कार्यालय प्रबंधक: वह कौन है और वह क्या करता है?

आधुनिक व्यवसाय में, कोई भी कंपनी जिसके पास कार्यालय नहीं है, वह कार्यालय प्रबंधक के काम के बिना नहीं कर सकती है। इस स्थिति में संगठन के कार्यालय के कार्यप्रवाह का प्रशासन और प्रबंधन शामिल है।

अनिवार्य रूप से, कार्यालय प्रबंधक है वह सूचनात्मक और मार्गदर्शक कड़ी जहां कंपनी के सभी कार्य क्षण एकत्रित होते हैं और तय किए जाते हैं। वह प्रमुख और अधीनस्थों के बीच बातचीत करता है, सामान्य कर्मचारियों को प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित दस्तावेजों के बारे में सूचित करता है, कंपनी के ग्राहकों के साथ बातचीत करता है, पत्राचार को नियंत्रित करता है, कंपनी के प्रदर्शन की निगरानी करता है और कार्यालय को एक कार्यालय प्रदान करता है, निदेशक से सीधे निर्देश देता है और उसके प्रतिनिधि।

एक कार्यालय प्रबंधक एक कर्मचारी है जो पूरे कार्यालय को एक पूर्ण कार्यप्रवाह प्रदान करता है। नौकरी का विवरण आपको नौकरी के सार को बेहतर ढंग से समझने में मदद करेगा।

कामकाजी व्यवसायों और कर्मचारियों के पदों के वर्गीकरण के अनुसार, एक कार्यालय प्रबंधक का पेशा और उसके कर्तव्य सचिव के पेशे से काफी भिन्न होते हैं। एक कार्यालय प्रबंधक, सबसे पहले, कंपनी के कार्यालय स्थान का एक आयोजक होता है, एक प्रबंधक और प्रशासक सभी एक में लुढ़क जाते हैं। एक सचिव का पेशा एक विशिष्ट व्यक्ति (निदेशक, उप निदेशकों, शीर्ष प्रबंधकों) के प्रति उसकी अधीनता और केवल उसके मामलों का संचालन करने का तात्पर्य है।

कार्यालय प्रबंधक कार्यालय के सभी वर्तमान कार्यों को नियंत्रित करता है, मुख्यतः कागजी कार्यप्रवाह। निर्बाध बनाए रखता है कार्यालय उपकरण का संचालन, कंपनी के कर्मचारियों को प्रदान करता है लेखन सामग्री, समय पर कर्मचारियों के ध्यान में लाता है, कार्यालय के लिए आदेश, आदेश और घोषणाएं, जो प्रमुख द्वारा जारी की जाती हैं, इनकमिंग फोन कॉल प्राप्त करता है, यदि आवश्यक हो, निदेशक की बैठकों और यात्राओं का एक कैलेंडर बनाए रखता है। इस मामले में, रिक्ति को "सचिवीय कार्यों के साथ कार्यालय प्रबंधक" कहा जाता है।

चूंकि एक कार्यालय प्रबंधक के कार्य में संगठनात्मक, सूचनात्मक और प्रशासनिक कार्य शामिल होते हैं, इसलिए उसकी नौकरी की जिम्मेदारियों में कुछ कार्यात्मक कार्य शामिल होते हैं। यह बिल्कुल कार्यालय प्रबंधक का रोजगार और सार है, जिसे यह करना चाहिए:

