एक कारोबारी माहौल में, "समय पैसा है" कहावत प्रासंगिक है, इसलिए बैठकों के लिए देर से आना और अपने वार्ताकार को प्रतीक्षा करना अनैतिकता की पराकाष्ठा है।
• अनिवार्य। किए गए दायित्वों की पूर्ति एक अच्छी प्रतिष्ठा का आधार है, जिसके बिना कारोबारी माहौल में सफल बातचीत असंभव है।
• गोपनीयता। विश्वसनीय डेटा को गुप्त रखने और कॉर्पोरेट रहस्य रखने की क्षमता आपसी विश्वास और पूर्ण सहयोग की शर्तों में से एक है।
• सम्मानजनक रवैया. वार्ताकार के लिए सम्मान, सुनने की क्षमता, जो कहा गया था उससे प्रभावित होने से खुद को निपटाया जाता है, संपर्क स्थापित करने के व्यापक अवसर खुलते हैं। कर्मचारियों और अधीनस्थों के साथ बातचीत करते समय भी यह कौशल उपयोगी होता है।

• आत्म सम्मान। जहां तक ​​संचार की प्रक्रिया में स्वयं की धारणा का संबंध है, व्यक्ति को "सुनहरा मतलब" खोजने में सक्षम होना चाहिए। आलोचना या सलाह का शांति से जवाब दें, लेकिन खुद को हेरफेर करने की अनुमति न दें, गरिमा के साथ दबाव के प्रयासों को रोकने में सक्षम हों, बातचीत को सही रास्ते पर लौटाएं।
• वक्तृत्वपूर्ण। किसी के विचारों को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने की क्षमता, वार्ताकार को भाषण के अर्थ को व्यक्त करने के लिए, अनुचित शब्दों के साथ वाक्यांशों को बंद किए बिना और बातचीत के विषय से विचार को विचलित किए बिना। यह क्षमता प्रकृति ने सभी को नहीं दी है, इसलिए वक्तृत्व को अपने प्रशिक्षण में समय देने की आवश्यकता है।
• साक्षरता। भाषण की शुद्धता काफी हद तक व्यक्ति की साक्षरता पर निर्भर करती है, और त्रुटियों के बिना लिखने की क्षमता एक व्यावसायिक वातावरण में एक अनिवार्य आवश्यकता है।
• दिखावट। आधुनिक दुनिया में, पहले से ही एक स्थापित ड्रेस कोड (कपड़ों का कोड) है, जिसका अर्थ है कार्यस्थल, घटनाओं, संगठनों या संस्थानों में जाने के लिए कपड़ों का एक निश्चित रूप। आमतौर पर ये पुरुषों और महिलाओं के लिए बिजनेस सूट होते हैं, जो गहनों और एक्सेसरीज का एक मानक सेट होता है।किसी विशेष अज्ञात संगठन या घटना की पहली यात्रा के मामले में, आपको अपनाए गए ड्रेस कोड के बारे में पहले से पता लगाना चाहिए।

व्यावसायिक संचार की संरचना में, चार चरणों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है, जिनमें से अनुक्रम बातचीत में अधिकतम प्रभाव प्राप्त करने की अनुमति देगा।

यह वह जगह है जहाँ पहली छाप महत्वपूर्ण है। वार्ताकार के साथ बैठक की तैयारी करते समय, अग्रिम में जानकारी के साथ काम करना उपयोगी होगा: वार्ताकार के हितों की सीमा, उसकी संस्कृति का वातावरण और विशेषताएं, नियम और परंपराएं जो वार्ताकार के लिए महत्वपूर्ण हैं। यह आपको अधिक आत्मविश्वास महसूस करने और अपने साथी की कुछ विशेषताओं के साथ उचित सम्मान के साथ व्यवहार करने की अनुमति देगा।

उचित रूप से निर्मित पहले वाक्यांश आगे के संचार में सफलता की कुंजी हैं। आपको प्रतिद्वंद्वी के ध्यान और स्थान को अपनी ओर आकर्षित करके शुरू करने की आवश्यकता है। यह सामान्य मानव मित्रता, शिष्टाचार, उसके नाम का उच्चारण करने वाले वार्ताकार के व्यक्तित्व में विनम्र रुचि की अभिव्यक्ति में मदद करेगा।

कार्यों पर चर्चा करने की प्रक्रिया में, वार्ताकार के साथ उसी "लहर" में ट्यून करना आवश्यक है। यह परिणाम तब प्राप्त किया जा सकता है जब आप दर्शकों के साथ बातचीत के दौरान साथी की भावनात्मक स्थिति या समूह के भीतर सामान्य भावनात्मक माहौल का ध्यानपूर्वक निरीक्षण करें।

धारणा के तीन मुख्य चैनलों का ज्ञान वार्ताकार के साथ तालमेल बिठाने में मदद करेगा: दृष्टि, श्रवण और गतिकी (इसमें स्पर्श, गंध, शरीर की स्थिति, हावभाव और चेहरे के भाव शामिल हैं)।

बैठक के विषय पर प्रत्यक्ष एकाग्रता, समस्याओं और कार्यों की चर्चा। इस चरण का उद्देश्य एक ऐसे समझौते पर पहुंचना है जो दोनों पक्षों के लिए यथासंभव संतोषजनक हो।

तीसरे चरण में, कई चरणों का उपयोग किया जाता है जो संपर्क का सार बनाते हैं:

• वार्ताकार के उद्देश्यों और लक्ष्यों की पहचान करना;
• ध्यान बनाए रखना: बातचीत के मुख्य सूत्र को देखना महत्वपूर्ण है, पक्ष की ओर नहीं जाना और विषय से विषय पर कूदना नहीं;
• तर्क और अनुनय: मतभेद के मामले में लागू;
• परिणाम तय करना बातचीत में एक महत्वपूर्ण क्षण है जब इस विषय पर संचार पूरा किया जाना चाहिए, परिणाम की परवाह किए बिना, यह आंतरिक भावना अनुभव के साथ आती है और अवलोकन पर निर्भर करती है, वार्ताकार की भावनात्मक पृष्ठभूमि में मामूली बदलाव को स्पष्ट रूप से पकड़ने की क्षमता .

बैठक का सामान्य प्रभाव व्यावसायिक संचार के अंतिम चरण में बनता है और इसे सबसे स्पष्ट रूप से स्मृति में दर्ज किया जाता है। इसलिए, बातचीत को सही ढंग से समाप्त करने की क्षमता आगे के सहयोग में एक निर्धारण कारक हो सकती है।

खूबसूरती से संवाद कैसे करें, यह जानने के लिए अगला वीडियो देखें।