• नए कार्य दिवस के लिए कार्यालय का कार्य तैयार करें: टेलीफोन, कंप्यूटर और कार्यालय उपकरण, उपभोग्य सामग्रियों की उपलब्धता (कागज, रिफिल्ड प्रिंटर कारतूस) के संचालन की जाँच करें;
• कार्यालय परिसर की सफाई का पर्यवेक्षण, निगरानी करना, स्वच्छता मानकों (पूर्ण प्रकाश व्यवस्था, वेंटिलेशन, परिसर में तापमान की स्थिति) का अनुपालन, विभाजन प्रणालियों के संचालन की जांच करें;
• समय पर खरीद कार्यालय की आपूर्ति और उन्हें कार्यालय के कर्मचारियों को समय पर प्रदान करें;
• पीने के पानी का आदेश डिटर्जेंट, टॉयलेट पेपर, नैपकिन;
• वर्तमान वर्कफ़्लो को नियंत्रित करें: कार्यालय के पूर्ण कार्य के लिए आवश्यक आवश्यक दस्तावेज, रिपोर्ट, कार्य सामग्री तैयार करना, अन्य कार्य क्षणों और कार्यों को हल करना;
• दैनिक चालक और कूरियर के काम की निगरानी करें;
• नेता के निर्देशानुसार, कार्यालय प्रबंधक कर्मचारियों के बीच जिम्मेदारियों के वितरण के लिए जिम्मेदार है, उनके लिए कार्य निर्धारित करता है, उनके ध्यान में आवश्यक कार्य जानकारी लाता है, उनकी जिम्मेदारी का स्तर निर्धारित करता है, प्राप्त परिणाम की प्रभावशीलता का विश्लेषण करता है;
• मासिक वित्तीय खर्चों की गणना और अनुमान तैयार करें कार्यालय के रखरखाव के लिए, इसके निष्पादन को नियंत्रित करने के लिए;
• एक टाइमशीट रखें, एक कैलेंडर माह के भीतर प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए दिनों और घंटों की संख्या, समय पर पेरोल के लिए लेखा विभाग को समय पत्रक जमा करें;
• श्रम अनुशासन के अनुपालन को नियंत्रित करें: विलंबता के तथ्य पर, काम से जल्दी प्रस्थान, कर्मचारियों की अनुपस्थिति, कंपनी के प्रबंधन को सूचित करना, उल्लंघन का रिकॉर्ड रखना और ड्रेस कोड का पालन न करना;
• बैठकें आयोजित करना, पंजीकृत करें और आगंतुकों को उनके मुद्दों को हल करने में सहायता करें।

एक कार्यालय प्रबंधक की मुख्य दक्षताओं में वार्ता, बैठकों, बैठकों की तैयारी और संचालन शामिल है:

• उसे सभी आवश्यक सामग्री तैयार करनी चाहिए, आयोजनों में सभी इच्छुक व्यक्तियों की उपस्थिति सुनिश्चित करना, बैठक के कार्यवृत्त रखना;
• ग्राहकों और कंपनी के भागीदारों के साथ संवाद करने के लिए, सामग्री वितरित करें;
• इनकमिंग और आउटगोइंग कार्यालय पत्राचार से निपटना, इसे पंजीकृत करें, भेजें;
• कर्मचारियों की सहायता और समर्थन करना संघर्ष और विवादित स्थितियों के समाधान में;
• कार्यालय के काम का समन्वय करें कार्य दिवस के अंत में, बिजली आपूर्ति से डिस्कनेक्ट करने के लिए कार्यालय उपकरण, प्रकाश व्यवस्था, विभाजन प्रणाली, एयर कंडीशनर की जांच करें;
• कुछ मामलों में, कार्यालय प्रबंधक नए कर्मचारियों को खोजने और उन्हें काम पर रखने के लिए जिम्मेदार होता है (विशेष साइटों पर आवश्यक रिक्तियों के बारे में जानकारी पोस्ट करता है, रिज्यूमे की समीक्षा करता है, आवेदकों का चयन करता है, साक्षात्कार आयोजित करता है);
• संभावित ग्राहकों को लिखित रूप में या फोन द्वारा सूचित करता है मूल्य सूची के अनुसार वस्तुओं और सेवाओं की लागत पर;
• कंपनी विभागों के स्थान पर सलाह देता है, उनके कार्य;
• एक ग्राहक आधार बनाए रखता है उद्यम;
• साइट को बनाए रखने के कर्तव्यों का पालन करता है, वस्तुओं और सेवाओं के बारे में विज्ञापन देना, स्मृति चिन्ह का आदेश देना, छपाई करना, सूचना सामग्री का वितरण करना।

एक कार्यालय प्रबंधक की स्थिति लेने के लिए, एक उम्मीदवार के पास इस कार्य को करने के लिए आवश्यक महत्वपूर्ण कौशल होना चाहिए, साथ ही साथ कुछ व्यक्तिगत और व्यावसायिक गुण भी होने चाहिए।

किसी व्यक्ति के व्यक्तिगत गुण जैविक और सामाजिक घटक होते हैं जो उसके व्यक्तित्व का निर्माण करते हैं। जैविक घटक एक व्यक्ति प्रकृति, उसके माता-पिता और पूर्वजों से जीन के एक निश्चित समूह के रूप में प्राप्त करता है। सामाजिक घटक - यह वह सामाजिक वातावरण है जिसमें एक व्यक्ति बड़ा हुआ और उसका पालन-पोषण हुआ।

ये दोनों घटक चरित्र और व्यक्तित्व का निर्माण करते हैं, जो व्यक्ति को अच्छे और नकारात्मक दोनों तरह के कुछ गुणों से संपन्न करते हैं। किसी व्यक्ति के सभी व्यक्तित्व लक्षणों को एक साथ लाकर, आप एक वस्तुनिष्ठ विश्वसनीय मनोवैज्ञानिक चित्र प्राप्त कर सकते हैं।

सकारात्मक व्यक्तित्व लक्षणों में इस तरह के लक्षण शामिल हैं:

• ईमानदारी;
• लक्ष्य प्राप्त करने में दृढ़ता;
• सावधानी;
• आत्म-अनुशासन;
• जिम्मेदारी और संगठन;
• परिश्रम, दृढ़ता;
• आंतरिक बड़प्पन;
• वस्तुपरकता;
• सामाजिकता, राजनीति, लोगों के प्रति मैत्रीपूर्ण रवैया;
• संयम, उद्देश्यपूर्णता, सावधानी, समय की पाबंदी;
• संघर्ष की कमी, कर्मचारियों के बीच विवादों को सुलझाने की क्षमता, आशावाद और हर चीज में सकारात्मकता;
• शीघ्रता, बुद्धि, सहायकता;
• गतिविधि, महत्वाकांक्षा।

इन व्यक्तित्व लक्षणों में से प्रत्येक के पीछे एक व्यक्ति की मनोवैज्ञानिक और भावनात्मक परवरिश, उसकी आनुवंशिकता, वह सामाजिक वातावरण है जिसमें वह बड़ा हुआ है।

नकारात्मक व्यक्तित्व लक्षणों में शामिल हैं:

• असावधानी, असावधानी;
• जीवन पर अवसादग्रस्तता दृष्टिकोण, आशावाद की कमी;
• समय पर विचार एकत्र करने और कार्यों को लगातार हल करने में असमर्थता;
• आक्रामक चरित्र;
• गपशप और साज़िश की प्रवृत्ति।

किसी व्यक्ति के व्यावसायिक गुण कुछ श्रम कार्यों और कार्यों को करने की उसकी क्षमता है।

व्यावसायिक गुणों से, कोई यह आंक सकता है कि आवेदक अपनी कार्य प्रक्रिया को कितनी प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करने में सक्षम होगा, वह उसे सौंपे गए श्रम कर्तव्यों को कितनी अच्छी तरह से निभाएगा। किसी कार्यालय का सफलतापूर्वक प्रबंधन करने के लिए, आवेदक के पास ज्ञान और कौशल के अलावा, कुछ व्यावसायिक गुण होने चाहिए, जिनमें शामिल हैं:

• शिक्षा, कौशल स्तर;
• कार्य अनुभव;
• तेजी से सीखना, नई परिस्थितियों के अनुकूल होना;
• खुद की और दूसरों की मांग;
• बहु-कार्य करने और एक ही समय में कई मुद्दों से निपटने की क्षमता;
• विश्लेषणात्मक सोच, लचीले ढंग से और बॉक्स के बाहर सोचने की क्षमता, सही निष्कर्ष निकालना, सामान्यीकरण करना;
• व्यावसायिक कौशल;
• नेतृत्व कौशल;
• ओवरटाइम काम करने की इच्छा;
• वक्तृत्व कौशल, कूटनीति और समझाने की क्षमता;
• व्यापार संचार कौशल।

एक व्यक्ति के पेशेवर गुण व्यक्तिगत और व्यावसायिक गुणों का एक संयोजन है, साथ ही वे सभी कौशल जो उसने अपने पूरे करियर में हासिल किए हैं। अपनी पेशेवर गतिविधि में, कार्यालय प्रबंधक को चाहिए:

• निश्चित ज्ञान है क्षेत्र में कौशल और क्षमता कार्यालय प्रबंधन;
• पेशेवर व्यवहार में अपने ज्ञान और कौशल को लागू करें;
• दस्तावेजों के साथ काम करने में सक्षम हो वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करने के सिद्धांतों, संग्रह के गठन के नियमों को जान सकेंगे;
• एक आश्वस्त कंप्यूटर उपयोगकर्ता बनें और अन्य कार्यालय उपकरण;
• कागजी कार्रवाई प्रक्रिया का गहन ज्ञान है, इनकमिंग और आउटगोइंग मेल के साथ काम करें, इसके पंजीकरण के नियमों को जानें, प्रबंधक के प्रस्तावों को समय पर संरचनात्मक डिवीजनों में लाएं, कंपनी के कर्मचारियों द्वारा लिखे गए दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा की निगरानी करें, मेल या कूरियर द्वारा आउटगोइंग पत्राचार भेजें;
• प्रशासनिक कौशल है;
• जल्दी टाइप करने में सक्षम हो कुछ दस्तावेजों (आदेश, निर्देश, निर्देश, फरमान) की तैयारी के लिए सिद्धांतों और नियमों को जानें;
• उपयोगी ज्ञान को जल्दी से प्रबंधित करें (आपातकालीन सेवाओं, इलेक्ट्रीशियन, प्लंबर, लंच डिलीवरी सेवाओं के लिए संपर्क);
• विदेशी भाषाएं जानते हैं (हमेशा नहीं), हालांकि कुछ कंपनियों में एक निश्चित विदेशी भाषा का ज्ञान उम्मीदवार के लिए मुख्य शर्त है, और इस मामले में कार्यालय प्रबंधक को विदेशी भाषा में बोलने, पढ़ने और लिखने में पारंगत होना चाहिए;
• सही ढंग से बोलने और लिखने में सक्षम हो, अपने विचारों को अच्छी साहित्यिक भाषा में व्यक्त करें;
• अपना व्यापार शिष्टाचार कौशल।

कोई भी उच्च शिक्षण संस्थान कार्यालय प्रबंधक का पेशा नहीं सिखाता है। आप प्रशिक्षण प्राप्त कर सकते हैं और बजट या निजी प्रशिक्षण केंद्रों, कॉलेजों में डिप्लोमा या व्यावसायिक प्रशिक्षण का प्रमाण पत्र प्राप्त कर सकते हैं।

बड़ी कंपनियों में, एक नियम के रूप में, वे केवल उच्च शिक्षा वाले विशेषज्ञ को इस पद पर देखना चाहते हैं, छोटे उद्यम इस पद के लिए एक माध्यमिक या माध्यमिक विशेष शिक्षा वाले कर्मचारी को रख सकते हैं।

मुख्य बात जिस पर कोई भी नियोक्ता ध्यान देता है वह है इस पद पर अनुभव, कंप्यूटर दक्षता का स्तर, कार्यालय उपकरण का ज्ञान और उस पर काम करने की क्षमता, कार्यालय के काम और संग्रह की मूल बातें का ज्ञान, विदेशी भाषा कौशल।

रिज्यूमे को ठीक से लिखने और प्रतिष्ठित पद पाने के लिए, आपको चाहिए विवरण, लेकिन ईमानदारी से अपने बारे में सारी जानकारी बताएं: व्यक्तिगत, पेशेवर, व्यावसायिक गुण, समान स्थिति में कार्य अनुभव, शिक्षा का स्तर।

अपेक्षित वेतन का स्तर नियोक्ता को बताएगा कि वह क्या पेशकश कर सकता है और उम्मीदवार किसके लिए आवेदन कर रहा है।

कार्य अनुभव, शिक्षा की गलत जानकारी न दें - यह सब आसानी से चेक किया जा सकता है, जिस स्थिति में आवेदक के लिए रिक्ति अनुपलब्ध हो जाएगी, उसे बस मना कर दिया जाएगा।

एक तस्वीर की उपस्थिति उम्मीदवार के लिए एक सकारात्मक क्षण है, नियोक्ता को पता होना चाहिए कि किसके रिज्यूमे पर विचार किया जा रहा है। कार्यालय प्रबंधक कंपनी का चेहरा है, और नियोक्ता इस बात के प्रति उदासीन नहीं है कि इसका प्रतिनिधित्व कौन करेगा।

अपनी शिक्षा के स्तर को इंगित करना सुनिश्चित करें, अक्सर इस पद के लिए नियोक्ता स्वीकार उच्च आर्थिक, कानूनी, मनोवैज्ञानिक या भाषाशास्त्रीय शिक्षा वाला विशेषज्ञ।

ऐसी जानकारी नियोक्ता के लिए उपयोगी होगी।

रिज्यूमे संकलित करते समय, इसकी संरचना का पालन करें:

• व्यक्तिगत जानकारी - नाम, उम्र, संपर्क;
• व्यक्तिगत - अनुभाग को वैकल्पिक माना जाता है, लेकिन इसे भरना बेहतर है;
• बुनियादी कौशल और क्षमताएं - इंगित करें कि आपके पास कौन से कार्यालय कार्यक्रम हैं, सभी उन्नत प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों, सेमिनारों, प्रशिक्षणों, अन्य अतिरिक्त प्रशिक्षणों को सूचीबद्ध करें जिन्हें आपने पूरा किया है;
• कार्य अनुभव - अपनी सभी प्रथाओं, इंटर्नशिप, पूर्ण परियोजनाओं, स्वयंसेवी कार्यक्रमों को कालानुक्रमिक क्रम में सूचीबद्ध करें, उन उद्यमों को इंगित करें जहां आपने पहले काम किया था, शिक्षा और प्रशिक्षण (आपके द्वारा पूर्ण किए गए सभी शैक्षिक कार्यक्रमों और निर्देशों को प्रतिबिंबित करें);
• सिफारिशों - इस खंड में, उन लोगों के नाम और संपर्कों को इंगित करें जो आपको एक नए नियोक्ता की सिफारिश कर सकते हैं, आपके बारे में सकारात्मक बात कर सकते हैं।

यदि बिना कार्य अनुभव वाला आवेदक कार्यालय प्रबंधक के पद के लिए आवेदन कर रहा है, तो बेहतर होगा कि इस खंड को फिर से शुरू में बिल्कुल भी न दर्शाएं। नियोक्ता को ज्ञान और कौशल की कमी दिखाने की आवश्यकता नहीं है। इस मामले में, आपके व्यक्तिगत और व्यावसायिक गुणों का वर्णन करना बेहतर है कि आपके पास कौन सी बुनियादी और अतिरिक्त शिक्षा है (सेमिनार, प्रशिक्षण)।

कार्य अनुभव के रूप में, आप औद्योगिक अभ्यास, स्नातक इंटर्नशिप, विशिष्ट कार्यक्रमों के आयोजन में कौशल, ओलंपियाड, सम्मेलनों, प्रतियोगिताओं और विभिन्न परीक्षणों में भागीदारी का संकेत दे सकते हैं। यदि आपके पास कोई उपलब्धियां और सफलताएं हैं जो सीधे आपके भविष्य के काम से संबंधित हैं, तो इस जानकारी को अपने रेज़्यूमे में शामिल करना सुनिश्चित करें।